胡嫄

[摘 要]高校后勤档案直接记载和保存了后勤工作情况，因此，是高校档案工作的重要组成，对于保证后勤管理工作的顺利开展具有十分重要的意义。应注意的是，目前我国高校后勤档案资源普遍存在着开发利用不足等情况，因此，本文重点分析了后勤档案的价值及重要性，并就如何加强高校后勤档案资源的开发及利用进行了探讨。

[关键词]高校；后勤档案资源；开发；利用

高校后勤档案涉及内容十分广泛，包括高校建设、发展，后勤服务、管理等工作的方方面面，是高校后勤工作的宝贵财富，也为整个学校提供了珍贵的资源。因此，必须积极开发和利用后勤档案资源，以最大限度地实现后勤档案的价值。

一、高校后勤档案的价值及重要性分析

后勤档案是高校档案建设的重要组成部分之一，对于维持高校正常运转，实现后勤管理工作的科学性及有序性具有十分重要的作用。1）高校后勤档案见证了后勤工作的发展，真实记录下了高校后勤建设的逐步推进。因此，只有充分开发和利用后勤档案资料，不断总结历史经验及教训，方可逐步增强高校后勤工作的质量，进而推动后勤管理水平的不断提升；2）后勤基建档案记录了高校所有基建工程规划、施工、改建、维修等方面的技术材料。一旦此类档案缺失，将会对后勤管理及服务工作带来严重的影响；3）高校后勤工作往往一环套一环，但后勤领导及职工变动却较为频繁，若不充分利用和参考后勤档案，将很难保障后勤工作的连续性及有效性，也无法做出正确的决策；4）是学校评估工作的重要内容之一；5）是高校校史教育的基本载体。后勤档案承载了高校艰苦建校的成就，是高校发展的缩影。因此，利用后勤档案可以对广大师生进行校史教育，以提高师生的思想觉悟，号召大家继承和发扬勤俭节约、艰苦奋斗的传统精神。

二、加强高校后勤档案资源开发及利用的措施分析

（一）充实后勤档案资源，为档案资源的开发及利用创造条件

高校档案工作是以后勤档案的收集与接收为基础开展的，因此，不重视档案的收集与接收，则后勤档案资源的开发与利用也无从谈起。有关部门必须逐步扩大后勤档案收集门类及接收范围，加快构建数目庞大、结构科学、内容丰富、质量佳、个性化十足的后勤档案资源信息化保障体系，确保馆藏档案适应现代社会的需求，推动高校后勤档案资源的充分开发及利用。在档案资源开发利用过程中，应时刻谨记长、短期效益相结合，虽然某些档案短期内无法得到充分利用，但并不表明该档案毫无开发和利用价值。具体而言，应从如下方面做起：（1）就后勤档案部门而言，应转变传统档案资源分散管理体制，组建综合档案管理部门，以便对高校后勤档案进行统一管理；（2）就档案馆而言，应继续坚持馆藏数量同质量并存的原则，除了继续扩大收集和接受范围以外，还应对档案质量进行严格把关。转变中文档案为主的局面，加强各单位所保存专业化档案的收集和接收力度，致力于满足信息化社会的需求，以更好地服务社会经济建设；（3）建立健全后勤档案补充制，设法将社会及个人手中所保存的珍贵历史资料进行收集；（4）逐步扩展电子档案的征集范围，打破普通档案入馆的限制，将重点放在党政机关电子档案的征集方面，实现电子档案与纸质档案的相互补充。

（二）构建完善的后勤档案检索系统，为档案资源的开发与利用提供途径

针对后勤档案检索工具单一、速度慢、功能少、效率低等问题，应加快档案检索工具体系的建设，以馆藏实际情况为依据，构建合理、完善的检索体系，确保检索工具的规范化及标准化，能够全面体现档案的内容、特点、形式及保存点。1）加快对全引、案卷、专题、机读等目录进行检索工具的编制，确保档案开发利用者能够利用检索工具快速、准确地找出所需信息；2）搞好诸如大事件、汇编、简介等专题编写工作，以便开发与利用。同时，加强编研力度，利用科学手段对档案资源进行分类、总结、加工及处理，有针对性地对各类档案信息进行编辑，为档案信息服务提供途径，并为档案利用人员提供完善的信息资源，以最大限度的发挥档案效能；3）加强档案开发利用反馈情况的收集与分析，以及时了解后勤档案工作存在的问题，及时掌握社会最新动态与需求，提高档案的开发利用效果。

（三）加快后勤档案资源的信息化建设，实现档案开发与利用的不断创新

如今，档案馆数字化建设已成为高校后勤档案工作发展的基本趋势，较传统档案而言，数字化档案具有信息化、高效化、系统化等特点，且开发、利用过程不受时间、地点等限制，可以随时进行档案资源的异地检索，利用数字化处理技术有效解决档案原件利用与保护之间的矛盾，确保原件能够得到持久的保存。一方面，应加快后勤档案数据库及信息化的二次开发，利用计算机及信息技术，对后勤档案信息进行再次开发，推动档案资源开发及利用的二次升级，充分挖掘档案中所蕴藏的巨大价值；另一方面，应制定科学的信息化流程，先对目录数据库进行构建，然后，逐步推动后勤档案全文数字化的实现。对于办公所形成的电子文件，可利用网络直接进行收集，而库存档案需要进行扫描；此外，应构建完善的档案信息系统，对档案资源进行多方考察和编研，加快后勤档案信息的再次开发，利用各种形式对档案资源进行发布，使用户充分了解后勤档案的价值，从而确保后勤档案资源的全面开发与利用。

三、结束语

综上所述，后勤档案是高校档案的基本组成，全面开发及利用后勤档案资源对于高校后勤工作的开展、继承和发扬高校传统精神、促进校园文化的和谐发展均具有十分重要的意义。因此，必须对后勤档案资源的开发及利用工作给予足够的重视，全面推进档案的数字化建设，为高校各项工作的开展提供服务。

参考文献：

[1]周柏昆，黄彦清.浅谈档案建设在高校后勤工作中的重要作用[J]. 中国高校后勤研究， 2012（2）：85-88.

[2]林端庄.高校后勤社会化与档案管理[J].兰台世界，2011（7）：48-50.