张志成

(湖北省南水北调局， 武汉　430000)

浅议湖北省汉江中下游四项治理工程合同台账管理

张志成

(湖北省南水北调局， 武汉430000)

【摘要】工程建设合同管理任务重、信息量大、横跨时间长，在实际工作中建立合同台账，实现全部合同执行与管理信息的动态监控，对于实现管理目标、提高管理效率、反映合同全貌十分重要。

【关键词】四项工程； 合同台账； 管理； 必要性

汉江中下游四项治理工程是南水北调中线工程的三个主体工程之一。湖北省在该工程的建设管理和合同管理中，开展了合同台账管理工作，有效地促进了建设管理的规范和高效。

1四项治理工程基本情况

汉江中下游四项治理工程包括兴隆水利枢纽、引江济汉工程、部分闸站改造和局部航道整治工程，总投资约114亿元，其中批复概算兴隆水利枢纽31.97亿元、引江济汉工程64.98亿元、部分闸站改造5.45亿元、局部航道整治4.61亿元，价差约7亿元。

自2009年2月兴隆水利枢纽开工建设，引江济汉工程、部分闸站改造及局部航道整治工程陆续启动实施，目前，工程已基本完工。截至2014年4月底，累计完成投资105.7亿元，占总投资的93%。

汉江中下游四项治理工程签订各类合同367份。按类别分为建安工程合同90份、物资设备采购合同43份、勘察设计合同25份、监理监测合同22份、科研咨询及技术服务合同104份、其他合同83份；按单项工程分为兴隆水利枢纽149份、引江济汉工程112份、部分闸站改造工程46份、局部航道整治工程5份、综合类合同55份。在合同管理中，建立了完整、全面的合同台账，使全部合同执行与管理信息处于可控状态。

2加强合同台账管理的必要性

2.1施工多任务管理的需要

合同管理主要包含支付管理、变更管理、进度管理、资源配置管理等任务，这些任务贯穿于项目建设全过程。支付管理主要是将分标概算额、合同额、支付额进行对比，有效控制工程进度款支付，有利于控制工程投资；变更管理主要是在设计变更和施工变更审查审批时，将分标概算额、合同额和支付额进行比较，根据投资的需要和可能，既实事求是又严格审核；进度管理是通过比较合同约定开工完工日期与实际进度，实时掌握工程进展并实时调整施工组织设计；资源配置管理是掌握主要管理人员特别是项目经理的到位和变更情况以及设备配置情况，与合同进行比较，采取措施督促进度。通过合同台账能快速获得合同历史信息，从而有效进行投资和进度控制。

2.2工程后期管理的需要

合同的所有信息不仅用于合同施工管理中，在工程验收、完工结算、竣工决算、索赔、审计、稽察等后期管理活动中还要多次用到。建设初期，由于管理频次不高、信息量不大，合同台账的作用不太明显，在建设后期会显得越来越重要。

2.3高效处理大量信息的需要

湖北省汉江中下游四项治理工程签订各类合同367余份，每份合同都包括合同类别、合同编号、合同名称、施工单位、监理单位、设计单位、建设内容、概算额、合同额、支付额、开工完工时间、资源配置、主要管理人员变更、设计变更和施工变更、价差等情况；且每份合同支付都是按月进行，主要管理人员变更、设计变更和施工变更都经常发生。由此可见，合同管理中合同数量多、信息量大，如果按照传统方式进行手工统计查询管理将花费大量的时间精力、且每次要进行重复劳动。为了系统高效地管理好所有合同，需要建立一个完整而全面的合同台账，并实时更新维护，使全部合同执行与管理信息易于动态监控。

2.4提供合同全貌的需要

空间上，一个工程包括许多合同；时间上，合同执行横跨时间长，工程横跨时间更长。如果不及时把执行过程中所有合同的历史信息记录下来，势必造成以后信息收集困难，并且可能失之全面和准确。

