浅析当前中小企业内部控制的实际性问题及改善措施

2012-09-19陈杭丽

中国乡镇企业会计 2012年8期

陈杭丽

一、当前中小企业内部控制的总体情况

我国每年新生民营企业都在15万家以上，但每年死亡的企业数却有上10万家之巨；60%的民企会在5年内破产，85%会在10年内消失，总体平均寿命只有短短的不足3年；日本民间企业的平均寿命在30年以上，美国企业超过40年，全球500强或相当国际公司平均寿命是40-50岁。

另外我们还可以看到的场景是，外国的企业家天天打高尔夫球，而我国的企业家天天在批差旅费报销单据，尤其是中小企业家经常如履薄冰，辛苦操劳。

从以上民营企业总体平均寿命只有短短的不足3年、我国中小企业家的辛苦操劳，与国外企业平均寿命在40-50岁、国外企业家的悠闲自得形成鲜明的对比，可以看出当前中小企业在内部控制制度的设计上存在很多问题，而制度的执行力更值得关注，制度设计缺位和执行不到位、制度执行不力、流于形式的现象更为严重。

二、当前中小企业内部控制存在的实际性问题

1.领导认识不足，法律意识淡薄

在实际工作中，有些领导的认识还停留在企业会计控制上，认为内部控制是财务部的事，与全体员工没有关系；另外也有越来越多的中小企业领导越来越关心和重视内部控制工作，但也有不少领导是把“关心”、“重视”用在违法乱纪上。有些中小企业领导、业务经办人员、财务人员利用内部控制不严的漏洞大量收受贿赂、贪污公款，挪用、盗窃资金，或与企业外部不法商人相勾结、非法侵占企业资金等，违法违纪现象时常发生。

2.内部控制制度不健全

目前相当一部分中小企业对建立内部控制制度不够重视，内部控制制度残缺不全，没有覆盖所有的部门和人员。虽然制订了许许多多的规章制度，但并没有相互连接，互为制约，而是各部门各自制订，互不相干，以致于没有渗透到企业的各个业务领域和各个操作环节，使中小企业工作秩序混乱、会计核算不实而造成会计信息失真现象极为严重。

3.风险意识差，内部压力不足，内控风险管理人才严重短缺

由于社会经济环境的变化，中小企业间竞争越来越激烈，企业的经营风险不断地加大，然而从中国中小企业现状来看，其风险意识并没有提到应有的高度，企业管理人员的思想意识中没有经营风险的概念，更缺乏有效的风险防范管理机制，因此中小企业抗风险能力较差。存在以上的问题使得中小企业资信度较差、经营能力低下、企业缺少或没有核心竞争力。另外目前，国内内控风险管理这个行业面临严重的人才短缺，因为在现在的大学里没有专门的内控专业和课程，它本身是交叉学科，牵扯到企业的方方面面，在这个岗位上的人，要对企业的方方面面都非常了解。既要熟悉业务，又要熟悉内控的方法，具备这两个条件才能胜任这个工作。由此，中小企业为了迎接新经济形势下的机遇和挑战，为了自身的发展，必须建立和健全内部控制制度、内控人才培养机制。

4.缺乏有效的监督机制

为了加强监督，我国已形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系。但如此庞大的监督体系对中小企业的监督效果却不尽人意。有的企业虽然有内部审计，却不能充分发挥其职能。再者，会计的日常控制依赖于会计的日常监督，内部会计监督要求会计人员对本企业内部的经济活动进行会计监督，但是一些企业的管理者经常干预会计工作，会计人员受到管理者干预或利益的驱使，往往按管理者的意图办事，使会计的监督职能无法履行。

5.缺乏沟通，没有建立信息沟通制度

部门与部门之间，领导与员工之间缺乏沟通、交换意见，从而导致企业内部有些人为了个人利益去损害企业整体利益。当发生责任事故时，且涉及到两个部门以上，此时部门之间就会推卸责任，而没有为了解决问题提出有利的方案。信息的价值必须通过传递和使用才能体现。企业应当建立信息沟通制度，将内部控制相关信息在企业内部各管理级次、责任企业、业务环节之间，以及企业与外部投资者、债权人、客户、供应商、中介机构和监管部门等有关方面之间进行沟通和反馈。信息沟通过程中发现的问题，应当及时报告并加以解决。重要信息须及时传递给经理层、董事会和监事会。

三、建立与完善中小企业内部控制的措施

1.组织结构控制

一是明确规定各种岗位的职责范围，如岗位说明书。按照制衡性原则，将各职能部门业务分为若干具体的工作岗位，然后再按岗位确定每个人的具体任务，明确单位所有经营管理人员的责任和权限，逐步形成一整套自我制约和自动检查的岗位工作关系。二是强化内部牵制。内部牵制是内部控制的重要形式，体现在人员分工、职责界定、业务处理等各个方面。例如，不得由一人办理货币资金业务的全过程。会计职务与出纳职务分离，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作；会计职务与审计职务分离；支票保管职务与印章保管职务分离；支票审核职务与支票签发职务分离，支票签发职务由出纳担任，其他会计人员不得兼任；银行印鉴保管职务、企业财务章保管职务、人名章保管职务分离，不得由一人保管支付款项所需的全部印章；而且在通常情况下，一项经济业务的处理程序至少包括规划、审核、执行、记录和复核5个步骤，每个步骤必须严格分开，不允许“一手清”。

