茅冠俊 张 磊（金陵图书馆）

1 引言

随着近些年国家对文化事业的投入逐渐加大，我国公共图书馆建设热潮也持续不断，各种机电设备的投入和使用，更标志着现代化图书馆建设的逐步完善。对图书馆界而言，这实为一桩幸事，但同时“重建轻管”的现象也表现得颇为突出。后勤管理部门作为图书馆中的服务单元，理应尽快适应现代化图书馆的发展，除了要积极维护保养好各类机电设备，确保图书馆的正常运转之外，还应该在工作中查找管理漏洞，强化管理方法，不断提高设备的运行效率、降低设备的运行成本。从管理上优化资源配置，控制和减少财政经费的支出，增强图书馆的社会服务效益，为现代化图书馆事业的发展做好坚实的后勤保障工作。

2 图书馆后勤工作迎来机电设备管理新挑战

近些年，随着国民经济蓬勃发展，文化事业蒸蒸日上，我国公共图书馆的新建、扩建工程可谓热潮持续不断。新建馆舍不仅在面积上有了大幅增加，在装修标准上有了明显提高，尤其在机电设备配置的现代化程度上也得到了全面升级。例如，先进的火灾报警系统、中央智能空调、智能电梯等设备已然成为了新馆建设的标配。同时，图书的文献保存、活动宣传推广等方面，也开始使用现代化的电子技术手段。

这些新设备、新技术的采用，不仅前期建设投资很大，也给后期运行维护、更新改造带来较大的经费压力，而且随着设备使用年限的增加，该项费用还会逐年递增。在很多拥有新馆舍的图书馆，其管护运行费用远远高于购书经费。这一现象的发生与图书馆“重建轻管”的表现不无关系。

因此，确立“管理比建设更重要，任务更艰巨”的理念十分重要。因为它是一项长期而复杂的系统工程，也是对图书馆管理水平的检验。作为图书馆的服务单元，作为管理机电设备事宜的当然实施者，后勤管理部门不仅有责任确保馆舍所有设备的正常运转，保证图书馆的正常开放，提供良好的学习环境和工作环境，同时更要竭尽全力控制设备维护保养的成本，这样有利于将有限的财政经费更多的用于图书馆的业务发展，有利于增强图书馆社会服务的正能量。

3 图书馆机电设备管理工作存在四大难题

3.1 专业人员的匮乏

目前，我国图书馆后勤队伍普遍存在整体文化素质偏低，技术、业务素质不高，年龄老化等问题。相关后勤管理人员通过多年的工作，在人员的管理和协调方面积累了一些经验，但是，在机电设备的管理方面，他们往往力不从心，因为机电设备的正常运行和保养维护，通常需要涉及到电子专业、电气专业、自动化专业、采暖通风专业、给排水专业等多个工科学科的专业知识。而在人才引进的时候，图书馆更愿意招揽图书馆学、情报学、计算机等相关专业的高等人才，却很少考虑到后勤管理人才的需要。因此，在我国图书馆的后勤管理队伍当中，普遍存在机电设备专业人员匮乏的现象，这也直接导致了馆舍机电设备管理不善的被动局面。

3.2 维保外包后的依赖

在市场细分、图书馆后勤逐步迈向“社会化”的今天，机电设备产生了故障，工作人员通常只需拨打一下电话，维保公司就会立刻派人前来解决问题。因此，一些图书馆后勤管理人员产生依赖思想，未能明晰自身职责，疏于及时更新机电设备管护技术相关知识。久而久之，图书馆后勤技术人员不仅钻研精神减弱跟不上设备核心技术的更新，对机电设备的配件价格失去了知情管控权，图书馆也就失去了制约维保公司的条件，造成被动局面。

3.3 管理经费的紧缺

公共图书馆作为公益型事业单位，运行费用受政府财政制约。因而公共图书馆的后勤管理仍需政府继续拨款。但是，政府下拨的经费却十分有限，并且其中除馆舍设备的正常养护费用之外，还包含应对各种设备出现的突发故障，而这笔维修费用往往要高于日常的养护费用，这让图书馆在后勤管理经费的使用方面捉襟见肘。尤其是对于我国西部经济欠发达的地区来说，由于地方财政的困难，公共图书馆背负着沉重的行政后勤包袱，经费窘迫，陷入了运转和服务的两难境地。

