高 炜

（延安职业技术学院，陕西 延安 716000）

一、高职院校学籍档案管理工作的现状

（一）对学籍档案重视的意识不够

学籍档案是高校档案重要的组成部分，它直接影响到一个学校的教育质量和管理水平。国家历来对档案工作极为重视，早在1956年国务院就发文强调：“档案工作是一项专门业务，又是一项机要工作……因此各级国家机关的领导人员必须予以足够的重视。……使它能在国家的各项建设中发挥应有的作用。”［1］然而，现在不少高校的档案管理部门或有关管理人员对学生的学籍档案重视程度不够，学生入校后没有及时收集、归档和注册学生档案信息，致使学籍档案管理工作严重滞后，造成了部分学生的学籍档案的缺失；学生对自己的学籍档案重视程度也不够，不懂得档案的重要性，进入新学校后，没有及时将自己的中学档案交学籍档案管理部门，有的学生档案信息错误没能及时修正，造成了学生档案的遗漏或错误。它只会严重地影响高职院校的教学质量和学籍管理，也会对后期社会使用人才带来不良影响。

（二）学籍档案材料不全

根据教育部有关规定和学校实际，学籍档案包括学生的中学档案（高考档案）、入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留（降）级、转专业与转学、休学、复学与退学、应征入伍、在校思德表现及教师评价以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。但目前个别高职院校的学籍档案材料严重不全，档案内除了装有学生登记表、考试成绩表等少数材料外，其他学籍材料一概没有，这也给学校的教育质量和学生管理以及社会服务带来了负面影响。

二、高职院校学籍档案的特点

学籍档案是学生在校期间思想政治、学习、生活、社会实践等方面的原始记录，其特点主要表现在以下几个方面：

（一）内容复杂，涉及面广

学籍档案涉及面非常广泛，包括学生信息、学习成绩、思想表现、应征入伍、升留级状况、社会实践、毕肄业状况等等内容，可以说学籍档案种类繁多，复杂多样。档案管理人员应当从多方面收集整理，这样才可以使学籍档案得以完善。

（二）呈现连续性和周期性

学生在校就读一般不会少于3年，只有对其连续收集、整理相关资料，最终才可形成完善的个人学籍档案。档案管理人在完善个人学籍档案时切不可分割或丢失任何时期的资料内容，否则就会造成学籍档案的不完整。

（三）分布广泛

学籍档案分布在学校的许多方面，如教学、学生管理、后勤服务、组织社团、实训基地等很多部门都会有学生信息留存，这些信息都会成为学籍档案材料。

三、学籍档案在高职教育中的作用

（一）完善的学籍档案是教育秩序得以保障的重要依据

教育关乎国家的兴衰存亡，而检验教育的核心标准就是教育质量。完善的学籍档案，为教育质量的提高提供了重要依据。教育教学离不开学籍档案，学籍档案又靠教育教学来拓展，二者相互促进，紧密相连。教师上课，需要掌握学生的大量信息，了解学生的基本情况，如此才能做到教育有的放矢。要有的放矢的教育，就离不开学籍档案。具备了完善的学籍档案，教育质量的提高就有了一定的保障。

（二）完善的学籍档案是学生管理工作水平得以提高的重要参考

学籍档案是学生就读期间所有表现的全程记载，通过学籍档案可以全方位反映学生的成长状况，让学生管理人员对学生有了全面了解，也是学生综合素质的整体反映。通过学籍档案，学生管理人员还可以从中发现学生管理制度是否恰当，工作任务是否完成，培养目标是否达到。

（三）完善的学籍档案有利于教研水平的提高

教学研究是学校活动的重要内容。教研活动必须依赖大量的资料来进行，同时也会产生大量的信息，而档案正是一个资料库，它既可以为教研活动提供大量信息，又可以为教研活动储存信息，为以后教研活动提供保障。通过档案，教研人员可以从中发现教研活动开展的情况，总结出优势和不足，为教育教学质量的提高提供参考依据。

