汪范

摘 要：高校档案是指在高校科研教育、教学研究、学科建设等一系列的工作形成的需要归档保存的文件资料，是我国档案事业的重要组成部分。新时期，随着国家对高校建设投入的不断加大，高校的管理条件得到了大幅度的改善，对于高校档案管理工作也有了更高的要求。本文分析了新时期高校档案工作的要求，探讨了新时期高校档案管理工作中存在的问题，找出了相应解决的方法，为高校档案管理工作探明方向。

关键词：新时期；高校档案；人才建设

0 前言

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着我国改革开放事业的不断发展，高校档案事业在党和国家的政策引导下，不断向前探索，呈现出良好稳健的发展态势。 2008年，《高等学校档案管理办法》开始实施，标志着我国高校档案建设发展步入了法制性、科学性、先进性的新阶段。十二五期间，全国各个高校纷纷推进了“高校档案十二五规划”为高校的科研和人才培养提供了重要的档案资源，并且在立足于高校的同时，服务于社会。另外，信息化技术和服务理念不断更新，为新时期的高校档案发展做出了自己的贡献。

1 新时期高校档案工作的要求

1.1 形成集约化的档案管理体系

随着高校的不断扩招，高校档案管理工作也更加的复杂繁琐，如果不进行必要改革创新，形成集约化的档案管理体系，将会给高校的档案发展形成一定的阻碍。因此必须要形成集约化的管理体系，将档案管理业务、制度和方法进行有效的统一，对各种资源进行有效整合，集中进行收集整理、分类保存等工作。

1.2 形成精细化的档案管理方式

随着档案的复杂程度越来愈高，对于档案管理的要求也相应提高。所谓的精细化管理，就要要有有效的分类管理机制以及相应的档案管理软件，将档案的管理进行细化分解，各急部门分级管理，各自承担各自的责任，使档案管理的人力、物力的投入上更加的节约，形成模块化的档案管理方式。

1.3 形成高水平的信息化管理

信息化管理是现代化管理的基础，高水平的信息化管理是新时期高校档案管理工作的基本要求，高校必须要用科学的目光来看待当前的档案管理工作。必须完善相应的管理软硬件，使图像、视频、文本等各种档案形式与各种档案载体都能在新时期的高校档案管理中发挥重要的作用。

2 新时期高校档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作的不规范

纵观我国当前的高校档案管理工作，有许多不规范的地方急需更正，主要的原因是高校对于档案管理工作的重视程度不够。有的档案没有按规定使用专用装订封皮，有的档案没有按规定装订保管档案以及将档案各类文档收集、整理、管理和利用，有的档案在借阅和使用的过程中，没有进行详细的登记和核实。在对待这些问题上，监督部门也没有进行有效的监督，更是进一步加剧了档案管理的不规范程度。

2.2 设备更新速度缓慢

在新时期，随着档案信息化程度的不断发展，对于档案管理设备的要求也越来越高。比如计算机、光盘、移动存储设备、温度调控设备、湿度调控设备等，都需要及时地更新换代。但是当前许多高校由于过于重视教学和科研工作，对于档案管理部门的投入却较低，导致了许多档案管理部门数据存储设备不足，设备的更新速度更是缓慢，这也一定程度上增加了网络黑客入侵的危险度，对高校发展极为不利。

2.3 人才队伍建设缓慢

档案管理需要优秀的档案管理人才，但是我国的档案管理专业人才较少，人才队伍素质参差不齐，不少档案人员缺乏一定的理论基础和史料研究的能力，拉低了高校档案管理的整体水平。有些档案管理人员虽然能力较强，但对档案管理工作却缺乏热情，认为在这里工作没有什么前途，有些人也因此离开工作岗位。再加上有些学校轻视档案管理工作，没有对档案管理人员进行相关的培训，更使高校的人才队伍建设停滞不前，阻碍了高校未来的发展。

