地质档案的数字化利用与保密方法探讨

2016-03-14林惠玲

广东科技 2016年8期

关键词：保密资料数字化

林惠玲

（广东省地质科学研究所，广东广州　510080）

地质档案的数字化利用与保密方法探讨

林惠玲

（广东省地质科学研究所，广东广州510080）

摘要：随着我国经济发展水平的不断提高，地质档案建设工作取得了显著成就，随着信息技术的发展与进步，地质档案建设的数字化与信息化程度明显增强，极大地促进了档案建设的科学化与高效化，为我国地质勘探与开发有序进行创造了条件。本文将对地质档案的数字化利用与保密方法进行分析，从而表现新时期做好档案数字化建设与利用的重要性。

关键词：地质档案；数字化利用；保密方法

0　前言

通常来说，地质档案的利用与保密都是有档案管理人员负责的。鉴于地质档案数量大、种类多、涉及的范围广，将关系到国家与社会稳定、持续发展，具有明显的战略性与目标性。当前，信息化已经是时代发展的一个必然趋势，加强地质档案数字化、网络化管理能够真正顺应地质档案建设需求，提高了档案利用效率。

1　地质档案管理现状

随着我国地质档案建设的有序进行，我国地质档案资料得到了长期积累，在漫长的岁月中形成了非常多的科研报告资料、地质勘探资料以及各种丰富多样的档案信息资料，为人们认识资源、开采资源提供了信息与资料支持，对于推进我国资源利用、开采起到了积极作用，更对我国资源研究、资源规划提供了资料，在降低勘察成本、优化投资、环境保护上起到了重要作用。

我国在上世纪80年代末，对所管辖的地质档案进行整理与优化，推动我国地质档案管理与建设的规范化、制度化。但是，大部分的档案信息都是以纸质形态存在，这些纸质的地质档案资料代表着那个年代地质档案建设的成果。到了20世纪，开始转变档案存放形式，尝试使用光盘存放档案资料。鉴于档案存放期限与档案使用寿命的制约，很多档案在被人翻阅时，会受到人为损伤或破坏，并且环境变化也会使档案遭到不同程度的损伤。比如，频繁的复印、摘抄、调整位置或者翻阅，会使纸质档案逐渐变薄，这些都是人为损伤的体现；温度、湿度条件变化，灰尘堆积等都会缩短地质档案的使用寿命。还有一方面，随着时间延长，纸质档案出现变质是不可避免的，会出现纸质发黄、变脆、老化［1］。而使用计算机对档案进行管理则可以对温度、湿度进行自动调节与控制，确保档案适应环境的能力增强，进而使档案的利用率提高，防止出现档案遭到损伤，使档案原件得到完好保存。

2　地质档案数字化建设思路

2.1对数字化基础工作进行规范

地质档案数字化就是指应用计算机、数码相机设备、扫描仪等数字化设备对地质档案中的图片、文字、胶片等进行加工与处理，可以将声音、图像转换为数字形式，将其存入到磁盘、光盘当中，能够随时使用计算机对图像进行处理加工。

2.1.1构建其数字化地质档案工作管理体系

（1）建立健全数字化工作机构。

在进行档案的数字化建设当中，要结合地质工作部门的实际情况，从数字档案的特征出发，建立其档案管理机构，在机构中做好对人员、设施的配备，保持资金、设施的齐全，为档案的数字化利用奠定基础，同时也是做好档案数字化建设的关键一步［2］。

（2）对运行环境进行规范。

要制定出符合地质档案数字化建设要求的工作体系与制度，比如，数字化档案管理制度、档案备份管理制度、数字化档案利用制度、档案利用的身份确认制度、网络安全管理制度等，切实保障数字化档案建设有序开展，实现档案的建设的高效、健全、有序，使各项制度运行符合规范。

在档案数字化建设中，还要建立起数字化利用平台，加强对相关软件的配置与管理，可以使用数据库对数据进行管理，能够将相互关联的地质档案信息结合起来，提高了档案的利用效率［3］。

鉴于数字档案存放方式都是光盘、磁盘形式的，与传统纸质档案保存有本质区别，对档案存放环境提出了更高要求：在专用的防磁柜中可以存放光盘、磁盘，防磁柜具有防潮、防电功能，能够防止出现数据丢失。此外，档案存放方式也有所改变，由过去的纸质储存变为了光盘储存，极大缩小了存放空间，在档案备份上也更加方便、及时，可以定期对整体磁盘进行检查，进一步确保档案信息安全。

