叶文燕

【摘 要】人事代理相关服务是基于人事档案的管理实现的。人事档案的作用是知人用人的重要依据，是人才开发的重要信息源。一份人事档案可以提供一个人成长的基础数据和系统全面的信息。人事档案管理过程中存在很多不规范的操作，容易造成档案更新不及时、材料缺失等问题，给人事档案管理工作带来困难。

【关键词】人事档案；管理

人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、工作实绩、政治思想等内容。随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理存在着诸多问题，有待加以改善，从而提高人事档案的管理和利用水平。

一、我市人事档案管理过程中出现的问题

（一）人事档案利用目的转移，利用率的下降。一是档案功能的弱化。以往档案作为记录个人学习、工作经历、考核奖惩、思想政治状况等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，帮助确定干部身份、代缴养老保险、保留连续工龄、转正定级、调整档案工资等。而随着社会制度的改革，情况出现了一些新变化。如温州市已打破干部身份这一说法，养老保险、医疗保险可以代缴，企业工资实行灵活制，不再完全依据档案情况等。二是以个人代理为主导致的档案动态更新慢，代理少。数据库显示，2013年温州市生源的毕业生为41600人，但是全市毕业生到档数为27156个，前来办理有单位代理的有15760人，个人未就业代理的为1319人。主要是有的学生的档案滞留在毕业院校，有的转到省高校毕业生就业指导中心，有的转给用人单位。三是档案保管收费机制引发的弃档。现在温州市本级的档案保管还是有偿机制，对于需办理人事代理手续和档案更新要按有关规定收取一定的档案保管费。因此，人才服务机构出现了人档分离的现象，给人事档案管理带来日益剧增的压力。

（二）档案管理人员业务不熟悉，档案管理制度执行差。一是在人事档案的管理中，很多人才服务机构或者单位缺乏专业的人事档案管理人员，档案管理人员很多是临时聘用的，有些是行政或人事部门人员兼职，并且没有组织专业知识培训，以致档案管理人员专业程度不够。二是人事档案长期得不到整理，最常见的是一个人的材料一个文件袋，有归档材料时往里一装，根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。有的单位组织不相关人员对档案进行整理，有的甚至整理自己或亲属的档案，严重存在零乱无序、档案泄密和材料丢失等问题。

（三）管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已经被普遍采用，但在我市一些先进技术手段还没有充分体现和发挥。人才服务机构和一些有人事档案保管权限的单位仅收集整理材料，只立足于管理，对现代化、信息化很少涉及。对需要政审的人事档案，用人单位还需到人才服务机构进行手工调阅，基本没有实现无纸化、网络化阅档。

（四）硬件设施差。对于档案室管理必备的条件落实差，个别单位没有专门的档案室，有的单位档案多，档案室狭窄、潮湿、设备不配套等现象，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观、整洁，以及档案的完整性。

二、对我市人事档案管理的建议

（一）在人事档案信息的开发利用上，应从形式上由完全被动变成部分主动服务，从内容上由单一狭窄变为丰富全面。一是不仅人事组织部门、人事档案管理人员应掌握和贯彻党和国家有关人事档案管理方针、政策、法规，而且还要引起各级领导的高度重视，并自觉遵守人事档案管理的规章制度。二是要提高档案工作效率和利用效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，通过网络查阅不属于保密范围的档案信息，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，实现人事档案信息资源的有效共享。三是我省将在2016年1月1日起对人事档案实行无偿保管，有关经费纳入财政经费管理，以此推进流动人员档案规范管理。

（二）加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事代理工作政策性、专业性和技术性强，对档案人员素质和能力要求较高，档案人员素质和能力也直接关系到人事档案管理工作效率和服务水平。尤其是人才服务机构，作为人事档案管理集中地，更应注重人事档案管理人员素质和能力的培养和培训。一方面要提高对政策法规、信息管理，代理业务操作技能等方面的知识培训，做到档案管理专业化。另一方面要提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作是一项政治工作，坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科学管理的原则和方法，提高人事档案管理的质量。

（三）改革陈旧的管理方式和管理手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。要加速领导观念的转变、配备合格的档案管理人员、增添必备的管理设备、并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统的、科学的管理，使其更好为现代化建设服务。2013年底我省已经提出对全省流动人员人事档案信息实行“软件统一、分级存储、安全诚信、共享使用”，由省里统一组织开发“浙江省流动人员人事档案管理信息系统”，逐步建立纸质档案、电子档案和影像信息并存的信息管理系统。各市县统筹规划、分步推进，逐步实现省、市、县三级互联互通、建立规范化，信息化、网络化的流动人员人事档案管理体系，逐步完善人事档案管理。

（四）加强档案工作的基础设施建设。加强档案管理的软硬件设施建设，改善档案管理环境。加强对档案室的资金投入，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁质的档案柜；经常检查库房的防火、防潮、防驻、防盗、防光、 防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管办法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。

总之，人事制度改革的过程中，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照我市发展趋势，采取有效措施，积极探索档案现代化管理模式，才能走出我市目前人事档案所存在的困境。endprint