浅谈医院办公室档案管理的特点及其应用

2015-12-11山东省滨州市中心医院朱海民

办公室业务 2015年9期

关键词：特点档案管理应用

文/山东省滨州市中心医院　朱海民

浅谈医院办公室档案管理的特点及其应用

文/山东省滨州市中心医院朱海民

【摘要】随着社会的发展与经济的进步，医院管理过程中对档案管理的重视程度也在不断提高，档案的管理也是提高医院综合竞争力的重要因素。本文主要对医院办公室档案管理的特点进行研究，并对其应用的状况进行阐述，以此来推动医院的发展。

【关键词】医院办公室；档案管理；特点；应用

医院办公室档案的管理工作经过了长时间的发展，并在不断的实践过程中逐步完善，其也是对医院发展的重要记录。医院办公室档案的管理工作在一定程度上决定了医院的水平，所以为了推动医院的发展，使其更好的服务于社会，就应该对其进行研究，明确医院办公室档案管理工作中存在的不足之处，通过改善来完善其应用效果。

一、医院办公室档案管理工作的特点

（一）内容比较繁多。随着科学的发展，医院在办公室档案管理工作方面也在不断的完善，不仅对传统的档案形式进行保留，还引进了先进的科技，通过音频、图片、视频等多种方式来进行档案的管理。同时，由于工作的种类比较繁琐，医院办公室档案管理工作的类型也具有多样化的特点。

1.医院办公室档案管理的过程张业务指导类的档案较多。众所周知，医院的工作是比较繁重的，其自身的业务比较繁重，这也导致其与普通的办公室档案管理之间存在很大的差异。同时，医院内部的部门与科室比较复杂，档案的更新换代相对较快，对于新的规章制度、操作标准以及新的医疗技术等等都需要及时进行补充。

2.因为医院主要面向的是广大人民群众，其服务与社会，所以医院办公室档案管理中存在大量的医患关系类档案。近几年，患者对医疗机构与医疗水平的认识度逐渐提高，在进行医疗活动的过程中，患者与医生在治疗方式方面也具有一定的纠纷，这类档案不仅与档案管理水平有关，也直接的反映出医院本身的医疗效果与医德，因此应该做好这类档案的管理工作。在医院中发生医疗纠纷类问题的时候，相关的会出现调查报告、解决方式以及鉴定报告等等，这也是进行医院办公室档案管理的一方面。

3.医院的医生进行聘任、晋升类的档案。医院工作的过程中会出现晋升与聘任现象，这也是医院办公室档案管理工作的重要内容。

（二）档案的完整性。医院办公室档案管理的人员流动相对较小，其与普通单位之间存在很大的差异，只有办公室档案工作人员的稳定才可以有效保障档案管理的完整性。同时，档案管理工作人员多对办公室档案比较了解，在进行查阅与检索的过程中可以比较便利，在一定程度上提高了工作的质量与效率。

（三）档案管理的科技性。随着社会的发展与进步，医院办公室档案管理工作也逐渐向着现代化的特点发展，这也是档案管理工作的一大变革，通过先进科技来加强档案管理工作的效果，不仅减轻了办公室档案管理工作的压力，也减少了不必要的人力资源与物力资源浪费。

二、医院办公室档案管理的应用

（一）医院办公室档案管理工作的现状。医院办公室档案管理工作中还存在相应的不足之处，这也直接影响到档案管理的效果。首先，医院办公室档案管理工作人员匮乏，现阶段医院的发展比较重视对硬件设施的提高，对档案管理工作缺乏正确的认识，这也导致其重视程度严重不足，很多医院办公室档案管理工作均是由相关的行政工作人员进行兼任，这种现象也就不利于档案管理工作的规范化与严密化，工作人员的权责不明确。其次，一部分医院并没有引进先进的设备来实施档案管理工作，依然通过传统的方式进行管理，这也降低了医院办公室档案管理工作的效率，虽然很多医院对先进技术进行引进，通过相关的软件来实现档案管理，但没有及时进行更新与优化，这也就导致档案管理工作与医院的发展不同步。最后，档案管理工作缺乏规范，由于档案管理工作的专业人员较为匮乏，很多科室的档案没有及时进行收集，或者是档案整理的方式不规范等等，这类现象直接影响到档案管理的质量，不利于医院办公室档案管理工作的效果。

（二）医院办公室档案管理的应用。医院的领导应该对办公室档案管理进行正确的认识，明确其在医院发展过程中起到的作用，并在这一基础上重视档案管理工作，对其进行科学、合理的规划，通过提高档案管理工作来推动医院的发展。在实际工作的过程中，相关的管理人员应该制定规章制度来保障工作的执行质量，对档案的价值合理开发与运用，使其在医院发展的过程中充分发挥自身效果，提高医院的综合竞争力。

同时，还应该对医院办公室档案管理工作的完整性与保密性进行重视，定期对工作进行考核，完善监督机制，以此来保障工作的质量与效率。对于工作中出现的纠纷事件应该重视档案的价值，以此为依据来对纠纷中医院的利弊进行研究，既可以为事情的解决提供指导，也可以为日后工作提供借鉴。

为了加强医院管理的质量，促进医院的规范化发展，可以对相关的科技设备进行引进，以此来改善纸张档案保存中存在的不足之处。这不仅可以优化档案管理工作质量，也在一定程度上提高工作的效率，为档案的检索、分类等方面提供了便利。