于应华，罗丽萍



信息化背景下高校档案材料的收集

于应华，罗丽萍

（湖南城市学院档案馆，湖南益阳 413000）

信息化背景下，高校档案材料收集工作出现了许多新特点，特别是民生档案的利用率越来越高，使档案材料收集的范围、方式等发生了重大变化，对档案材料的质量要求也日益凸显。因此，高校档案材料收集工作必须采取新方法：注重基层调研、完善管理制度、拓展收集渠道、提高人员素质、加强考核评比。

信息化；档案收集；新特点；新方法

随着信息技术的发展、国家政策的变化以及广大民众档案意识的普遍提高，档案作为一种重要的信息资源和信息资产，正逐步成为善治良政和问责的主要依据。档案材料收集的范围、形式、内容、要求及收集方式、途径、特点等都发生了很大变化，档案工作者只有与时俱进，紧跟形势，了解国家政策的变化，努力掌握现代信息技术，积极探讨并践行高校档案材料收集的新途径，才能胜任新时期档案工作，圆满完成各项工作任务。笔者结合实践，就信息化背景下高校档案材料的收集谈点个人浅见。

一、信息化背景下高校档案材料收集新特点

（一）民生档案已经摆到了突出位置

随着国家科学发展观的深入贯彻落实，民生问题成为党政领导关注的重点，特别是新一届中央领导集体理政以来系列重大民生政策出台后，涉及人民群众切身利益的民生档案价值日益凸显。高校档案是民生档案的重要组成部分，是全体教师、学生在教学、科研、管理及社会服务等活动中形成的维护师生合法权益的原始凭证。高校民生档案主要包括与教职工、学生切身利益密切相关的人事、奖惩、工资福利、师资培训、职称评定、科研成果、招生录取、学籍管理、毕业证、学位证发放、医疗保险、聘用合同、房产证明等方面的档案，这部分档案在高校解决民生问题时发挥着不可替代的凭证作用，对构建和谐校园具有重要意义。因此，高校档案工作要以人为本，满足广大教职工、学生的各种需要，就要求我们建立起覆盖广大教职工、学生的档案资源体系，建立起方便广大教职工、学生的档案利用体系。为此，档案工作者应做到与时俱进，时刻关注各职能部门政策的新变化、新动态、新人新事，并及时调整档案材料的收集范围，让档案资源体系建设覆盖所有被档案记载过的人和事。否则，一些重要的人和事随着时间推移、地点变迁，在档案资源中就容易成为空白，当需要利用相关档案资料时，就无法满足其需要。

《高等学校档案管理办法》规定：高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。该办法明确将学生档案纳入归档范围并单独设类，体现了以人为本和重视民生的重要理念。当前，高校民生档案利用率特别高，如毕业生利用在校学籍档案为其就业、读研、出国、职称评聘、调动工作等办理各种证明；也有用人单位来函或来人查阅档案对学校毕业生学历、学位等相关信息进行认证等，这就需要高校档案管理部门根据服务对象的不同需求做好工作，以满足社会各界人士及广大师生对档案利用的需求，发挥高校民生档案的独特作用。

（二）档案材料收集的范围有了明显改变

根据《高等学校归档范围和保管期限》的规定, 高校民生档案涵盖的范围较广，学生档案、人事档案、教学档案、文书档案、科研档案、基建档案、会计档案中都包含有大量民生档案的内容，其形成主体具有多元性。因此，高校不能简单地建立一种专门的民生档案类别，只能在做好其它类档案工作的同时，注重民生档案的收集形成、归档管理。但由于高校目前执行的《高等学校归档范围和保管期限表》仍是国家教委在20世纪八九十年代制定的规范和标准，一直没有调整，一些反映高校民生需求的档案材料不在归档范围，针对这一情况，档案部门需引起高度重视，广泛开展实地调研，抓紧制定相关制度加以规范。

近年高校档案工作实地检查、考核中，发现一些重要民生档案材料未纳入归档范围，没有存档。例如，学校组织部门产生的关于大学生村官材料、选调生材料，团委产生的关于大学生西部志愿者计划材料及名单，保卫处产生的关于大学生征兵入伍名册及相关政策等，都因是近年新产生，没纳入归档范围，所以没有存档。检查工作结束后，学校档案馆逐一上门收集，进行整理归档。另外，也发现一些重要的档案材料，如毕业生学士学位审批表、返校补考成绩表、补发毕业证、学位证名册等相关档案材料及电子数据未存档等问题，这些都是重要的、新出现的民生档案，要求我们档案管理机构及时将它们纳入归档范围进行收集。