2.4 工作评价体系不完善

要想获得人才、留住人才，就必须完善高校档案部门的工作评价体系，给予高校档案管理人员公平的激励，促使其积极地工作。如职称评定的问题，档案管理人员相对于高校的其它教职工科研人员，由于其工作中要以提供服务为主，在学术研究方面相较于其它人员的较为弱势，发布论文和主持课题的机会较少，很少人会因为学术上的研究而获得众多的科研、教学奖励，这在一定程度上影响档案管理人员工作的积极性。

3 新时期高校档案管理工作的发展对策

3.1 规范档案管理工作程序

规范档案管理工作程序首先要强化领导责任，要使领导树立起责任意识，领导们要与档案管理人员进行有效的沟通，了解档案管理工作中经常遇到的问题，并针对这些问题进行相关的研究，制定出解决的方案；其次领导们还要对档案管理人员进行有效的引导，激发档案管理工作人员的工作积极性，规范档案管理工作程序。再次高校要经常对档案管理人进行培训，增强他们的档案管理能力；有关部门要加强档案管理的检查和监督力度，确定奖惩制度，推进档案管理规范化的进程；对于档案管理的每一个步骤都要落实到细节，都要有专人负责，责任到人，不能有任何的疏忽和遗漏。

3.2 加强档案人才队伍建设

要加强档案人才队伍建设，就需要不断提高档案管理人员的综合素质。可以从两方面着手。一方面要对高校档案管理人才引入机制进行完善，要招聘具有对口的专业知识背景的员工，引进具有丰富经验的档案管理人才，切实关心档案管理人才的工作和生活，引导他们踏踏实实工作，认认真真负责。另一方面，要对人才进行科学的激励。要重视在岗员工的工作，为他们的培训和继续教育创造良好的机会。并且在培训的过程中，加强档案管理人员与相关专业的工作者的业务交流，学习他们的先进经验，将其与实际工作相结合，最后完美地运用到实际工作中。

3.3 及时更新档案管理设备

要及时更新档案管理设备，就需要加强资金的投入力度。在科技水平不断提高的今天，对于档案管理工作而言，信息化有着极为重要的作用。计算机和一些相关设备的快速、安全和容量大等优点毋容置疑，但这些设备的使用需要不断的更新换代，才能符合新时期的高校档案管理工作要求。因此各高校要在预算中加大投入力度，保障档案管理部门的所需的各种软件都能得到及时的更新。另外，还要加大对档案信息网络的监控力度，对计算机及相关信息存储设备进行及时有效地杀毒，以防一些机密档案的泄露。

3.4 完善档案工作评级体系

评级体系能够充分调动员工工作的积极性。因此，要在开展档案工作评级制度的同时不断将其完善。对于普通的档案管理工作人员，要通过网上测评、同事测评和领导测评相结合的测评方式，对其服务意识、态度和能力进行全方位的测评，并确定其成绩；对于设备维修和养护人员，要考评其技术水平，对维修效果进行评价；对于管理人员，就要看其在档案收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、保管和提供利用等各方面工作是否能形成有效的体系。最终给其应有的职称评价；另外，高校还应该创造一个良好的平台，使档案员工和教职工能够有一个沟通交流的平台，并进行相关的科研工作，充分调动起档高校档案工作人员的工作积极性。

4 结语

新时期，高校档案工作承担着高校建设与发展的重任，对于高校科研发展起到了重要的作用。作为一名高校档案管理人员，必须要博学多识，勤勉刻苦，面对新的历史时期，必须充分地认识到自身工作中存在的问题，积极地寻找解决问题的方法，并在解决问题的同时，创新管理理念，完善管理体系，用全新的思路和管理方法不断提高高校档案管理工作的水平，使高校的档案管理工作迈上一个新的台阶。

参考文献

[1]张药.加快高校档案资源信息化建设，促进高校档案事业发展[J]. 科技信息，2010（16）.

[2]夏文.新时期高校档案管理模式的电子信息化[J].湖北师范学院学报 （哲学社会科学版），2010（02）.

[3]王艳婕，王艳辉.浅谈高校档案的保密管理[J].吉林化工学院学报，2010（5）.