尹恒宁

（扬州职业大学，江苏 扬州 225009）

就业评估是省教育厅对高校就业工作进行检查的一种手段，也是对高校实行监督和考核的主要形式。就业评估加速了高校毕业生就业工作的改革速度，提高就业质量，档案材料是否完整是一所学校能否达优的重要依据，直接影响就业评估的结果。因此，高校档案与就业评估有着密不可分的关系，各高校应加强领导，增强档案管理意识，建立完善的档案管理制度，明确归档范围和要求，加速推进档案管理的信息化进程，切实提高档案管理水平，确保档案在评估过程中发挥更好的作用。

一 高校档案对就业评估的影响

“就业评估档案”是各高校根据教育厅印发的《普通高等学校就业工作水平评估方案》，以学校各类原始档案为基础，按照评估指标的要求，进行系统整理加工补充汇编而成的档案，它与高校档案各门类的关系是相互交叉和包容的，就业水平评估是对高校以毕业生就业工作为中心开展的全面检查，档案是学校在各项工作活动中形成的历史记录，客观地反映了学校的发展变化。因此，学校各类档案的科学、规范、齐全的管理是建立优质评估档案的重要前提和保证。目前，各高校都把迎接就业评估工作当做头等大事来抓，并以此为契机来推动学校的改革与发展，真正达到“以评促建、评建结合、重在建设”的目的，全面提升学校的就业质量。

（一）高校档案是就业评估的基础和依据

高校就业评估与档案管理是一种相互联系、相互依存、相互促进的辩证关系，档案是在平时工作中逐渐积累整理起来的原始材料，是最真实的记录、最直接的再现，具有权威性的作用，有着其它资料不可替代的功然和作用，是令评估专家信服的第一手资料。评估需要档案，如果没有档案作为依据，任凭高校领导怎样雄辩，评估专家也不能凭空相信，难以科学地对高校进行总结。评估专家获取受评高校信息的途径主要有两条。一是获取按评估指标体系整理、汇编的背景材料和支撑材料，这些材料大多来自档案。二是通过调查访问、现场听课、听取汇报、民意测评等形式直接收集评估信息，但由于受时间、人为因素的影响，此种途径获得的信息可能只是反映局部，暂时的表面现象，因此高校档案仍然是评估专家对受评高校作出符合实际评价的原始依据。专家组大部分时间在审阅自评报告和查阅各种档案资料，初步了解学校情况，然后通过实地查看、就业网络操作演示、个别访谈、查阅问卷调查、测试、召开座谈会等形式，对就业工作进行全面细致的了解和分析，最后作出定论。无论评估工作的程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都将凭借大量的档案材料，形成对一个高校客观全面的评价，否则评估工作就会成为无源之水、无本之木而无法进行，那么就会影响评估结果。

（二）档案在就业评估中发挥重要作用

档案是在评估中不可缺少的依据和参考资料，它是我们了解过去，预测未来，从中寻求学校发展的过程和规律，做出科学决策的可靠依据，在评估中的重要作用是任何其他资料都不可替代的，高校评估结果直接关系到一个高校的前途和命运，也影响到广大高校师生员工的切身利益，而影响高校评估结果的最直接因素就是高校档案，就业评估过程中，由于评估专家组对被评高校各方面情况考察的时间十分有限，要想全面了解学校就业工作的动态运行情况，需要查阅大量的档案资料。事实上，无论是什么形式的评估，都需要从大量的统计报表、数据、文字说明和其他载体的档案资料中考察一所学校就业工作开展情况，就业工作的指导思想，就业管理人员的学历层次，毕业生就业工作制度是否健全，就业经费的投入，就业工作设施的投入，就业指导工作的开展情况等等，高校档案在评估中的表现既有助于检阅高校档案工作的成就，更便于及时发现档案工作的不足，从而推动档案管理相关制度的完善，促进档案管理工作。高校档案因其独有的真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的依据，是全面展示学校工作与就业特色的信息窗口，是高校建设和发展的历史见证，对于受评单位的工作起了重要的支撑和验证作用，同时也是衡量学校就业质量和管理水平的一个重要标志。因此，收集齐全完整、整理科学规范的档案资料是开展各种评估工作的基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作，进而对学校作出科学、合理的评估所必不可少的依据。如果没有完整的就业档案管理体系，要对一个高校作出客观、公证、全面的评估是不可能的，换言之，要使学校顺利通过专家组的评估，档案工作规范化管理起了重要的作用。

二 就业评估工作促进高校档案事业的发展

经济的全球化，必将引起教育和文化的国际化，为使我国高等教育培养出既适应我国又适应全球经济发展所需用的人才，我国采取了一系列措施，提高办学质量和办学效果，很抓就业质量，高校评估结果直接关系到一个高校的前途和命运，也影响到广大高校师生员工的切身利益，而影响高校评估结果的最直接因素就是高校档案。省教育厅主管部门对各高校就业工作进行了宏观管理和指导，定期对高等学校就业工作进行评估，使高校档案工作必将得到进一步的推动和发展。因为，高校就业工作水平评估，需要并依据大量的档案材料，省教育厅还将实行不定期评估制度，这些工作无疑还要依据档案，离不开档案工作的有力支持，就业评估有利于提高各高校员工的档案管理意识，进一步规范档案管理，推动了档案信息化的进程。