（四）完善的学籍档案可以为民生和社会提供服务

档案的功能之一就是利用。“建立方便人民群众的档案利用体系”［2］55已为档案的利用工作指明了发展方向。学籍档案是学生在校期间综合表现的全程记录，是学生的思想素质、知识渊博程度、个性特征、身体素质、社交能力、实践技能等方面的真实反映。这就为社会了解、选用、提拔人才提供了重要的参考依据。同时，档案还可起到备份作用，有利于社会在需要查考时作为凭证进行验证，也为学生本人在今后需要时作为证明的凭证。

四、加强高职院校学籍档案管理的策略

档案保管工作是档案管理工作的一项重要的基础工作。学籍档案是学生在校期间最原始的真实凭证，学校要采取有效措施，防止与克服各种自然的、社会的不利因素对学籍档案的损毁，切实做到学籍档案的完整和安全归档，使学籍档案的管理更加科学规范。

诚然，学籍档案的管理有一定的难度。首先，收集面广量大；其次，类别杂数量多，保管时占用空间大；再次，学生在校时间长，档案收集周期跨度大。

提高学籍档案的管理质量，要注意以下几个方面：

（一）增强学籍档案管理意识，建立统一信息管理平台

随着职业院校教育改革的不断深入，学籍档案管理的现代化建设已提上了重要议程。档案管理工作要想适应新形势发展的需要，就要从上到下增强学籍档案的管理意识。一方面，学校领导要充分认识到学籍档案管理在学校教育中的价值、地位和作用，意识到学籍档案管理在教育质量和学生管理以及社会服务中的重要性，另一方面，作为学籍档案管理人员，必须要不断更新档案管理理念，充分认识到学生在校的每一种表现都是学籍档案应该收录的内容，要突出档案管理的全面化、信息化、服务化功能，实现学籍档案的综合分析和深度利用，让学籍档案的价值得以更好地彰显。

（二）建立学籍档案电子文件归档制度

由于学籍档案周期长、数量多，纸质档案必然要占用很大的空间，这给保管和利用都带来了困难；而电子档案既可收藏大量信息，占用空间小，又便于查阅利用。因此，档案管理部门应当建立纸质和电子并存的学籍档案管理制度，充分保证学籍档案管理的全面化和信息利用最大化。

学籍档案是学生在校期间综合表现的真实记录，它对学生本人、学校和社会都有重要作用。因此，高职学校档案管理要不断探索新的管理方法，使学籍档案为培养人才发挥更大作用。

（三）严格毕业生档案转递制度

学籍档案是学生在校期间的综合表现的最原始记录，也是社会利用人才时最早参考的凭证之一。学校档案管理部门就要严格毕业生的档案转递工作，建立严格的档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行档案转递，以免造成学生档案在转递过程中的丢失或泄密改动。重要的学籍档案材料，档案部门还应当做好备份，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表、毕业证书登记表。这样既有利于学校的学籍管理，又安全地服务了学生，也为今后用人部门考察人才提供了可靠的依据。

（四）加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

只有不断地提高档案管理人员的素质，学籍档案管理的科学化、现代化才能够实现。高职院校必须采取有效措施，切实重视学籍档案管理人员的岗位培训和专业培训，使他们的管理水平和业务水平及个人的思想政治素质适应新形势下的档案管理需要。

1.在思想政治方面，学籍档案管理人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立爱岗敬业精神，做到勤业从事学籍档案管理工作。

2.在业务方面，学籍档案管理人员首先要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和法规，其次要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，能够熟练地掌握计算机等现代化管理设备，做到精业从事学籍档案管理工作。

3.建立稳定的学籍档案管理队伍

学籍档案的归档管理是一个周期性的工作，它涉及的内容多，时间跨度长，收集归类复杂，这就要求档案管理人员相对要稳定，否则学籍档案的管理必然会出现断层。因此建立相对稳定的学籍档案管理队伍就显得极为重要。

总之，高职院校学籍档案管理是一项提高学校教育质量、严格学生管理、健全学生个人成长记录、服务社会利用的综合性工作，它涉及了学校、学生和社会等方方面面的利益，只要学校领导和档案管理部门（管理员）能够不断提高档案管理意识，档案管理人员能够不断地提高自己的管理水平，学籍档案管理的科学化和现代化就能够上一个新的台阶。

［1］国务院.国务院关于加强国家档案工作的决定［Z］.1956－04－16.

［2］李文以.敢问路在何方——对档案编研的思考［J］.档案管理，2000，02.