◇张海燕 黄 慧

随着我国高等教育事业的迅猛发展，高等学校固定资产的总量在扩大的同时，其构成亦日趋复杂。高校投资主体、财政、国资委等上级主管部门的要求越来越高，管理难度不断加大。随着高校规模的不断扩大、后勤社会化改革等方面的不断发展，给固定资产管理工作提出了新的挑战。为克服管理意识淡薄、制度不健全、资产使用效率低、闲置浪费现象严重、账实不符、家底不清等资产管理的非正常状态，实现资产的信息化管理是提高高校固定资产管理水平的重要手段。2011年江苏省教育厅建立了全省相对统一、数据相对集中的《江苏省省属高校国有资产管理信息系统》（以下简称新系统），并经试点后在全省高校推广使用。该系统以“四大原则”为基础，即资产管理与预算管理相结合、资产管理与财务管理相结合、资产管理与绩效管理相结合、实物管理与价值管理相结合，试图实现高校国有资产管理由“粗放型”向“效能型”转变、由“被动式”向“主动式”转变、由“静态化”向“动态化”转变。本文结合国有资产信息化管理系统的使用情况，提出了系统进一步优化的建议。

一、新系统的概况

该系统是江苏省教育厅、财政厅为省属高校打造的国有资产信息化管理系统。各校通过国有资产管理系统将数据传至省教育厅信息中心，形成了教育厅、高校、院系、教职工分级监管的体系。系统实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理模式，对国有资产购置、使用、变更、处置、统计等各项工作进行管理。

二、新系统使用现状

（一）加强了数据处理功能

在使用该系统前，大部分高校采用单机版资产管理系统（简称原系统），原系统只能独立运行对固定资产的各项数据进行输入，由计算机记载并核算，仅作为对单一业务和专门用于资产的管理，尚能满足一般管理需要。但是对于资产调拨、变动、报损等更多操作，原系统都需要资产管理部门根据各部门填写的单子，录入数据和删除数据；固定资产卡片没有批量拆分功能，只能依靠人工拆分，不但系统效率低下，还容易出错。

新系统的“卡片管理”、“资产变更”和“资产处置”很好地解决了上述问题。

1.“卡片管理”是根据财政部关于固定资产进行“一物一卡”的管理要求，系统中所有资产都自动生成相应卡片；因图书、家具两类资产实际数量较多，可以一张卡片包含多个数量。卡片管理既可对资产卡片信息进行变更（数量、原值、使用部门、保管人除外），也可对图书、家具类资产数量不唯一的卡片进行拆分。

2.“资产变更”可实现发生资产调拨、原值变动等情况时在系统中完成调整。资产调拨由调出方院系管理员在系统中发起相应的新流程，根据系统内置的表格和程序，由院系领导、资产归口管理员和调入方院系管理员、院系领导在系统里签字确认就可走完流程，不需要人工大量地填写单子、录入数据、删除数据,真正实现了办公自动化，既省时省力，又准确高效。使用新系统后，及时进行相关数据处理，保证了账实、账账相符。

3.加快对账工作。使用该系统后，资产和财务部门不再用老式方法对账，只要财务部门每月在系统中记账并核对无误后，即可实现账账对账工作。一次完成，提高对账效率。

（二）方便了数据查询功能

1.实现实时全员查询。由于系统获得互联网的支持，所以只要有学校工号的教职员工凭任意一台可上网的电脑就可以登录系统实现查询。

2.查询功能多样。系统的查询功能有八项：普通查询、高级查询、机动车、土地、房屋及构筑物、待处置资产、已处置资产、按编号查卡片。用户可根据需要按类使用查询功能。尤其是普通查询中，共设置了29 项查询条件，用户可根据需要，缩小查询的范围，及时准确地查询到可用信息，强化了系统的整体功能。

