石丽

摘要：目前部分新建本科院校二级学院教学秘书队伍建设不够完善，针对教学秘书职业发展过程中存在业务水平不高、创新能力不强、职业倦怠且队伍不稳定等问题，提出了进一步明确岗位职责、强化敬业精神，进一步完善信息平台、提高工作效率，进一步加强进修学习、提升业务水平，进一步完善评价体系、打造专业化队伍等相应对策。通过这些措施的实施，有利于逐步提升教学秘书的职业素养和业务能力，充分调动教学秘书的工作积极性，消除职业倦怠，实现教学秘书队伍专业化，从而促进各二级学院本科教学管理水平和人才培养质量的提升。

关键词：本科；二级学院；教学秘书；职业发展

中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）12-0028-02

目前新建地方本科院校增加迅速，但存在建校或升级时间不长、学校知名度不高、教学资源紧张、本科教学管理经验不足等问题。为了解决这些问题，学校往往把主要精力放在专任教师队伍建设、教学基础资源建设、学校知名度提升等方面，对教学管理队伍建设不够重视。二级学院教学秘书是高校教学管理队伍中至关重要的一个岗位，主要起到日常教学事务管理、教学秩序监控和师生关系协调等作用。但是，在目前新建本科院校二级学院中，教学秘书日常事务工作繁重、学历职称较低、缺乏一定的上升空间，在职业发展上受限，往往容易引起职业倦怠，进而对教学秘书本人和学院教学管理带来一定消极影响[1，2]。因此，梳理出二级学院教学秘书职业发展过程中存在的问题和困惑，提出针对性的解决方法和措施，提高教学秘书的敬业精神和业务水平，进一步提升学院的教学管理水平是非常必要的。

一、职业发展过程中存在的问题

1.工作任务繁杂，容易产生职业倦怠。二级学院教学秘书主要从事学院的教学管理工作，具体负责理论和实践教学计划运行管理、教学质量监控和教学资源管理等。由于各学院一般根据学生数量配置教学秘书，每个学院1～3人不等，其中专职一般只有1人，其他为教师或辅导员兼职，总体处于缺编状态[3]。并且由于涉及事务繁杂，教学秘书大部分时间都要在办公室直接处理来自学校教务处、学院各系和实验中心、学生办公室、教师和学生本人的具体事务，工作任务非常繁重。但是，如果学院教学秘书在一些管理环节出现小的失误，如考试安排、课程调整等方面，就将引起教学秩序混乱，从而造成教学事故。因此，教学秘书心理压力很大，工作时处处、时时小心，唯恐出现工作失误。在这种巨大的工作量和心理压力下，又经常处于和教师学生面对面打交道的情况，教学秘书一般都会产生诸如焦虑、强迫、倦怠等心理隐患，引起职业倦怠问题。

2.学历职称层次低，业务水平不高。二级学院教学秘书岗位一般由学历、职称比较低的人员担任，有的学校专职教学秘书几乎全部为初级职称，而且承担教学秘书工作超过3年的非常少[3]。有的学院教学秘书很多还是专科学历，只有少部分年轻秘书是本科学历[4]。实际上，大部分新建本科院校由于从原来的专科教育过渡过来，师资队伍建设跟不上，学校专兼职教学秘书一般都是初级职称，中高级职称的很少，而且中高级职称教师也很少有人愿意担任该项工作。而且有些新进人员马上就被安排到教学秘书工作岗位，没有任何工作经验尤其是本科教学管理经验。这就造成大部分教学秘书整体素质不高、解决问题能力不强，整体制约本科教学管理水平的提高。同时，由于基层教学管理人员的地位较低，且不被重视，所以针对教学秘书层面的培训、进修机会就比较少。而且，由于教学秘书事务性工作多，即使有一些培训、进修机会也往往不能抽出时间去学习，这就导致教学秘书的业务能力提升很慢、适应本科教学管理的能力偏弱。

3.缺乏上升空间，队伍不够稳定。虽然教学秘书的工作比较繁杂，但是工作成绩大多都是隐形的，难以量化。由于教学秘书学历、职称较低，难以主持或参与重要的教学改革或科研项目，难以形成成果，直接造成教学秘书在职称评审、职务晋升等方面存在困难，进而影响到工资待遇。这些都将造成教学秘书看不到以后的上升空间和发展方向，工作积极性和主动性不高。在这种情况下，教学秘书尤其是兼职秘书更换频繁。有的学校大部分学院都有两年或三年更换一次教学秘书的情况，有的学院两年内更换了5名教学秘书[4]。加上部分领导和教师对教学秘书岗位重要性认识不够，所以引进人才家属、新进硕士教师、实验员、辅导员等低学历低职称新进人员成了教学秘书队伍的补充。但是这些人员大多都干不多久就想办法调动到其他部门，或者不在教务本职工作上下功夫，而一天到晚忙于上课、代课，努力想转为专职教师或辅导员，尽早脱离教务秘书岗位。这些因素都使教学秘书队伍不稳定，带来很大负面影响。