（一）以就业评估为契机加强学校档案管理

在迎接评估的过程中，档案资料是否完整直接影响着评估的结果，受评高校无一不把评估中的档案建设作为一项重要工作来抓，打破了平时档案工作游移于高校其它管理工作边缘的局面，增强了档案工作的管理职能，使高校档案工作成为统领学校内部其它管理工作的主导力量，档案工作管理职能与服务职能的建立，使高校的档案机构名符其实地成为高校档案信息的管理与服务中心，履行了高校档案工作管理和服务的双重职能。就业评估过程中，有些平时不易发现的问题，往往在这时会容易暴露出来，学校会明确档案资料收集、整理、保管的责任人，严格按标准进行归档，档案在评估过程中的全面亮相凸显出了特殊的地位和重要作用，使高校各级领导开始重新审视档案的价值，重新认识和理解“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。进一步明确各级各类人员的任务和职责，并将个人工作同评估结果挂钩，学校就业部门强化档案管理意识，积极做好档案及时归档工作，加大档案建设投入，购置就业专用计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、档案盒和档案柜以及相应的网络设施等硬件设施，档案数据库、网络服务平台等基础软件设施，以便于原始材料完整地存放和查找，许多高校在就业评估中直接修正了以往对档案“无足轻重”的思想认识偏差，已将档案工作列入学校整体发展规划，建立档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度、档案的保管制度、借阅制度，各种档案材料的归档范围和保管期限等，并对档案管理者明确“以评促管”就是要通过评估来更新学校的档案管理观念，提高管理水平，就业水平评估是对学校办学条件、特色、风格的评价，也是对就业部门管理水平和就业人员的就业工作水平的检验，通过就业评估，许多档案管理工作中的不力之处可以被发现，评估中所暴露出来的档案管理工作上的问题，给出了相关修改建议，从而为高校教学档案管理工作的进一步完善指明了方向。档案工作是学校管理工作的重要组成部分，档案是就业水平评估材料准备的基础，评估工作对评估材料针对性、层次性、原始性、真实性的要求反过来又对学校的档案管理工作提出了更高的要求。

（二）就业评估加快高校档案的信息化进程

目前高校档案大部分呈现的是传统手工管理模式，与信息时代的高等教育的发展不相适应，无法满足时代赋予档案工作的需求，特别是高校评估工作，要求快捷地、有效地、准确地检索、调取所需要的档案信息。因此，省教育厅指出：“紧跟时代要求，注重就业工作概念的更新”。开拓创新，丰富存储信息，增加存储量，使档案信息资源配置更加合理，提高档案信息利用的实效性，使档案信息发挥最大的效益。信息收集方面，改变传统的手工操作为电子文件，变被动工作为主动工作，利用先进的设备、科学的方法和手段通过网络进行信息采集与核对，各部门随时将重要电子文件通过网络发送到档案部门，积极建立比较完备的档案信息数据库，提高计算机对档案信息采集、著录、检索、传输、服务的工作力度，以及充分利用校园网环境，将档案管理系统同办公自动化管理融为一体，以实现资源存储数字化、传递网络化、管理自动化、服务远程化，提高信息采集、传输和服务的效能。通过建立开放式的档案资源信息库，充分利用计算机网络，实现资源共享以及网上汇编资源的传送，变静态管理为动态管理，根据用户层级不同，设置用户访问权限，使高校档案管理系统成为相对安全的有选择的开放系统，使毕业生方便查询自己的档案信，对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管，应用数字图像技术、多媒体技术和数据库等信息技术手段对档案数据资料进行数字化处理，将纸质文件、照片、底片、图纸、音像等档案信息转换为数字化形式存储到计算机存储介质中，采取切实有效的技术手段，如数据加密、限制使用范围、建立数据备份、制作只读光盘等安全措施，确保档案信息资源的安全。另外，还要根据社会的需求动态及学校各层次的档案信息需求，及时做一些预测、调研。

三 结 语

档案管理与就业评估有着密不可分的关系，档案不仅把学校所做的各项工作系统而准确地再现在评估汇报材料中，为评估赢得时间，有效地解决实际问题，把学校工作的一个个闪光点展现在专家组面前，在短时间内有力地证明学校各项工作汇报的真实性、客观性。所以档案既是学校评估改革和发展不可缺少的基础和前提条件，也是学校长期以来积累的宝贵财富，就业评估工作将有力地推动高校档案事业的发展。

[1]张桂兰.高校档案工作与本科教学工作水平评估[J].北京档案,2008,(3):38-39.

[2]王立新.浅议高校档案管理在高校评估中的作用[J].科技创新导报,2012,(4):36.