（三）档案材料收集的方式有了较大创新

高校档案材料的收集，过去局限于接收简单的纸质材料，现在已进入数字信息化时代。在信息化背景下，高校档案材料产生来源广泛、形式多样、内容丰富，出现了新技术、新领域。尤其随着社交媒体的出现，档案材料更是众出多门，沿用常规惯例的档案材料收集方式，不仅不能发现新问题，还会造成大量具有重要意义的新型档案材料丢失。另外，随着档案信息化建设步伐的加快，高校档案接收工作对接收原生档案信息的要求越来越高。今后要做好高校档案材料的收集工作，必须主动出击，采取灵活多样的方式、途径，多渠道、多角度收集。既收纸质材料也收电子材料，既接收各部门常规移交的档案材料也不放弃对学校重要名人、重大历史事件档案材料的征集，档案工作人员还要经常了解信息参与学校重大决策和活动，拍摄第一手现场材料或获取社交媒体重要评价材料。

另外，数字信息化时代的到来给档案工作本身也带来了新的挑战，档案工作要与时代协同发展就必须应对新的变化。根据湖南省档案局档案信息化建设的要求，今后各单位移交档案必须是“两套制”，即传统载体的实体档案和相对应的数字化档案。[1]与此同时，档案材料在收集过程中还要采用先进技术和手段保证电子文件本身的真实性、可靠性和完整性。

（四）档案材料收集与高校业务活动的联系更加紧密

档案材料的收集要确保电子文件本身的真实性、可靠性和完整性，就必须确保与文件相关元数据的真实、可靠和完整，档案工作者就必须重点关注文件材料的产生与管理过程，将文件的形成、捕获、组织和利用置于文件之前，促进整个文件管理过程的统一。

特别是随着网络应用的普及，一些新的社交媒体的出现，使得传统的文件管理模式被打破，业务流程更加灵活、开放，反映在文件上则需要建立起文件追踪，以记录文件随业务流程而产生的变化。[2]将文件管理关注的重点从管理对象转向管理过程，突出文件管理在辅助政府治理上的重要作用。特别是数字环境下文件管理的复杂性，电子文件的连续管理、全程管理、前端控制以及元数据的提取与运用等问题，[3]档案材料的收集工作就应考虑如何主动加强与高校业务活动的联系，记录信息，组织归档，将应用软件引入档案文件管理，高校档案事业才能可持续发展。

（五）档案材料收集的质量要求日益凸显

文件是指“组织或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和资产的信息”。[4]将文件作为资产进行管理，突出了高校文件档案管理的重要地位，同时对文件档案材料收集的质量也提出了更高要求。

高校档案要成为善治良政和问责的依据，必须运用科学的方法和规范的标准管理档案，收集到真实可靠有用的信息，能赢得各方信任。特别是信息化、全球化背景下高校业务工作更具开放性、动态性特点，需要基于证据的业务治理，支持高效率和高效益的业务运行，以减少风险、快速应对动态复杂的业务环境变化和审核业务绩效，节约资源、减少成本、改进效率，文件形成和控制成为业务治理的有机组成。[4]其预期结果是文件质量得以保证，基于证据的业务治理活动能够满足信息通讯技术动态变化的需求。这就要求提高档案材料收集工作的质量，准确捕获鲜活、真实、原始且齐全完整的第一手档案材料。

二、信息化背景下高校档案材料收集工作必须采取新方法

（一）注重基层调研

高校文件档案材料产生于高校各机关处室、教辅单位及二级学院的教学、科研、管理等各项工作实践中，是伴随各项业务活动而形成的，是对各项业务活动最原始、最真实的记录。档案材料产生的质量、数量及新技术的采用程度，与各项业务活动的布局、谋划、安排紧密相关。因此，高校档案馆要根据高校业务活动运行的规律，有目的、有计划地深入机关处室、二级院系开展广泛调研，探讨档案材料的运行规律、发展方向，明确档案材料收集工作的方向、重点、难点，以及采用的新技术和可能产生的社会反响，保证档案材料收集工作积极主动、有的放矢。另外，通过调研还可拓展收集领域，丰富档案内容，制定切合实际的工作目标，明确未来工作发展方向及档案材料的收集方向，促使档案工作向基层延伸、向特色领域延伸，向新行业、新载体延伸，做到业务工作发展到哪里，档案资源就收集到哪里。

（二）完善管理制度

高校各机关处室、教辅单位及二级学院形成了丰富的档案材料，多角度全方位地反映了这些基层单位的工作情况，要加强这些单位档案工作的管理，就必须掌握各部门档案材料的形成规律，必须为文件管理任务的完成提供综合的管理指南和详细的工作原则方法；必须制定文件管理方针政策和程序，逐步完善信息化背景下高校档案材料收集的归档范围，督促并指导各部门和基层单位完善档案管理制度，制定好本部门文件材料归档范围和保管期限表，做到定时集中收集与阶段性零散收集相结合；确保所产生的档案材料应收尽收并归档保存。特别是关系到民生的档案材料，应该成为我们档案材料收集工作的重点，如各类学生的各种等级考试成绩、所获得的资质、奖励、合同、协议及科研成果等材料，本部门教职工包括临时工在内的所有资金发放名册、资质、奖惩、合同、协议及科研成果等信息都应该纳入档案工作的体系当中，并作为体系的中心形成规范的文件材料流向制度。另外，还要督促帮助基层单位保管好、利用好这些档案，有效地为教职工和学生服务，及时将有价值的重要档案上交学校档案馆，以便保存好学校重要的信息资产。

