王艺楠，李 静

（延安大学附属医院，陕西延安716000）

浅谈医院档案管理工作

王艺楠，李 静

（延安大学附属医院，陕西延安716000）

医院档案是医院从事医疗、科研、行政管理等活动中形成具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等，是制定工作计划，领导决策的重要依据和可靠参考资料。包括病案、人事、基建、科研、设备、财务档案等多个门类。医院档案管理是医院整体管理的重要组成部分，加强医院档案管理工作，对于提高医院管理水平具有十分重要的现实意义和历史意义。

1 医院档案管理工作存在的主要问题

就目前现实情况来看，医院档案管理工作发展普遍比较滞后，档案管理混乱，与现代化医院管理要求相距甚远，其存在的主要问题表现在以下几个方面：

1.1 档案意识淡薄

由于众多社会原因，人们对档案的重要性认识严重不足，这一现象在医院管理中表现比较突出。工作人员对自己工作中产生的文件材料不能及时加以收集、归档，造成文件材料遗失。有时形成的文件材料不够规范，给后期整理档案带来很大困难。特别是一些领导干部，只重视医院的医疗业务，经济效益，缺乏对档案工作重要性的认识，对档案工作重视不够，支持不力。

1.2 档案管理机构不全，监管不力

目前绝大部分医院都设有病案档案室，但设置管理全院档案的独立档案管理机构很少，特别是一些较大医院，科室工作部门多，更是缺乏一个庞大的档案管理网络。同时，就医院档案管理制度来讲，也很不完善，一般医院注重医疗制度的建立，很少建立一整套完善的档案管理制度。档案管理制度与规范是医院档案工作开展的保证与准则［1］，在医院的常规考核和目标考核中，也没有将档案工作纳入考核内容。由于机构的不健全，致使对档案监管不力，缺乏对各工作部门、各科室档案管理的监督、检查。

1.3 档案管理人员业务素质差

从事医院档案管理人员的文化程度、专业知识参差不齐，真正掌握档案专业知识的人员很少，特别是各工作部门、科室配备的档案管理人员由于随意性、流动性较大，其中对档案管理有所了解的人很少，且存在知识结构不合理，观念老化的现象，特别是缺乏现代化档案管理知识。档案管理人员业务知识匮乏，严重制约档案工作的顺利开展。

1.4 档案管理投入不足，管理手段落后

有些医院由于经费紧张等各种原因，对档案管理投入严重不足，档案整理、保管等基本要求得不到保证。装具落后，设备陈旧，给档案安全保管带来严重后患。档案手段严重落后，计算机网络技术应用到医院档案管理中很少，绝大部分医院档案管理基本还停留在手工收集、检索阶段，致使档案信息量少，工作效率低，不利于档案的收集和开发利用。

2 做好医院档案管理工作的对策

2.1 加强宣传教育，提高档案意识

要积极开展档案宣传教育工作，充分利用院报、墙报、网络、会议等各种形式宣传档案工作，向职工介绍什么是档案和档案工作、档案工作的职能和性质，使全院每位职工都能充分认识到档案工作的重要性。增强职工档案意识，提高他们参与、支持档案工作的自觉性和积极性，树立起档案工作人人有责的观念。

2.2 加强领导，健全机构

要全面加强对档案工作的领导，院级领导分工中要有分管档案工作的领导，要把档案工作纳入医院全盘工作之中，做到有计划、有安排、有部署。各部门、科室也要落实分管领导，形成层层有人负责，上下齐抓共管的良好局面。做好档案工作责任落实，要把档案工作纳入各部门、科室目标责任中。加强档案工作责任考核，一方面是要加强对分管领导的考核，另一方面是要加强对业务人员的考核。要大力形成档案工作年初有安排，平时有监管，年终有总结的工作机制。要建立健全档案工作机构。像延安大学附属医院这样规模的医院，要建立档案管理中心，全面负责医院的文件材料收集、归档、管理、利用及监督、检查、指导工作，要配备足够的人员。各部门、科室应根据机构大小、产生文件材料的多少配备专（兼）职档案员，要建立院、科二级档案管理机构，使档案工作有机构、有人员，确保档案工作健康、顺利开展。

2.3 健全制度，规范管理

要根据《档案法》及国家档案局第8号令的要求，结合医院实际，建立健全医院档案管理工作各项规章制度。制定出档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限表以及文件材料的收集，归档，档案管理、利用、统计等制度。对分管档案工作领导，各类档案工作业务人员的职责，也应做出明确规定，使医院档案管理工作步入制度化、规范化、标准化的发展轨道。

2.4 加大投入，实现档案管理现代化

要不断加大对档案管理的投入力度，提高档案管理手段。在医院的基础设施建设和规划中，要充分考虑对档案工作的投入。一是满足档案装具基本要求，要建立档案专用库房，配备密集架、除湿机、空调、灭火器等基本设施，确保档案安全，确保档案工作顺利开展；二是要充分利用现代化科学技术管理档案，实现档案数字化动态管理、监控［2］。要给档案管理部门配备计算机、复印机、扫描仪等现代化设备，利用计算机对档案进行编号、整理、存储、检索，实现档案管理现代化。要充分利用计算机网络信息量大，传输速度快的巨大优势，加强档案信息化建设，共享档案信息资源。

2.5 加强学习，提高档案工作人员综合素质

档案学是一门学科，具有较强的专业性和技术性［3］。首先，要加强政治理论学习。认真学习江泽民“三个代表”重要思想，以科学发展观为指导，牢固树立全心全意为人民服务思想，要发扬不怕吃苦精神，耐得住清贫，耐得住寂寞，干一行、爱一行，热爱档案事业。其次，要加强档案业务知识学习。深入钻研档案管理、编纂、保护等业务知识，提高档案业务水平，使自己真正成为档案工作的行家里手。第三，要加强计算机等现代化知识学习，拓展知识结构，开阔视野。掌握基本医疗知识，把档案工作与医疗业务很好的结合起来，使档案人员成为一专多能的“复合型人才”。第四，做好档案业务人员培训工作。医院要将档案工作人员培训纳入全院人才培训计划，要积极将档案工作人员派出去，通过专业培训、继续教育、进修等渠道进行业务培训，全面提高档案工作人员的业务水平，为档案工作的顺利开展奠定坚实的人才基础。

［1］葛书文.加强医院档案管理提高档案利用率［J］.现代医院，2008，8（6）：140-141.

［2］潘习龙，徐莉，赵茜倩等.医院改革——医改的关键环节［J］.中国医院管理，2008，28（5）：1-2.

［3］林越陵.档案学理论基础［M］.呼和浩特，内蒙古人民出版社，2001.107.

2012-01-20；责任编辑 赵菊梅］