鲍晓梅

[摘要]当前，信息化建设进程不断推进，社会各领域都经历了信息化的洗礼，尤其是社会管理方面，更是以信息化创新了管理方式，为公众提供了更为便捷的服务。在档案管理领域，由于用户需求不断变化，档案管理信息化建设逐渐面临着更高的要求，因此基于用户视角来探索档案管理信息化建设是十分有必要的。本文从档案管理信息化趋势着手，对档案管理信息化建设中用户体验的重要性进行探究，并就档案管理信息化建设中如何体现用户视角展开论述。

[关键词]檔案管理;信息化建设;用户视角;用户体验

引言

档案在当前社会生活中具有重要的意义，尤其是在信息化与科技化发展如火如荼的今天，档案信息化建设更是备受瞩目。而随着“以用户为中心”理念的日渐明晰，档案管理信息化建设中如何做到一切从用户利益出发，做好用户资源管理越来越重要。

一、档案管理信息化趋势

当前，档案管理信息化势不可挡，引起了关注。下面我们将对档案管理信息化的进程与原因进行分析。

1.档案管理信息化的进程

上个世纪80年代以来，信息技术与网络技术日渐发达，尤其是近几年，信息化步伐逐渐加快，在人们的生活中占据了重要的地位。党的十七大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”不仅是工业，国民经济各领域都开展了信息产业革命，尤其是档案管理领域，更是由于资源过于繁多、信息过剩而需要信息化的辅助。可以说，档案信息化必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。

2.档案管理信息化的原因

档案管理信息化并不是偶然，而是由于档案信息在信息资源中地位十分重要，可以说档案管理信息化是档案发展的必然，也是时代发展的必然。

（1）档案信息在信息资源中的地位。档案信息是信息资源的重要构成成分，是人们在社会生活与工作中的重要记录，因此是一种特殊的信息产品，在很多工作中都起到了凭证和依据的作用。（2）档案发展的必然。档案管理信息众多，需要更为科技化、专业化的管理。而传统的档案管理以手工操作为主，工作量较大，且档案多为纸质，管理方面费时费力，又不易保存，因此需要利用现代管理技术和信息技术加以改进。（3）时代发展的必然。在信息时代，信息消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。

二、档案管理信息化建设中用户体验的重要性

在档案管理信息化建设中，用户体验越来越备受重视。所谓用户体验，指的是用户在进行产品或服务的使用中所产生的综合感受和体会。用户体验的最大特点是关注用户的个人感受，而非关注产品功能与服务，但产品的功能与服务是必不可少的一个因素，是关系到用户体验的重要内容。随着社会环境的变化和用户知识结构的改变，社会公众对档案公共服务的要求也逐步提高，用户体验也越来越成为一个重点与难点。就档案管理来看，用户体验是用户与档案管理机构的交互与反馈，档案管理机构只有在档案管理信息化建设中提供越来越完善、越来越人性化、越来越高速快捷的信息服务，才能提升用户满意度，使用户获得超出预期的价值感受与感性服务体验，如此才能真正提升档案管理的工作水平，促进档案事业的长远发展。

三、档案管理信息化建设中如何体现用户视角

在档案管理信息化建设中，要体现用户视角，就需要从网站建设体现用户中心、数字档案馆中关注用户体验、构建用户回访网络系统、保障用户档案资料的安全几个方面入手，改进档案管理。

1.网站建设要体现用户中心

档案机构的网站起到了宣传、服务等作用，其直接面对用户，因此给用户的服务如何是十分重要的。因此，在档案部门的网站建设中，一定要明确网站所面向的人群，明确网站要服务的主体，也就是要体现用户中心。在欧美一些发达国家的档案网站，永远是用户中心，根据其网站可以很快感知其服务对象是公众。需要注意的是，用户登录档案网站不仅仅是查询档案信息、了解档案部门的职能，更重要的是要解决自己实际生活中的利用需求。因此档案部门在网站建设过程中要切实加强网站的各项功能，也可以适当地加入一些实用网站的链接，方便用户浏览。

2.数字档案馆中的用户体验

过去几年，由于信息化的发展和电子政务的普及，数字档案馆发展越来越迅速，尤其档案事业“十三五”发展规划推出以来，对数字档案馆的政策方面的侧重越来越多，可以想见数字档案馆的发展必将如日中天。而数字档案馆如何遵循用户视角与用户体验，按照不同的用户不同的需求，来提供个性化的服务，是真正考验档案信息化建设的重点。为此，在建设数字档案馆时，不仅要关注巩固数字档案馆的服务，也要适当建设一些个人数字档案馆，为需要档案信息的用户创造个性化的档案存储、利用的平台，同时可以利用个人计算机来建立数字档案信息库，使个人用户能够快速、及时地得到档案信息。这样一来，用户在档案的存储与使用方面更为便捷，也更能享受个性化的服务与体验。

3.用户回访网络系统的构建

为了使用户得到更为全面、便捷的服务，同时反馈自身的意见与建议，应该构建完整的用户回访网络系统，并加强网络系统的更新与修复，加强与用户的沟通，使用户有一个回馈意见的平台，从而得到更好的用户体验。

4.用户档案资料的安全保障

对于档案工作而言，安全与保密是十分重要的。为此，在网站建设体现用户中心、数字档案馆中关注用户体验、构建用户回访网络系统的同时，切不可忽略了用户档案资料的安全。由于互联网的开放性和计算机技术的日趋高超，病毒和黑客的入侵也是需要重点防范的。在基于用户视角的档案管理工作中，需要重点关注用户资料的安全与保密，对其加以保障，使用户可以安心地使用。

四、结语

以上，我们对档案管理信息化趋势进行了分析，研究了档案管理信息化建设中用户体验的重要性，并就档案管理信息化建设中如何体现用户视角展开了论述。和谐社会注重以人为本，档案管理工作中做到以人为本、以用户为中心，使用户得到更好的服务体验，这才是档案工作的重点。

参考文献

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[2]张笑宇.以用户需求为导向的档案信息服务研究[D].河北大学，2012年.

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