（三）拓展收集渠道

文件材料是最原始的历史记录，是事件最直观最生动形象的当时当地的真实记载。高校每一件大事其过程都是复杂的，涉及时间或许很长，牵涉人员可能很多，工作环节、步骤、头绪多，条件要求高，且对内对外联系广泛，产生的影响很大。专兼职档案员为了收集到详细生动的第一手文件材料，必须及时跟踪，记录精彩瞬间，这是一种非常重要且非常有效的收集渠道。与此同时，高校的重大事件不仅会对学校内部产生重大影响，必然也会对社会产生重大影响，受到各级社会媒体的广泛关注，或是报道，或是评价。这些文件档案材料都是记录、反映事实的重要素材，专兼职档案员要把这些材料收集好，作为档案形成过程的重要补充，多角度反映立体的大事件。

（四）提高人员素质

信息化背景下，高校档案材料收集工作做得好不好，关键在于人员素质。作为专门从事这一工作的专兼职档案员，应该具备四种意识，即主人翁意识、责任意识、学习意识、创新意识；要与时俱进时刻关心、关注学校发展大事和要事，进一步转变观念，重视所有涉及人的档案的价值，树立“人的档案最重要、最具有价值”的新观念。为此，高校档案管理部门要通过召开专门工作会议，举办相应业务培训，提高专兼职档案员的素质，要组织力量紧紧围绕档案工作中急需解决的关键技术问题开展攻关，不断提高档案工作的科技含量，逐步实现存储数字化、管理现代化、利用网络化。

（五）加强考核评比

在年度检查及考核评比过程中，我们发现造成档案材料遗漏大致有三种情形：一是有些单位的兼职档案员变动频繁，业务不熟，工作被动，导致本单位重要档案材料未能及时收集归档；二是个别单位兼职档案员工作教条，缺乏主动性和敏感性，明知单位随着形势发展新产生了一系列重要特色材料，但对这些材料熟视无睹，不闻不问，没有及时收集，只按部就班按原来本部门档案材料归档范围收集，应付了事；三是个别单位因分管领导档案意识谈薄，没有将档案工作纳入单位工作计划，纳入职责范围，没有形成规范的文件流向制度，致使本单位一些重要的档案材料无人收集整理归档，造成不可估量的损失。档案馆不是权力部门，不能指挥和命令其它单位或部门，只能晓之以理，动之以情，多深入基层开展档案工作检查，借助考核评比和表彰手段督促其完成档案工作任务。

工作实践证明，通过年度检查及考核评比，一方面能发现各单位或部门职能工作中出现的新情况、新问题，出现的新人、新事、新材料，及时收集一批重要档案材料，实现平时收集与零散文件收集相结合。零散文件收集是丰富馆藏的重要补充。另一方面，能查漏补缺，发现上交档案中遗漏的内容，及时采取补救措施，帮助“帐外”文件的收集。有些机关内部文件或外部文件，未经过文书部门收发登记，这些文件不易控制，但很有价值，例如，领导人或专业人员开会带回来的会议文件，单位领导人在有关会议上的讲话稿，以及体现会议（活动）的照片、录音、录像材料；还有本单位与外单位或个人签订的合同、协议、责任书等。通过开展档案工作的年度检查考核，能确保学校档案材料上交齐全、完整。

参考文献：

[1] 胡振荣. 强化公共服务规范行业管理不断提高全省档案事业科学发展水平——在全省档案工作会议上的讲话（2014年2月24日）[J]. 档案时空, 2014(4): 6.

[2] 黄霄羽, 钱红梅. 国际档案界的新思想——对文件管理信息学及统一理念的初步理解[J]. 中国档案, 2013(7): 50-51.

[4] 安小米, 李音, Judith Ellis. ISO 30300 & ISO 30301文件管理国际标准及其新发展[J]. 中国档案, 2012(2): 51-52.

（责任编校：彭 萍）

Collection of Archives of College Under the Background of Information

YU YinhuaLUO Liping

（Library of Archives, Hunan City University, Yiyang, Hunan 413000, China）

Under the background of information the collection of archives materials appears many new features. In particularly the archives of people’s life used in wide scope, great changes of collection scope and many collection ways and means. The quality requirement of the archives is higher. It is, therefore, that the collection of higher learning archives should take new method on the basic investigation and should raise the collectors’ quality.

informationization; collection of archives; new features; new ways and means

G 278.6

A

10.3969/j. issn. 2096-059X.2015.05.022

2096-059X(2015)05–0106–04

2015-01-24

湖南省哲学社会科学基金项目（11YBB074）

于应华（1969-），女，湖南沅江人，副研究馆员，主要从事高校档案管理研究；罗丽萍（1985-），女，湖南澧县人，主要从事高校档案管理研究。