蒋华娟

（南京师范大学泰州学院，江苏 泰州 225300）

独立学院是我国高等教育办学模式的一种新探索，是普通高等学校与社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校，是民办高等教育的重要组成部分，属于公益性事业单位，俗称“本三”学院。在独立学院中，各院系都设有行政秘书，行政秘书作为院系领导的助手和综合事务的处理者，承担着纷繁复杂的具体工作。随着各个高校院系结构大幅调整，管理重心向院系转移，院系行政秘书的工作能力，在很大程度上影响着院系整体工作。作为按新体制创办的高校，能否建设一支懂业务、善管理、勇开拓的二级院系队伍，成为关系独立学院健康发展的关键因素之一。

本文将结合工作中的实践与体会，就独立学院二级院系行政秘书如何自我提升从而创造性地开展工作略谈看法。

一、独立学院二级院系行政秘书的工作内容和特点

独立学院较之普通本科院校具有人手少、工作强度大的特点，其二级院系一般只配备一个行政秘书负责教学、科研、学工之外的一切行政事务。因此，行政秘书工作琐碎繁杂，几乎涉及到学院工作的各个方面，主要内容如下：

1.日常工作：办公室开门关门、保洁美化、消防检查，接听电话、连络协调，制订院领导一周工作安排表，节假日协助领导做好值班安排；

2.文件管理：做好上级来文的登记、传达、传阅、反馈、归档工作以及本院上报的各类文件的起草、校对、呈送和存档工作；

3.资产管理：负责本院办公家具、设备的管理、建账工作和日常办公物品的保管分发工作；

4.人事管理：协助院领导做好本院教职工的聘任、考勤、培训、职称申报等工作；

5.文字工作：负责起草、下达本院系通知，起草、校对学院的有关上报材料，及时更新学院网站，协助院领导制定工作计划表和有关规章制度；

6.会务安排：根据会议内容，参会人员认真准备、合理布置，并做好摄像、报道等工作；

7.外联工作：做好外来人员接待工作，如教工家属、学生家长或相关单位人员；

8.突发工作：领导或教师安排的其他工作，如办公室其他人员缺岗时的临时替岗工作等。

以上工作内容表现出如下特点：

1.全面性和专业性相结合

独立学院二级院系行政秘书从保洁工作到会议工作，从文字工作到协调工作，从学生到领导，从本院到外单位，头绪多、范围广，需要具备全方位的个人素质才能得心应手。同时，行政秘书工作又需要很强的专业性，比如人事管理必须符合国家相关法律法规，起草文件要有很强的公文规范性，如果缺乏相关专业知识，就很容易出错，甚至闹出笑话。

2.单一性和全局性的统一

行政秘书工作表面上看仅涉及本学院的行政事务，具有单一性和局部性。然而，学校无小事，行政秘书的所有工作都是为教学、科研服务。学院的中心工作是教学工作，行政秘书的工作定位就是协助领导服务于教育教学中心工作。因此，行政秘书必须将自己的每一项具体工作融入到学校工作的全局之中，服从大局，服务大局，正确处理好单一性与全局性的关系。

3.纪律性和能动性相结合

行政秘书的角色行为的核心是服务，工作随机性较大，事先难以预计，要遵守相关政策法规，按照领导的要求办事，不能擅自做主，但又不能机械服从，要在授权范围内主动地、创造性地开展工作，要善于打破传统思维与习惯，勤于思考，努力为领导提供建设性意见。只有全身心调动起来，而不是拨一下、动一下应付差事，牢固树立主人翁意识，工作才会有乐趣和实效。

二、独立学院二级院系行政秘书工作的困难和问题

1.工作繁琐，压力巨大

行政秘书不像专任教师，上课按教学计划，科研有目标要求，看得见、摸得着，其工作内容包罗万象，常常让人抓不着重点，加班是家常便饭，处于繁杂的超负荷运转状态。另外，高学历人才云集使得行政秘书提升学历的压力也很大，但他们学习的时间很难保证。随着时代的发展，独立学院对院系行政秘书从各个方面提出了更高的要求，使得他们在高效服务、科学管理、自我发展的时间、精力分配上很难找到平衡点。