3.促进相关工作。全面方便快捷的查询功能，不仅可以高效地实现国有资产日常管理，对与国有资产相关的其他工作也有促进作用,如每年国家和省级上报的各种统计表格。

以设备退税工作为例，为了鼓励科学研究和技术开发，促进科技进步，经国务院批准，对内资研发机构和外资研发中心采购国产设备全额退还增值税。高校属于对内资研发机构的范畴，所采购的用于教学与科研的国产设备的增值税可以全额退还，但不包括行政部门使用的行政设备。为用好这一鼓励政策，高校也积极组织人力开展设备退税工作。由于大部分高校是小规模纳税人，购进设备的增值税额不能在税务网上直接认定退税，而是需要将一系列资料提交税务部门，再由税务部门发函调给销货方税务部门确认后才能完成。为保证设备退税工作的顺利进行，税务部门包括高校本身也都要求提供真实准确详实的固定资产资料。因为只有使用部门和使用方向这两个条件同时属于教学或科研的国产设备才满足退税要求，否则不仅不予办理还有“骗税”嫌疑。在使用该系统前，“使用部门”等相关信息只是手工填写在附送的资料上，存在不确定性。随着系统的推广使用，基于系统信息数据的权威性和唯一性，“固定资产入库单”列入退税资料的报送范围。入库单全面详实记载了固定资产的购置、使用和存放信息，完全符合税务部门有关设备退税的要求。同时，在采购设备报销时，财务人员根据入库单的信息就可筛选出符合退税条件的设备，简化工作程序，减轻了工作强度，并且保证了提供给税务部门资料的真实准确，提高退税工作的效率。

（三）促进了信息资产共享

原系统无法联网，管理部门不能通过网络参与资产管理活动，资产信息不能全校共享，造成各个部门信息不公开、不能在校园网中迅速查询到想要的资产信息等一系列的问题，影响了高校资产管理水平的提高。

新系统实现了与互联网的链接，相关管理部门通过互联网参与各项资产管理活动，资产信息实现了全校共享。

（四）系统设计更加精细化。

1.增加了资产标签打印功能。使用新系统之前，资产标签不能即时打印，保管人必须先到资产管理部门领用空白标签，再根据资产管理部门提供的资产清单上的资产编号手工填写空白标签，最后贴至实物资产上，不仅费时费力，而且容易出错。使用该系统后，资产标签在资产办好入库手续时就可即时打印，实现实时发放和粘贴，不仅方便快捷，而且提高了正确率。

2.资产保管落实到个人。使用该系统以前，在办理入库手续时通常默认资产保管人即为办理入库人员，于是出现了一个部门资产的保管人名下有许多资产的怪现象。系统使用后避免这种现象的出现：不论经办人是谁，系统在入库时就需要填写实际保管人。实现了经办人与保管人的相分离，有利于责任到人，加强对实物资产的保管，有效防止国有资产的流失。

三、该系统存在的问题及优化建议

使用以来，新系统一直在不断的修订、完善，但该系统还有一些细节方面需要优化。

（一）完善“普通查询”功能

本系统中的“普通查询”尽管已涉及了很多条件查询，但仍旧不够全面。资产入库单中的所有资产信息并不能全部在资产卡片中体现出来。一些特殊条件的查询虽然可以通过“高级查询”，但“高级查询”里设置比较繁琐，操作有一定困难，不能普及推广。显而易见，在“普通查询”里面选择查询条件远比在“高级查询”用起来简单，对于初学者来说，更易操作。因此建议“普通查询”应按入库单上所有资产信息设查询功能。

（二）增加自定义功能

不同的学校有不同的资产管理模式，本系统的管理模式单一，不能满足不同学校的具体的管理模式，建议添加自定义功能。

1.在“房屋及构筑物”入库时，有些高校“房屋”归口资产部门管理，“构筑物”归口总务处管理。但由于归集人只能在一个部门的一个授权人名下，不能按归口管理部门将房屋和构筑物分开入库，只能将房屋和构筑物一同入库。这种入库模式不符合高校的具体管理形式，责任不清，容易造成日后日常管理和维修的互相推诿扯皮。

2.成批量购进的资产不能按存放地入库，只能按发票成批入库。如购进学生公寓床具，不能按照具体存放地点的批量入库，不利于资产的保管。

系统应当在“直接入库”中添加“自定义”功能，如使用部门、使用人、存放地和资产来源，以便高校根据自身管理特点设置相应功能，更好地管好用好国有资产。

四、总结

国有资产是高等教育事业发展的重要物质保障，管好、用好国有资产对高校的发展起着至关重要的作用。该系统使资产管理工作走向规范化、科学化、制度化，确保了国有资产的安全完整，优化了资产配置，提高了效益。该系统更侧重于资产的货币化管理，而相对忽视了资产的实物性管理要求。希望高校与上级主管部门、软件公司加强沟通合作，不断完善系统的科学性、可操作性，以便对国有资产实行多维、实时、动态监管；提高工作效率，改善服务质量，创建科学的固定资产管理新体系。