文/谷城县住房保障和房屋管理局　崔万有

优化事业单位档案管理的路径分析

文/谷城县住房保障和房屋管理局崔万有

【摘要】事业单位的档案记录是对已发生事务的真实记录，不仅能够反映某一阶段的工作状态，还能够为事业单位日后的发展提供必要的依据，有助于单位管理的完善和创新。因此，规范事业单位的档案管理工作，提高管理效率，实现人力资源的优化配置是非常重要的。本文从档案管理工作中存在的问题出发，提出几点优化措施，以实现事业单位档案的高效管理。

【关键词】事业单位；档案管理；问题；优化措施

档案管理工作主要包括对档案信息的收集、整理、储存、鉴定、检索等，是国家、政府重要文件在事业单位的直接体现；伴随着社会经济的迅速发展，事业单位的管理模式也在不断变化，经过长期转型，事业单位的档案管理模式也不断改善，但始终存在着一些问题尚待解决。

一、事业单位档案管理中的常见的问题

档案管理工作集管理、服务、政治性于一身，管理中的问题将直接影响到事业单位的工作进展和未来发展，也会在很大程度上影响到事业单位行政作用的正常发挥。一旦出现档案泄露的现象，事业单位的核心数据则会受到外部人员的盗用，这会对单位未来的发展带来极大的负面影响，只有在认清现实的前提下，才能有目的的开展优化工作。

（一）档案管理形式化。事业单位中档案管理过于形式化，缺乏严格的规章制度和执行力，是一切问题的根源；就目前来看，很多企事业单位并没有切实重视到档案管理工作的开展，不仅忽视了其重要性，也没有认真贯彻落实国家法律法规的要求，致使事业单位没有形成完善的档案管理体制，再加上个别单位及时有档案管理制度，在执行过程中也由于缺少执行力，而仅仅当成了摆设，久而久之，档案管理工作人员在实际工作中就没有参考标准和执行依据，最后造成管理工作的混乱不堪。

（二）档案管理手段落后。当前社会科学技术的日新月异，计算机网络技术不断渗透到人们的日常生活、工作和学习中，并始终扮演着重要角色，同时计算机网络技术在档案管理工作中的应用，使原本繁重复杂的工作变得简单便捷，但是由于多种因素的影响，计算机网络技术并没有在事业单位中得到大范围的应用，致使其依旧保持工作效率低、人力消耗大的缺点；除此之外，很多事业单位对电子文件的保护、监督力度都还不够，导致目前档案管理工作很难全面实现信息化、数字化。

（三）缺乏专业管理人才。档案管理人才的缺失，也是事业单位档案管理效率低下的重要原因之一，很多单位对档案管理工作人员的专业要求较低，导致档案管理人员专业知识薄弱、专业技能短缺等问题，更别提工作责任心、职业道德了；另外，档案管理人员流动性大也是造成管理队伍不稳定的关键。

（四）档案管理模式单一。多年以来，事业单位都采用纸质档案管理方法，在文档的收集、储存和日后的整理过程中都需要耗费大量的人力、物力和财力，再加上纸质文档极易受到潮湿环境的影响，对储存工作来讲是一大难处；正是由于管理模式的落后，导致很多简单的程序复杂化，复杂的程序形式化。

二、事业单位档案管理工作的优化措施

就目前来看，各大事业单位在档案管理工作中存在的问题是十分明显的，要想从根本上解决这些问题，就需要事业单位重视档案管理工作，不断促进管理制度的完善，加大管理、监控力度，使工作人员的日常行为符合相关规范，同时档案管理工作还需要工作人员与时俱进，在掌握专业知识的前提下，不断提高自身修养，能够在面对问题时，有针对性的采取有效措施。

（一）制定完善的管理制度。俗话说：“没有规矩不成方圆”，完善的规章制度是管理人员行为的标准和准则，在制定过程中要兼顾共性和个性，一方面要遵守国家关于档案管理的相关法律法规，促使单位档案管理走向标准化、规范化；另一方面要杜绝照搬照抄，要有针对性的、有目的性的根据不同事业单位的类型、规模以及工作特点，制定具有特色的管理制度，在确保其标准化的基础上提高使用价值。新型档案管理工作要求打破传统的管理理念，建立科学的、合理的管理制度，这是促进档案管理工作提高效率的重要保障。

（二）加大档案管理力度。优化管理理念是加大档案管理力度的基石，对管理人员施行人性化管理、民主管理，竞争上岗，提高工作人员的主动性、积极性以及责任感，是确保工作顺利开展的关键。在事业单位的档案管理工作中，制度的制定和完善是一切工作的基础和前提，但是要确保做到“有法可依、有法必依、执法必严、违法必究”还需要加大档案管理、监控力度，在优化档案管理工作时，单位领导人要特别强调制度落实的重要性，要时刻监督档案管理人员的工作流程，同时制定一些奖罚措施并将其与绩效考评结合到一起，促使档案管理者做到兢兢业业，提高工作积极性，还要在实际工作中，根据档案管理的客观事实，不断完善档案管理制度，使其更加全面、完美。

（三）重视专业人员的培训。就我国目前档案管理现状来看，加强对工作人员的专业培训势在必行，要求档案管理者不仅拥有传统管理工作严谨、细心的工作态度，还需要管理工作者掌握先进技术；然而工作人员缺乏技能、缺乏职业道德是阻碍档案管理工作实现高效的重要原因，采取多种措施，在提高档案管

理效率的目的下，建立一批高素质的人才队伍是十分重要的。在实际工作中，要加强对人员的培训、定期组织专业技能学习；要制定严格的业绩考核制度，实施合理的奖惩措施，充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性。从档案管理人员来说，以深化自身的理论知识，巩固专业技能为学习目标，充分利用业余时间，加强专业知识的学习，提高自身的素质；建立一批高水平人才队伍，是全面提高管理水平、整体质量的重要保障。

（四）融合电子档案管理和纸质档案管理。传统意义上纸质档案管理更加准确、安全，但是其操作过程复杂、琐碎；在新技术没有得到广泛应用之前，是事业单位首选的档案管理模式，但是随着科学技术的普及，很多领域开始引入网络计算机技术，促使档案管理工作实现现代化和数字化，这可以在很大程度上提高管理水平和管理效率。如果事业单位没有彻底实现档案管理的数字化，可以将电子档案和纸质档案结合起来，在利用计算机技术的前提下，开展档案管理的工作的各项事宜，比如，文件收集过程中可利用传统方式，在将文件信息录入电脑之后形成电子档案，并自动分类储存，在检索环节，就可以利用起自动搜索功能，在短时间内获得有效信息，发挥出科学技术的重要作用。但是需要注意的是，现代科学技术下的档案管理要特别重视其保密功能，要防止档案数据的盗用。

三、结束语

二十一世纪以来，我国社会经济迅猛发展，促使我国大多数事业单位也在不断进步，这一现状对档案管理工作提出了新的挑战，要想彻底转变管理模式，还有很长一段路要走，但是从观念上改进，认识到档案管理工作的重要意义，建立健全档案管理制度，采取行之有效措施，促进现代化档案管理新模式的实现还是非常重要的。本文首先从档案管理制度和管理手段、管理人才以及管理模式上提出了现阶段存在的问题，并以此指出了优化措施，虽然在转型过程中，依旧需要不断克服新困难，但是只要事业单位把握好档案管理工作的未来发展趋势，就一定可以在不久的将来，实现高效率、高质量的管理。

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