2.收入微薄，地位不高

独立学院作为自负盈亏的组织，在教职员工工资待遇上的投入每年都有所增加，但院系行政秘书的收入增长微乎其微，他们的总收入水平绝大部分处于平均水平以下。这几年，物价水平不断提高，工薪阶层普遍生活压力加大，而作为基层行政人员，独立学院院系行政秘书生活压力更大，相对社会地位进一步降低。

3.前途迷茫，缺乏活力

社会和教育系统的评价体系都将教学、科研、学生素质作为衡量高校办学水平的标准，独立学院在这些方面较为欠缺，往往将教学、科研、学生就业放在首位，更多注重教学人员的培养，容易忽视基层行政人员的培养，这使得独立学院二级院系行政秘书在校内得到提拔的机会非常小，职称晋升困难，个人发展空间有限，对个人的前途感到茫然，常常产生一些消极情绪，对于未来感到忧虑。另外，行政秘书工作看似简单，其实非常细致繁杂，在学校行政管理中起桥梁纽带作用，上听命于学校领导和职能部门，下服务于广大师生，常常纠缠于各项具体事务，工作缺乏活力，常常习惯于按领导指示和既定文件处理问题，大多靠经验办事，主动参与意识不强，科学预见能力较差。许多独立学院对二级院系行政秘书重使用、轻培养，送出去培训学习、交流进修的机会很少，导致其知识更新不足，大大制约了行政管理能力的提高。

三、独立学院二级院系行政秘书自我提升的途径和方法

独立学院二级院系的行政秘书工作内容面广量大，对个人素质也提出了较高要求，需要像幼儿教师和儿科医生那样的“全能王”。因此，二级院系行政秘书必须不断学习提高，实现工作到位和个人发展的双赢。

1.转变观念，调整心态

想做好任何事情都要端正态度，否则会把事情搞砸，这是一个浅显的道理，如果观念错误、心气浮躁，往往容易视而不见。端正工作态度是做好行政秘书工作的基本要求。只有态度端正，才会产生强烈的责任感，才能更好地发挥主观能动作用。

2.加强学习，提高素养

高校秘书应具备较高的政治理论水平，如马克思主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论、科学的世界观和方法论都是行政秘书的必修课。政治理论水平提高了，就能在实际工作中快速准确地领会党的政策和领导的意图，透过复杂的表象抓住事件的主要矛盾，从而有效地解决实际问题。行政秘书经常做文字工作，如草拟文件、写调查报告、回复函件等，这都要求具有一定的文字功底，能根据需要写出符合要求的书面材料。另外，秘书在做上传下达、迎来送往工作时，常常是靠口头来完成的。如果言语得体，缕晰条清，势必会对学院工作起到重大作用。“三人行，必有我师”。现代传媒发达，可以利用网络、电视、手机学习，也可以读书看报，或者向周围的同事和老师学习。

3.注意方法，提高效能

古语云:“凡事预则立，不预则废。”行政秘书面对琐碎、繁杂的日常事务性工作，工作方法显得尤为重要。平时要注意养成良好的工作习惯，善立计划、勤做笔记。大事小事一大堆，头绪多、易出错，因此，工作中要特别注重效率，要对一天的工作甚至一周的工作进行梳理，先急后慢，先重后轻，做到多快好省，不能眉毛胡子一把抓，最后事情没做好，人却已累倒。

行政秘书是独立学院院系行政管理层的重要环节，发挥着重要作用，也承担着重大责任。行政秘书只有心系学校、不断学习、宽以待人、立足长远，才能在工作中摆正位置、端正态度，达到学校发展、自我成才的理想目标。

[1]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].佳木斯教育学院学报，2011，（ 6）.

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