夏春波

摘 要：本文介绍了电子档案的管理现状、档案信息电子化的利弊及电子档案如何更好地普及应用等分析。

关键词：电子档案;电子化利弊;普及应用

1 电子档案的管理现状

纵观近几年电子档案的发展情况，各类单位的档案数量急剧增加，面对与日俱增的档案数据，传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。

档案管理工作并不是许多人认为的那样，并非简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，电子档案是十分有必要的。

2 档案信息电子化的利弊

2.1电子档案的优越性 电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它借助了电子信息技术，是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料会影响档案的真实性和存储时间，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。……