秦 红（广西财经学院，广西 南宁 530003）

浅谈高校新校区基建档案收集的难点和对策

秦 红
（广西财经学院，广西 南宁 530003）

高校新校区建设规模大，投资金额大，建设项目多，产生的基建档案多而复杂，基建档案收集的难度相当大。文章主要通过分析高校新校区基建档案收集的难点问题，提出了做好高校新校区基建档案收集的科学管理对策。

高校；新校区；基建档案；收集

进入21世纪以来，我国高等教育事业迅速发展，国家对教育的投入逐年递增，办学规模不断扩大，为了改善办学条件，我国许多高校纷纷征地开始建设新校区。高校新校区建设规模大，投资金额大，建设项目多，建设周期长。据统计，一所新校区建设投资金额一般是几亿或几十亿，占地面积几百亩至上千亩，单体建设项目多达几十个以上，建设持续10年或更长时间。新校区建设会产生大量的基建档案，这些基建档案是新校区建设的原始资料，承载着新校区大量的信息，是新校区日后管理、维护的重要凭证，因此，一定要按国家相关规定认真完成新校区基建档案的收集。

1 高校新校区基建档案收集的特点

高校新校区基建档案收集就是把在新校区建设过程中产生的，分散在学校各机构以及各项目负责人手中的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等集中起来。它具有如下特点：

1.1 高校新校区基建档案收集的数量大

大规模的新校区建设必将产生大量的基建档案，基建档案收集的数量大。首先是大量的以整个新校区为整体项目的前期工作材料，包括：上级有关文件、项目建议书、项目选址意见书、可行性研究报告、项目评估、环境测评报告、勘察、总体规划设计、初步设计、征地、红线图、拆迁补偿协议、原地形地貌的状况和照片等。其次是大量的新校区每一个单体项目每一个建设环节产生的文件材料，包括设计、报建、招投标、施工、监理、竣工验收、结算等文件材料。

1.2 高校新校区基建档案收集的项目多

新校区建设相当于建设一所新学校，一般学校里有的项目它都有，如：学生宿舍、教学楼、实验楼、办公楼、图书馆、活动中心、食堂、卫生所、档案楼以及各类运动场馆、景观工程等。在新校区建设中，通常是许多项目同时开工建设又同时竣工，建设工程项目一批紧接着一批，一批尚未完工另一批又开工建设了，同一时间里基建档案收集的项目非常多。

1.3 高校新校区基建档案收集持续时间长

高校新校区基建档案收集随着新校区建设的开始而开始，直到收集完新校区建设最后一个项目最后一份材料才算结束，这是一个漫长的过程。虽然许多高校新校区建设抓时间赶进度，建设不到五年就投入使用，但是后续仍有许多工程需要建设，边使用边建设是现在新校区的现状，许多新校区开工建设至今已经十多年了都还没有全部完工，基建档案收集持续时间长。

2 高校新校区建设基建档案收集的难点问题

2.1 高校新校区基建档案收集管理不够规范

高校新校区建设中，为了更快的将工程投入使用，学校组建成新校区建设指挥部，指挥部人员主要由基建、后勤、采购、财务、审计等部门的同志组成，由指挥部统一指挥协调新校区建设工作。在新校区建设中，领导往往只注重抓进度，忽视对新校区建设中所产生文件资料的收集管理，没有及时落实基建档案收集的人员及其责任，没有具体的工作要求、规章制度等，形成的基建文件材料乱堆乱放，一旦新校区建设指挥部的使命完成后，随即解散，那么就会有相当一部分基建档案资料会随工作人员分散到多个部门中，不及时收集会出现资料丢失、无法补救的严重后果。

2.2 高校新校区基建档案收集的涉及面广

高校新校区建设是一个庞大的系统工程，高校新校区以整个校区的总体建设为主线，多个建筑同时开工，并在一个连续的施工期后同时竣工。新校区基建档案收集的涉及面很广，在学校内部涉及基建部门、采购部门、财务部门、后勤部门、审计部门等多个部门；在学校外部基建档案涉设计单位、招投标单位、监理单位、施工单位为主体的工程建设网络体系；在施工建设中基建档案收集还涉及到规划、城建、设计、消防、勘察、质量监察以及土建等多个专业工作环节。可见，新校区基建档案收集是一个庞大的网络体系，工程项目多，涉及单位多，文件材料专业复杂，收集质量难控制。

2.3 高校新校区基建档案收集交错复杂

高校新校区建设从开始到完成要经历几个大阶段，同时又包括许多子阶段。新校区建设前期的前期材料都是以整个校区作为项目研究对象的，开工后，大量的单体建筑开工建设，单体建筑作为一项独立的工程项目在整个施工建设过程中都会用到前期材料，新校区前期材料在收集的过程中利用率高，多次重复利用容易损坏、遗失，影响基建档案收集的质量。其次，各单体项目启动后，学校常常把建筑功能相同的项目合并成组团，以组团的模式开展建设管理工作，如：统一开展前期工作，统一设计、统一报建、统一招投标等，甚至统一签订合同。于是出现一些项目的前期文件材料有合有分，但在开工建设后，所形成的施工材料却按项目独立分开，交错复杂，收集分类难度大。