2.授权批准控制

现代企业规模不断扩大，业务纷繁复杂，环节增多，企业领导不可能事事躬亲。因此，必须将事、权进行划分，对下级授权、分权，规定各级业务人员处理某项事务的权力。在日常业务处理中，可以按照规定的权限范围和有关职责自行办理，把各项经济业务在其发生之际就加以控制，使各级业务人员都能“在其位，谋其政”。一项经济业务从发生至结束，谁核准、谁经办、谁复核、谁验收、谁审核都应在制度中予以充分说明，做到分工负责，权责分明。避免一言堂、避免过度放权、做到全覆盖、权责相匹配。

3.会计系统控制

《企业内部控制基本规范》第31条会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。所以要建立健全会计凭证的审核制度、账账核对制度、复核制度、检查差错制度和采用会计科目控制、会计凭证控制、账簿控制、报表控制、记账控制以及电算化控制等措施。尤其是采用电算化会计的企业，区别于手工记账方式，会计记录完全以各种指针、索引技术操作日志等不同的形式存在。因此，为正确履行不同职责，企业的管理人员、会计人员都必须了解数据管理系统的基本原理。同时，一个单位的会计机构实行会计记录控制，建立会计人员岗位责任制，对会计人员进行科学的分工，使之形成相互分离和制约的关系。如有些企业领导授意财务人员无故更改原始凭证、财会报表、伪造企业经济业务等虚增成本来逃税。根据《中华人民共和国会计法》的第五条规定：任何单位或者个人不得以任何方式授意、指使、强令会计机构、会计人员伪造、变造会计凭证、会计账簿和其他会计资料，提供虚假财务会计报告。所以，在做好会计记录控制时，切记注意合法性原则。

4.财产保护控制

《企业内部控制基本规范》第32条明确了企业建立财产日常管理制度和定期清查制度，采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保财产的安全完整；严格限制未经授权的人员接触和处置财产。财产保护控制主要包括：（1）财产记录和实物保管。对于企业重要的文件资料，应当留有备份，以便遭受意外损失或损坏时重新恢复，这在计算机处理条件下尤为重要。（2）定期盘点和账实核对。是指定期对实物资产进行盘点，并将盘点结果与会计记录进行比较，如不一致可能说明资产管理上出现了错误、浪费、损失或其他不正常现象，应当分析原因、查明责任、完善管理制度。（3）限制接近。它是指严格限制未经授权的人员对资产的直接接触，只有经过授权批准的人员才能接触该资产。一般情况下，对资金、有价证券、存货等变现能力强的资产必须限制无关人员的接触。

5.全面预算控制

企业实施全面预算管理制度，明确各责任单位在预算管理中的职责权限，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，强化预算约束。所以企业通过预算控制，使得经营目标转化为各部门、各个岗位以至个人的具体行为目标，作为各责任单位的约束条件，能够从根本上保证企业经营目标的实现。一般来说，企业全面预算体系包括经营预算、资本预算和财务预算。预算管理是以提高企业效益为目标，以资金流量为纽带，以成本费用控制为重点，以责任报告信息为基础，以经营、财务预算指标为依据，是一种全新的现代企业管理模式，是企业管理的核心之一。企业通过预算的编制和检查预算的执行情况，比较、分析内部各单位未完成预算的原因，对未完成预算的不良后果采取改进措施，确保各项预算的执行。

6.员工素质控制

内部控制是否有效，关键取决于实施内部控制员工的素质。要使内部控制的功能按预定的目的正常发挥，必须配备与承担职务相适应的高素质员工。否则，即使内部控制本身是十分完美的，但实施的效果却难以令人满意。员工素质控制体现招聘、使用、培养、奖惩等各个方面对员工进行控制。同时，就算企业聘用的都是高素质的员工，但是由于企业领导人缺乏公平公正处理事情的态度，任何事情只想着企业利益从来不考虑员工利益，企业给你钱，你就是要替企业卖命，这样做也会造成人员素质的下降，导致企业表面看起来是一个整体，但实质是一盘散沙，都在为个人的利益着想，有的员工甚至为个人利益去偷客户的原材料变卖，被抓到时，客户只会指责企业，而不是那名员工，因为员工已经代表了整个企业形象，得不偿失。这就要求企业领导人经常与员工互动、沟通、交换意见、组织各种娱乐活动，如旅游、文艺活动、奖惩分明、升职人人有望等来提高员工的工作激情，增强员工凝聚力，归属感，使企业成为强有力高效的团队，树立企业形象。21世纪不再是一个人单打独斗的世界，它需要合作、团结才能生存，“团结就是力量”，企业亦如此。

7.绩效考评控制

企业建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。所以说绩效考评是一个过程，即首先明确企业要做什么（目标和计划），然后找到衡量工作做得好坏的标准进行监测，发现做得好的，进行奖励，使其继续保持或者做得更好，能够完成更高的目标。另外对发现不好的地方，通过分析找到问题所在，进行改正，使得工作做得更好。绩效考评的关键点是激励和约束。