刘艳

摘 要：档案管理工作作为医疗领域不可或缺的重要组成，伴随着新医改各项措施的推进而日显重要，使得医疗单位在迎来机遇的同时也面临着更多新的挑战。与此同时，信息化技术的大面积普及，也为医院档案管理提供了强大的技术支撑。基于这一大环境下的传统档案管理效率显然与发展脱节，亟待加强规范化管理以与时代相适应，旨在更好地服务于医院经营管理，推动我国医疗卫生领域日趋完善与长足发展。

关键词：医院管理；医院档案；规范化管理；优化途径

医院档案载录了医院始建至发展历程中的点点滴滴，而科学、规范化的档案管理不仅能够为医院文件查阅与利用带来极大便利，提高医院的档案管理水平，同时也为医院未来发展提供了强大的资源支撑。

1 新时期医院档案规范化管理工作的意义

社会主义市场经济的深化带动了国内各领域、各行业的发展，同时也迎来了更多、更大的挑战与冲击，改革创新已呈必然之势。作为与国计民生息息相关的医疗卫生领域则更是如此。其中，医院档案管理工作又是医院管理中至关重要的有机组成，故应给予其足够的关注，使之得以稳定发展。

医院档案载录着医院发展的各个时期的印记，是医院展现其历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是医院制定未来发展战略规划的指南针。何以衡量一家医院管理现代化水平的标尺，便是视其档案管理水平的高低。医院档案内容包含了医院上下、一线或后勤等一系列资料信息，如记录医院财政收入和支出的财务档案；记录医院行政相关文书、印章的保存、管理，以及医院行政工作登记备案的行政档案；记录医院工作人员基本信息与人员流动情况的人事档案；记录相关病史与病历研究资料的医疗档案，等等。基于上述可知，每一份档案都各有其收录与管辖范围，中心内容已各不相同，但却都与医院发展与运作密不可分，必须予以高度重视，加强档案的规范化管理，以期不断提高医院档案管理的整体水平。

2 当前医院档案管理工作存在的常态问题

（一）医院档案利用率偏低。一方面受限于相关人员的档案资料利用意识不强，对档案的借阅没有形成既定意识，或是认为借阅档案的流程较复杂，而不愿意查阅档案；另一方面受制于档案管理机构的工作不够到位，认为档案的保存工作优先于档案的利用，甚至只注重增创医院经济效益，等等都造成档案信息资源的开发力度欠缺，利用率偏低。因此，档案规范化管理势在必行，其目的就在于实现有效且高效的档案利用率。

（二）乏于规范化档案管理。档案管理制度是档案管理的依据，规范化管理是促进档案管理的有效保障。但就目前大多医院档案管理现状来看，很多医院实行的档案管理制度并未参照规范化、科学化的管理理念，对于如何管理医院档案，又或是如何应对管理过程中已出现的失误等阻碍，都没有设定明确、清晰的规范标准。例如，因缺乏制定规范化的档案管理制度，导致部分医院在档案管理中长期存在分工不明确，遇到责任相互推诿的种种负面事件频频发生；同时，也正由于制度的不规范，使得部分档案管理人员漠视管理工作的保密性，出现医院机密档案泄露的问题，给医院形象造成了严重的负面影响。

（三）队伍专业素养待强化。如今医院档案管理信息化的水平不断提高，这既为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。医院在市场经济的调控和竞争之下，一直都将发展战略重点投放在经营上，对待档案管理工作的态度可谓是一种可有可无的存在，由此对待档案管理工作人员重视度不高，从而导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展进程。就如信息时代下，对于档案信息化的建设不仅要求从业人员需要具备传统档案管理知识外，还需要熟练运用信息库处理技术。然而，实践中很多医院档案管理人员对信息技术的掌握度远不能满足医院电子档案管理标准与需求。

3 优化医院档案规范化管理的施行办法

（一）更新档案规范管理理念。此行不仅是提高医院档案管理水平的前提和基础，还能够使员工规范自身行为，维护医院良好形象。对此，可开展座谈会议、实例分析等活动来宣传档案管理工作的重要性，特别是医院管理层应以身作则，借以示范带头作用来端正医院全体员工对档案管理的认知，同时，档案管理人员自身也应清晰认识到本职工作的重要程度，藉以不断强化专业技能，提高工作效率，树立对本职工作的荣誉感和自豪感。

（二）强化全员管理业务素质。专业水平的低下与之业务素质的缺失，只会让档案管理工作散漫，无序可循。可见，档案管理人员工作能力高低对于档案管理水平的影响力之大。所以，对于在岗人员，应定期开展专业技能培训，使其工作能力得到有效提升，并在实践中得以有效运用。与此同时，还应加大奖惩制度的实施力度，以激励的形式来端正档案管理人员工作态度，使其工作更加细致尽责，降低失误、纰漏等风险的出现机率。

（三）拓展档案收编归档范围。即不仅对于书面纸质材料的收编归档，还要全面收集需要归档的音频、视频、图表等信息化资料。在这一过程中，必须明确每一部门、每一岗位人员的工作职责，明确分工制度与相关人员的责任归属，确保每一环节的衔接有序。除此之外，对于档案借阅的流程与制度亦应加以完善，有如登记、审批、查阅、复印等各个细节都应逐一载明，一方面可防止在借阅过程中档案的受损或遗失，另一方面也可以在遇到问题时准确追查，落实具体责任人。

（四）完善档案管理规范制度。档案规范化管理是医院档案管理工作开展的重中之重，所以对其管理制度的制定必须严格审视，参照实际情况与需求可能性，以及权衡各部门、各对象受众的利益。比如，制度中必须对档案管理工作的每一环节有明确的分工指引、具体工作细则、详细的管理要求、严谨的奖惩措施、完善的应急预案等。此外，还应对档案的复印、备份以及保密等问题作严加规定，以提高档案管理人员的警惕性，降低管理失误风险。

（五）推动档案的信息化管理。身处信息化时代的每一行业都在积极推行信息化建设，由此，档案信息化管理同样也是医院信息化建设的方向之一。信息化的档案管理不仅使得档案更便于相关人员的查阅与利用，同时亦有益于档案资料的长久保存。有鉴于此，医院应吸取先进的管理经验，加大对档案信息化管理的资金投入，根据医院实际情况与经济实力合理适度地引入相关先进设备，对以往的纸质档案以电子文档形式收编归档，同步设置电子检索功能。但是，在全面推广信息化管理的同时，须知道发达的信息技术也是利弊同在的，在享受信息技术为档案管理带来的便捷时，必须严防电子档案遭受网络攻击或恶意窃取等技术漏洞的出现。

4 结语

档案管理水平是医院综合管理能力的重要方面，也是医院综合实力的重要体现。如今信息技术的发展为医院档案管理提供了新的可能和发展空间，同时也使医院档案管理面临前所未有的挑战，所以医院管理层要抓住时机，不断创新使之医院档案管理工作更为规范、更为高效。

参考文献

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[2]陆漫漫.新时期加强医院档案管理的途径分析[J].办公室业务， 2014（05）.

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