4 因地制宜，优化图书馆机电设备管理工作

面对以上困难，图书馆后勤管理部门的工作人员要因地制宜，节约设备维修经费，提高馆舍的资金使用效率，进而提高机电设备的管理质量，就必须着眼于当下，着眼于实际，对馆舍的机电设备制定出完善的运行检修制度，并且在工作中建账存档、分析数据、优化管理。

4.1 科学分析

以我馆2011年6月至2012年5月的机电设备维保工作为例，通过后勤管理人员一年来对相关设备维保数据的搜集、汇总和测算，制作了该电机设备维保费用的分析表，如表格1 所示。

表1 机电设备维护保养费用分析表（维保方式调整前）

从表1 不难看出，我馆的机电设备在采取相同维保方式的情况下，维保费率（指某设备每年所支付的维护保养费用占该设备总造价的百分比）相差甚微，无异常现象。如整包的垂直电梯和自动扶梯的维保费率分别为2.01%和1.97%，仅相差0.04%；半包的空调系统和楼宇（消防）智控系统的维保费率分别为1.47%和1.46%，仅相差0.01%。

而各项设备的配件更换费率（指某设备全年更换的配件费用占设备总造价的百分比）则相差甚远。如采取整包维保方式的电梯，其项目配件更换费率为0%，采取半包维保方式的楼宇（消防）智控系统和空调系统，其项目配件更换费率分别为0.20%和3.06%。经比较，我馆的空调系统配件更换费明显偏高，整个项目的维保方式明显存在不合理之处。

4.2 细致评估

4.2.1 电梯设备维保评估

我馆共有客、货垂直电梯三台，自动扶梯两台，考虑到电梯运行方式的不同，我馆分别交由两家具备国家A 级资质的电梯设备公司负责维保工作。长期以来，维保公司维修较为及时，致使电梯设备全年安全运转。经统计，电梯设备全年例行维修保养次数较高，零配件更换频繁，但由于我馆对该项目采取了整包的维保方式，因此更换配件的全部费用都由维保公司来承担，故配件更换费率为0%。

4.2.2 空调系统维保评估

我馆将整个空调系统都交由一家空调设备公司负责维保，维保方式为半包，即发生费用在800 元（含）以下的配件由维保公司来承担。在2011年6月至2012年6月期间，整个空调系统更换配件的费用高达21.55 万元（不包含冷媒和冷冻油等常用耗材），其综合配件更换费率为3.06%。为了找出症结所在，后勤管理人员又对整个空调系统按项目分隔剖析如下：

（1）中央空调主机（机组）使用期间故障频发率较高，因此维修次数多。且该设备的维修配件价格较高，800 元以下的配件极少，而所需的高价配件的费用都是由我馆另外支付的，因此我馆在维保期间并没有享受到半包所带来的实惠，故全年配件采购费用高达20.54 万元，配件更换费率高达3.89%。评估表中的这一数据也并非偶然，经工作人员查实，在此前的4年时间里，我馆每年都要花费大量经费（约17 万元）用于该设备的配件更换。分析得知，原本的维保方式明显存在问题。

（2）空调机房设备、空调管网及风机盘管这两项设备的操作技术要求不高，使用期间故障频发率均很低，因此它们的维修费率都很低，全年发生配件更换费用几乎为零。

（3）空调水循环泵设备的维修费用为0.42 万元，其配件更换费率为2.26%，但这是该设备使用五年以来唯一一次故障维修所产生的费用，因此平均到每年的配件更换费率实为0.45%。

（4）空调水处理全年无其他费用发生，使用良好。

（5）VRV 变频空调使用期间故障频发率低、维修次数少，但维修配件价格和正常耗材（冷媒和冷冻油）价格较高，总体来说该设备的维修费率较低。

（6）恒温恒湿空调虽然需要24 小时不停运转，但该设备故障频发率低、维修次数少、维修费率低，主要产生的费用是常用耗材（加湿桶）的更换，其价格也不高。

4.2.3 楼宇智控及消防报警系统维保评估

我馆的楼宇智控及消防报警系统全部交由一家具备国家A 级资质的消防公司负责维保，采取半包的维保方式，即配件更换费用（楼宇智控系统800 元以下、消防系统150 元以下）由维保公司来承担，全年的项目配件更换费率为0.20%。