2.2利用信息网络对网络系统地质成果信息进行发布

网络技术能够将分散的信息集中利用，能够将不同载体中、不同位置的信息资源整合起来，再使用网络进行连接，确保能够及时存储与利用。地质成果发布将不受时间、空间的限制，只需要使用电脑就能够查阅到所有相关档案信息。

局域网：在地质档案管理当中，局域网的利用优势较多，通过网络能够及时发布或者共享档案信息，完成对档案信息的公布与移交［4］。管理人员还能够按照实际情况自由添加新的项目，自行制作统计表或者统计图，对档案数量进行统计，使档案利用效率提高，共享功能增强，档案资源得到优化利用。

因特网：完成档案数据的拷贝以后，可直接传输到服务器终端上，再通过身份确认，获得浏览资格的用户能够随时在网页上查看档案信息，对于档案数字化利用与开发有划时代的意义。

3　地质档案保密方法

3.1做好档案室的档案保密工作

首先，要按照地质档案资料的密级程度分级管理档案资料；在档案资料打印、复制、领域过程中要进行严格审批、登记；打印完密级文件以后要加密保存；按照档案资料的权限查阅，查阅的合同要将复印件或印章去掉。其次，在办理各种事宜的时候，要携带档案原件办理，并要有档案室工作人员的陪同；档案室要按照统一手续办理文件资料，确保文件资料不外泄。最后，定期对各部门的文件资料进行分类与检查。

3.2定期对各部门的文件资料进行保密检查

各部门要确保不在私人通信中涉及到较多的秘密档案；不要使用非保密本记录秘密；不在非保密场所谈论档案秘密；不私自向无关部门泄露秘密；禁止使用公用电话或者明码电报办理密级事务；禁止携带秘密档案游玩或者到共同场所探亲访友。最后，工作人员要加强对档案保密知识的学习，掌握档案轻重缓解的分类方法。不断提升自身业务素养，利用闲暇时间多去学习档案保密管理方面的知识，使知识能够转化为实践，收获到实践成果；部门领导要定期组织人员培养，加强与其他部门的合作与交流。定期对档案人员进行业务考核，使其认识到自己的业务能力，掌握未来学习方向。各级部门负责人要不断提高领导能力，将“一把手”负责制落实到位，始终坚持“谁负责、谁管理”的原则，对各岗位职责有明确认识，始终将安全责任制作为档案安全保密工作的出发点，并要将这一工作制度贯彻到档案收集、存储、利用、编制研究的各个领域［5］。最后，要遵循“安全第一、预防为辅”的工作原则，防微杜渐，杜绝出现违规利用、私自更改、故意损毁等不良现象。要加强对各级人员的安全教育，及时开展安全讲座与教育培训，让各级人员都了解档案安全保密工作的重要性，向各级人员讲解档案泄露的危险性，使安全意识深入人心，将档案安全责任落实到位。加强日常管理与监督检查的结合，可以定期组织管理人员对档案工作进行统一检查，检查档案数量、存储环境、档案利用方式等，及时发现安全隐患，档案管理与保密工作的薄弱环节要重点检查，对现场发现的隐患进行排查，防止隐患的进一步恶化［5］。

3.3加强地质原始资料的安全保密措施

原始地质资料对地质研究具有珍贵价值，是不可重复利用的珍贵资源，更是国家耗费巨资、地质勘探人员付出辛勤劳动获取的珍贵成果，因此，加强对地质资料的保密显得至关重要。首先，在开展野外工作过程中，收集的资料要及时整理、认真保存、防止出现成果流失。

3.4加强地质资料电子文档安全保密的方法

对于验收合格的电子文档，可以按照资料保管规定，对电子文档进行整理与填写，进而生成电子文档登记表，对高标准或者高质量的文档进行存储。完成了电子文档的质量检查以后，合格的文档可以录入、存储，没有用的电子文件可以全部销毁，确保电子资料的完整有序。在对电脑完成体检与优化以后，确保

没有病毒以后，可以使用兼容方式实现档案的录制，确保电子档案的清晰、完整、可读取。在档案扫描过程中，要随时利用随时扫描，扫描完以后要及时保存好，防止档案外泄。