二、相应对策分析

1.进一步明确岗位职责，强化敬业精神。教学秘书工作任务繁杂，细致明确的岗位职责是解决问题的主要途径。目前二级学院教学秘书向上对接学校教务处的职能科室，向下对接系中心教师和学生，工作涉及到教学管理的多个方面。如果岗位职责不够明确，教学秘书所做的工作必然和教务办主任、系主任乃至专任教师之间有交叉。因此，需要进一步明确学院教学秘书的岗位职责，在协作中划分工作界限，则有利于教学秘书工作的开展，同时可以提升他们的责任感。另一方面，学校和学院各级领导应更加重视教学秘书的管理工作，加强二级学院教学秘书的职业道德、责任心和敬业精神培养。完善教学秘书管理制度、加强教学秘书思想教育、进行工作汇报和交流等多种措施，使他们不断调整积极的心态、改进工作方法，提升自我服务意识和敬业精神，从而有效避免职业倦怠。

2.进一步完善信息平台，提高工作效率。为了把教学秘书从繁杂的日常事务管理中解脱出来，学校有必要更加充分地利用互联网技术和移动信息平台，使管理者、教师和学生都能从目前的信息化发展中受益。随着智能手机的普及，急需在目前的网络教学管理系统基础上，进一步开发出稳定、科学和好用的APP软件，使管理者、教师和学生不但能够在计算机上自主完成而且能够在手机终端上完成常规教学事务。同时进一步完善并利用信息化教学平台，如推行全部课程网络辅助教学平台、推行校园教务信息查询打印机等。当教师和学生能够多渠道获得教学信息并能方便快捷地完成相关任务，比如学生能在计算机、手机或校园查询机上快速查询教学基本信息，完成选课、交作业和打印成绩单等任务时，他们到各二级学院直接找教学秘书的可能性就小了，对于教师同样如此。通过进一步完善教学信息化管理平台，可以大大减轻二级学院教学秘书的负担，提高教学秘书的工作效率，使之能够把更多的精力投入到教学建设和工作改进中。

3.进一步加强进修学习，提升业务水平。一旦教学秘书从繁杂的日常事务中解脱出来，就可以进一步加强他们的进修学习。一是完善并固化二级学院教学秘书培训制度。学校和学院层面每学期为教学秘书提供1～2次外出培训或校际交流的机会，2～3次校内培训或院级交流的机会，鼓励他们参加专题培训，通过业务培训或者业务交流，可以开拓视野和工作思路，缓解心理压力，从而进一步提升教学秘书的教学管理能力。二是完善二级学院教学秘书学历提升制度。学校和学院层面均要鼓励并支持工作优秀的教学秘书在职攻读与其职业发展相关的教育学、心理学和管理学等相关专业的高一级学位，在他们在职攻读学位期间给予适当照顾，使他们在攻读学位的过程中不断提升自己的职业技能和业务水平，从而为各二级学院的教学管理工作贡献力量。三是加强二级学院教学秘书教学研究工作支持力度。可以结合各二级学院工作实际，适当为教学秘书提供一定的专项课题，使他们在学院教学管理和教学改革方面开展研究，或者有意让他们在学院质量工程项目或教研教改课题中参与适当工作，通过参与这些课题促进教学自身教学研究和管理水平的提升。在项目研究过程中，鼓励教学秘书结合自身工作实践总结成果，使他们在提升业务能力的同时树立荣誉感和自信心，促使他们把教学管理工作提高到新的水平。

4.进一步完善评价体系，打造专业化队伍。为了进一步提升二级学院教学秘书的业务能力和工作主动性，需要多措并举打造一支专业化的教学秘书队伍，并保持队伍的可持续发展和稳定性。一方面要完善科学的教学秘书综合评价体系，建立系统的评价指标对其进行定量和定性相结合的方式进行考核，同时配套相应奖惩制度，促进工作顺利开展。另一方面要尽可能地提高二级学院教学秘书的相关待遇，在学院绩效工资分配方面向教学秘书岗位倾斜，同时实行岗位津补贴、专项奖励等措施，充分调动工作积极性。同时要将教学秘书的考评结果和职务职称晋升直接挂钩。对连续2～3年考评优秀的教学秘书，即使他们处于较低的职务或职称，也应结合其工作年限兑现相应职务或职称的待遇，实现低职高聘。当然，对于考评结果差的人员，要对应降低其待遇并针对性培训，努力提升其业务能力。只有这样，才能真正建设好一支高水平的、愿意干、能干好的教学秘书队伍。

通过梳理二级学院教学秘书职业发展中存在一定问题并实施相关针对性措施，可以逐步提升二级学院教学秘书的职业素养、业务能力和工作效率，进一步促进教学秘书从“身份管理”到“岗位管理”的转变，真正调动教学秘书的工作积极性，消除职业倦怠，实现教学秘书队伍专业化，从而保障各二级学院教学管理工作的顺利进行，进一步促进学院本科教学管理水平和人才培养质量的提升。

参考文献：

[1]王晓艳.高校教学秘书职业倦怠的成因及干预对策[J].才智，2015，（16）：132.

[2]赵蓉蓉.教学秘书职业倦怠感问题的思考[J].吉林省教育学院学报，2015，31（3）：30-32.

[3]王娟.新建本科高校教学秘书队伍建设现状的调查研究——以陕西学前师范学院为例[J].价值工程，2015，（6）：326-327.

[4]孙晶言.对地方高校教学秘书队伍现状的调查与分析——以某大学二级学院教学秘书为例[J].人力资源管理，2015，（6）：355-356.