其中，楼宇智控系统在使用期间偶有问题出现，但维保公司维修设备、更换配件及时，因此全年运行良好，故一年来配件采购费用为零；而维保公司对于消防报警系统的例行维修保养次数较多，特别是烟感报警探头更换频繁，但因为其单价均在150 元以下，故我馆充分享受了维保公司带来的优惠服务。表1 中列出的1.24 万元亦是该系统使用五年来的首次配件更换费用，因此平均到每年的配件更换费率仅为0.45%。

4.2.4 其他设施的评估

我馆的配电系统分别采用了售后报修和物业管理两种形式，在5年的使用期间基本完好，仅产生了一次0.71 万元的配件更换费用，故平均到每年的配件更换费率实为0.04%。LED 显示屏、汽车道闸、存包柜等机电设备均由相应的维保公司负责维修保养，其方式均为整包，价格不高，但保障十分到位。

4.3 合理改善

综上分析，我馆的机电设备总体运行良好，保障也基本到位，因此，电梯设备、楼宇智控系统、消防系统以及其他项目还将继续采用原来的维保方式。

我馆空调设备的维保方式明显存在问题，需进一步改善。因此，后勤管理人员首先拟定出设备维保方式的基本原则，即维修次数多、配件维修费率高的项目，可采用整包维保方式；维修次数多、配件维修费率低的项目，可采用半包维保方式；维修次数少、配件维修费率低的项目，可采用售后服务报修方式。接下来，针对我馆空调系统的实际情况，将系统的各项目按类别性质的不同，分割成若干小项，区别选用维保方式。最终，将中央空调主机由原先的半包改为整包的维保方式；空调水处理、空调机房设备、风机盘管、VRV 变频空调和恒温恒湿空调将延用半包的维保方式；空调水循环泵则由原先的半包改为售后服务的报修方式。

不仅如此，我馆的后勤管理人员为继续加强机电设备管理制度的建设，召集物业管理处负责人以及各维保公司代表，共同召开了“机电设备维保三方协调会”。会议上，后勤管理人员公布了维保公司不按合同中的服务承诺和相关要求提供服务的处罚标准，并且进一步规范了各维保公司到馆开展设备维保工作的流程，使之常规化。维保工作流程如图1所示。

图1 机电设备维保工作流程图

4.4 卓著成效

针对我馆机电设备维保工作进行有的放矢的改善，可谓收获颇丰。首先，此举为我馆打赢了设备维保合同的价格战，接下来一年的空调系统维保项目，采用整包方式后直接为我馆节约了13.09 万元的经费。虽楼宇智控及消防报警系统的总费用同比超支了1.19 万元，那是设备使用5年以来的第一次配件更换；其次，原先的空调维保公司仅派出1 至2 名工作人员对设备进行维护保养，如今将整个空调系统按不同类别性质分别承包给三家维保公司之后，整个系统的维保队伍扩增至5 至6 人，彻底解决了单个维保公司技术人员数量少、维修不及时、技术不专业等问题，从根本上提高了我馆空调设备系统的维护保养能力；第三，进一步完善了机电设备的管理制度，即机电设备维保工作流程的规范化，有利于我馆后勤管理人员及时了解到各个设备的使用、维修及损耗情况，同时也有利于管理人员对维保公司的工作起到督促作用。

5 结语

现代化图书馆后勤管理工作越来越具有挑战性，工作人员必须摒弃旧的观念，并树立市场意识、效益意识、风险意识，才能将后勤管理工作落到实处，提升后勤管理工作的生命力。合理改善图书馆机电设备的维保方式，能够最直接、最现实地扩大图书馆的自身“利益”，此举不仅可最大限度节约设备管理资金，同时进一步提高设备的使用效率，延长设备的使用寿命，充分保证馆舍及设备的正常使用。同时还有利于提高图书馆事业的投入产出比、扩大图书馆的社会效益、提升图书馆的公益形象。当然，我们在总结金陵图书馆机电设备管理工作经验的同时，也寄托于各公共图书馆的后勤管理人员交流结合本馆实际，采用创新管理方法和维保模式，总结出一套保证公共图书馆机电设备最佳运转模式的方法，为图书馆事业的发展保驾护航。

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