3合同台账的建立、更新和维护

3.1合同台账的建立

目前，湖北省使用EXCEL电子表格将合同或协议中的信息进行登记，并按工程类别进行汇总，方便日常管理。做好台账登记、分类等基础工作是做好台账管理的关键，每份合同都必须认真及时地进行编号、登记、归档。

a.合同台账管理的范围。纳入合同台账管理范围的合同包括：湖北省南水北调管理局与有关单位签订的四项治理工程的各类合同或协议(移民工程除外)，包括原合同和补充合同，以及所有需湖北省南水北调管理局批准或备案的分包合同。

b.合同台账的结构。合同依据工程项目和类别进行分类，按工程项目分为兴隆水利枢纽XL、引江济汉工程YJ等五类，按类别分为建筑安装工程01、物资设备采购02等六类。合同台账是将每份合同的主要信息，按不同工程和类别录入电脑，以便查询和统计(详见下页合同台账结构图)。

c.合同台账信息的选取。根据管理的需要，选取合同类别、合同编号、合同名称、建设内容、概算额、合同额、支付额、开工完工时间、资源配置情况、主要管理人员变更、设计变更和施工变更、价差等有关信息作为台账要素。

d.合同台账初始信息登记。每签订一份合同，就应按照工程土建、金结设备、技术咨询服务等类别，把合同签订的所有信息，如：合同号、概算额、合同额、施工单位、监理单位、开工与竣工日期、建设内容等用表格的形式详细记录下来。

3.2合同台账的更新维护

在合同执行过程中，及时对合同台账进行更新，把合同的支付额、主要管理人员变更、资源配置情况、设计变更和施工变更、价差支付等有关信息记录下来。同时，定期对合同台账进行检查核对，发现台账中的错误、遗漏或未及时更新的信息，应予以更正。

合同台账结构图

4合同台账的作用

4.1实现管理目标

在施工过程中，通过分析预计结余资金来控制支付额、设计变更和施工变更投资，从而控制工程投资；通过统计管理人员和施工设备配置，对工期进行预测，来督促施工单位按照合同约定，人员全数到场并常驻工地，设备配足配齐，加快进度；在工程后期，合同台账在工程验收、完工结算、竣工决算、索赔、审计、稽察等管理活动中都会发挥重要的基础性作用。

4.2提高管理效率

工程的管理无论是施工，还是验收、竣工决算、审计、稽察、索赔，所利用的合同信息基本相同，每次管理的不同一是时间上的累加，二是空间上的不同。合同台账具有查询功能和统计功能，既能反映单份合同历时上的执行情况；又能反映空间上的执行情况，即单份合同、分类别工程(建筑安装工程、物质设备采购等)、单项工程(兴隆水利枢纽、引江济汉工程等)的总体情况，避免了重复劳动，提高了工作效率。

4.3反映合同全貌

把分散于每份合同、横跨整个施工期的纷繁复杂的合同历史信息建立成台账并实时更新维护，积累了历史资料，有利于资料的系统化、条理化，反映了合同信息全貌，提高了信息准确性。

5有关建议

开发建立系统的台账数据库，根据需求生成各种类型的表格，进一步提高合同管理的效率；鉴于合同管理涉及多个部门，应结合各部门管理的需求，进一步完善合同台账的系统性和全面性。

中图分类号：TV512

文献标志码：A

文章编号：1005-4774(2015)02-0048-03

On Contract Ledger Management of Four Control Projects on
Middle and Lower Reaches of Hubei Hanjiang River

ZHANG Zhi-cheng

(HubeiSouth-to-NorthWaterDiversionBureau,Wuhan430000,China)

Abstract：Engineering construction contract is characterized by heavy management task, large information and long duration. Contract ledger is established in practical work, and all contract implementation and management information can be dynamically monitored, which are very important for realizing management objectives, improving management efficiency, and reflecting the whole contract.

Keywords：four projects; contract ledger; management; necessity