2.4 新校区基建档案收集项目名称混乱

基建档案收集是以项目名称为单位进行收集并整理立卷的。在新校区建设中，由于多栋建筑同时齐头并进，常常会出现设计单位、施工单位、建设单位对工程项目的称谓不统一或前后不一的情况。例如，广西财经学院新校区食堂，在规划设计阶段已经命名为7-1食堂、7-2食堂，但在施工中，大家为了方便管理，就按1#食堂、2#食堂来叫，而工程竣工交付使用后，校园管理部门却又重新命名为“知恩阁”、“品味轩”。这种名称混乱，必然会给基建档案收集带来不必要的麻烦。

3 做好高校新校区建设基建档案收集的对策

3.1 建立高校新校区基建档案收集管理网络体系

高校在新校区建设指挥部成立之初，就应该建立基建档案收集管理规章制度，设立新校区基建档案员，建立以新校区基建档案收集管理网络体系：新校区建设指挥部的总工程师或副总工程师是负责人，基建档案管理员负责新校区基建档案收集，指挥部各部门积极配合，及时将形成的文件材料移交给基建档案员，基建档案员将收集的文件材料按项目整理立卷归档。具体如下：（1）采购部门将在组织项目招投标及谈判环节形成的有关资料在招投标工作完成后移交基建档案员收集整理；（2）建设部门在实施项目前期报建和施工管理过程中形成的有关资料移交基建档案员收集整理；（3）后勤处在承担改、扩建及修缮等项目过程中形成的有关资料在项目完成后移交基建档案员收集整理；（4）审计处组织基建项目的竣工结算审核完成后移交结算审核报告等材料给基建档案员收集整理；（5）财务处办理工程款项的实际支付，付款后移交付款佐证材料给基建档案员；财务处编制财务决算及办理固定资产上报和入账手续固定资产入账后移交决算资料给基建档案员。最后工程项目结（决）算工 作全部完成后，由基建档案员负责移交给学校档案室。

3.2 严把高校新校区建设各阶段基建档案收集的质量关

高校必须要明确在工程项目设计、施工、监理等合同中应有档案形成、积累、整理和移交的要求，在工程项目各验收环节中相关责任人应检查验收项目档案资料，严把各阶段基建档案收集的质量关。

（1）前期报建阶段。负责前期工作的各项目负责人要及时将前期工作产生的文件材料移交给指挥部基建档案员收集，并认真检查审核文件是否准确，基建档案员要做好基建档案的分类、立卷、编码、登记等工作。

（2）施工阶段。工作重点主要是以单个工程建设项目施工单位的资料员针对施工文件的收集，学校项目负责人和基建档案员要检查施工单位资料员收集的文件是否齐全、准确，是否按照建筑工程文件编制标准。

（3）竣工验收阶段。项目负责人负责竣工验收材料收集和催缴，重点审查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确等，从而确保整个建设工程项目基建档案质量符合完整、准确、系统的要求，然后移交基建档案员收集。

3.3 建立高校新校区基建档案室

高校新校区建设应成立基建档案室，以解决新校区建设中文件资料多、收发文多、开工建设的项目多、资料利用率高等问题。新校区基建档案应设在校本部的基建部门，任命基建部门工作人员为基建档案员，配备日常工作所需的办公设备及用品，为新校区基建档案收集提供有利条件和充足的空间。基建档案室应建立新校区基建档案管理办法、收发文管理办法、查借阅管理办法等，规范基建档案管理的同时，提高大家对基建档案收集的意识，充分认识到基建档案收集的重要性，在今后建设中产生更为规范的文件资料，为确保新校区基建档案收集更为系统、完整创造良好前提条件。

[1] 黄战凤.高校新校区建设项目基建档案的特点及管理建议[J].兰台世界,2015(14):72-73.

[2] 王文君.浅析高校新校区建设中的基建档案管理[J].科技广场,2011(4):242-244.

[3] 楼笑笑,徐绍敏.浅谈高校新校区建设中基建档案的管理[J].浙江档案,2006(1):53.

[4] 徐一男.高校基建档案收集工作的难点与对策[J].云南档案,2009(7):44-45.

[5] 尧兰.浅议高校基建档案收集管理工作的现状及对策[J].办公室业务,2015(17):58-59.

The difficulties and countermeasures of collection of the capital construction files in the new campus of universities

In a new campus, because of the large construction scale, high investment and a large number of projects, the capital construction archives are more complex and more difficult to collect. This paper will analysis the difficulties in the collection of the new campus construction files, and then puts forward some scientific management countermeasures for the collection of the new campus construction files.

university; new campus; construction archives; collection

G275

A

1008-1151(2016)12-0105-02

2016-11-10

秦红（1968－），广西财经学院档案副研究馆员，研究生学历，研究方向为档案管理。