兰岚

随着社会的发展和科技的进步，电子计算机等技术的使用迅猛发展，办公自动化水平逐渐深化，机关档案管理工作也迎来了新的机遇和挑战。机关档案工作者面对这一挑战，应当紧紧抓住机遇，加快机关档案工作信息化程度的步伐。推动机关档案信息化建设，对于做好机关档案工作，服务机关各项工作，适应时代和社会发展对机关档案工作创新提出的客观要求，以及更好地服务于全面小康社会的宏伟事业，都具有积极的意义。

一、机关档案工作信息化的必要性

随着电子政务的发展，机关档案管理信息化、电子化成为一个必然的选择。机关政务信息化、办公自动化、无纸化的发展，使机关档案的生成方式发生了很大的变化。诸如文件的起草、签发、编号、归档等流转过程要在计算机和办公内网中进行，这样形成的档案前身是机读文件，那么档案也自然是机读形式，这些档案的存储及利用方式与以纸质载体形式存在的档案有很大差异。因此，实现机关档案信息化是机关档案管理及利用工作发展的必然趋势。机关档案信息化的实现是改善档案管理工作的需要，是实现办公自动化的需要，是档案载体更新换代的需要，是深化档案利用的需要。实现机关档案信息化能够使档案查询利用方式更加便捷，方便档案信息资源共享，从而提升机关档案管理的规范性，有效提高机关工作效率，节约各项资源。

二、做好机关档案信息化工作应遵循的原则

（一）规范性原则

要建立健全机关档案数字化规章制度，制定相应的机关电子文件归档、保管、利用工作的标准和规范。档案数字化是档案信息化的一项基础性工作，必须遵循统一的标准、规范，才能确保数字化档案信息资源在机关内部的互联互通和共享共用。档案归档时应对电子档案进行全面、认真的检查。在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠，在载体上检查是否有利于长期保存，能够长期提供利用，在技术方面应检查归档的电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。在电子文件归档、传统介质档案数字化、数字档案的保管传递、利用等工作实现有序化、标准化、规范化。

（二）安全性原则

确保数字档案的原始凭证作用和网络的安全是档案信息化建设的重要保障。随着信息化、数字化、网络化的普及和不断深入，网络的不安全性及威胁也日益显现。机关的文件材料涉及到国家的大政方针、内政外交，涉及的机关的各种行政事务，因此机关的政务信息工作、档案工作必须做好保密工作，重视网络安全技术，采取有效的安全策略，充分保证机关档案信息的安全性。

（三）文档一体化原则

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此这一原则是机关档案信息化建设的前提。这就要求机关档案工作人员把信息化纳入到办公自动化的总体格局之中。档案工作人员要积极参与到此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求，有利于电子文件顺利归档，保证电子文件收集的齐全完整。

三、加强机关档案信息化管理工作的措施

（一）加强对数字化档案信息的管理

有效管理数字化后的档案信息，才能保证日后对档案信息的有效利用。随着计算机、信息网络技术的发展，档案管理信息化的技术和水平也随之不断发展，应加强对其有效管理。第一，加强对档案文件目录信息检索系统的建立和应用管理。档案文件目录信息检索系统的应用，应该说是机关档案信息化的最初模式。由于档案保管部门保管档案数量巨大，档案利用频繁，为了提高查阅效率，档案部门利用计算机进行档案木纹和文件级目录著录，以达到快速检索的目的。第二，加强“文档一体化”管理。国家档案局提出“文档一体化”管理思路，目前许多机关档案部门尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成到文件办结归档阶段及档案管理阶段称为一条流水线的操作过程。“文档一体化”计算机管理，能够避免应归档文件材料的认为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文书立卷的效率。第三，加强对机关档案管理应用系统的建设的管理。档案管理应用系统应当涵盖档案行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等多方面的系统工程，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理

（二）创新管理模式，提高机关档案信息化水平

运用信息化的成果，创新档案数字化管理手段，提高机关档案管理信息化水平，是实现机关档案管理工作可持续发展的必由之路，也是提高服务质量和效率的重要途径。机关档案管理信息化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。机关档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而通过信息化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，并能保证过程的正确性和信息的时效性。

（三）确保机关电子文件信息的安全

第一要在信息化的过程中做好保密工作。机关档案包含着各种机关制定的法律和决定，管理国家内政、外交、军事等方面的行政事务文件等，具有很大的重要性，所以保密工作一定要做好。第二要解决好电子文件的保存问题。电子文件记录在电子载体上的信息被密封保存，不会直接受到外界空气中水、灰尘及有害气体的侵害。电子文件中原始信息的长期安全保存问题是档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。第三，实行机关电子档案与纸质档案“双套制”保存。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质档案盒电子档案一并保存。归档时使用不同的编目方法和存储装具。

（四）提高机关档案工作人员素质

机关档案信息化建设既是一项长期的、艰巨的工作。又是一门技术性强、专业要求高的工作。一方面，新招录的机关档案工作人员应优先从具有本专业背景的考录者中录取。另一方面，从目前机关档案管理部门实际来看，现有在岗的机关档案工作人员大多不具有档案专业背景，甚至有相当一部分工作人员文化水平较低，因而应经常对这一部分机关档案工作者进行继续教育和知识更新。机关档案工作者应不断更新学习理念和学习方法，掌握现代化档案管理方法和手段，做到与时俱进，不断提高档案工作水平，做好机关档案信息化工作。endprint