刘洋

（南京理工大学紫金学院经济管理系，江苏南京210046）

独立学院二级管理体制下教务秘书工作面临的困境及其对策

刘洋

（南京理工大学紫金学院经济管理系，江苏南京210046）

随着独立学院二级管理体制的形成，教务秘书成为独立学院院（系）教务管理中不可或缺的重要岗位，但由于独立学院发展的特殊性，导致教务秘书的角色定位并不鲜明，教务秘书的职业发展陷入窘境。本文从分析独立学院教务秘书工作的困境出发，探讨了独立学院教务秘书的角色定位和能力培养问题，以期对教务秘书自身的职业发展起到推进作用。

独立学院教务秘书角色定位职业发展

高校教务秘书是指在高等院校中协助院（系）领导具体处理本院（系）中各类教学事务的管理服务人员，是联系学院教务部门、教师和学生的纽带，是教学秩序得以顺利进行的重要保障。独立学院的教务秘书有其特殊性，主要表现在：教学管理人员少，工作量大，涉及面宽；外聘教师数量多，专职教师队伍职称结构分布不均；教务秘书往往身兼数职。然而，在独立学院甚或其他普通高校，教务秘书的工作并未得到充分的重视，教务秘书的角色定位并不鲜明，使得教务秘书的职业发展陷入窘境。

一、当前独立学院教务秘书工作中的困境

（一）人员配备不合理，职责不明确，工作量繁重。

在独立学院中，通常每个系（部）配有一名教务秘书，一般来说公办高校的教务办公室至少有两个教务秘书。在这种情况下，常规的管理模式就是一名教务秘书负责本科生教学管理，另一名教务秘书负责研究生教学的管理。后来由于管理中心的逐步下移，教务管理的工作量增加，有些单位的教务秘书增加到了三到四名，这样就形成了现在绝大多数教学院系的教务管理模式——两名教务秘书负责本科生的教学管理，一名教务秘书负责研究生的教学管理。近十年，随着独立学院教育规模的扩张，但教务秘书人员并没有明显增加；二级管理以后，部分属于学校教务处的工作也下放到了系，但教务管理岗位却没有随之增加。例如某高校，有5个系部、在校全日制学生一万余人，但教务秘书仅有4人，其配备比例也不够合理，某系的学生人数达到3000多人，占全校总数的1/3，也仅有一个教务秘书。很多情况下，独立学院不但未对教务秘书的职责进行明确的定位，教务秘书不仅仅是教务秘书，更多的成了系综合秘书或者是办公室主任，工作量繁重，既要进行日常教学管理，又要肩负多种职能，负责各项工作的传达和落实，等等。

（二）工作重要性和价值并未得到充分认识。

多数人对教务秘书工作职责的重要性认识不清，他们认为在独立学院中，教师和学生处于主体地位，教务秘书只是教师和学生的服务者，工作地位不能得到充分肯定。不少人认为教学管理是纯粹的行政事务性工作，由于受到这些错误观念的影响，教务秘书的地位和作用无法得到较为公正的认可。例如，在考试安排上的重要性，由于独立学院的特殊性，在考试安排不同于普通高校，课程考试由教师命题后的上交、复印到考试安排的这个环节上，无不经过教务秘书之手，责任重大。

（三）缺乏提供岗位的晋升机会和提供培训意识。

由于当前就业形势严峻和所学专业上的尴尬，很多教务秘书所学的专业和所从事的工作不对口，即便多数学校的教务秘书岗位招收相对高学历的研究生，但由于工作性质的特殊性和整日忙碌，几乎没有时间更新知识和提高技能，更谈不上有机会出去学习进修，各种素质还停留在原有的水平，特别是在管理理念和应用计算机能力方面更是不能适应新的形势要求。目前，由于独立学院对教务秘书岗位的认识和重视程度不足，在岗位设置上，也没有体现出对教务秘书岗位晋升机会的考虑。因此，独立学院的教务秘书看不到自己的工作的希望和前途，进而影响了工作的积极性和队伍的稳定性，更对前途堪忧。

（四）独立学院教务秘书心理压力大。

教务秘书上联教务处、系领导，下联学生，还要同老师、各系打交道，每件小事都得考虑周全，若是稍有疏忽，就会出现教学事故，导致各方责难，因此心理压力较大，具体表现：

1.疲劳感。高校教务秘书从事着学校最繁琐、最辛苦的工作，他们既担负着对教学过程和教学质量监督的任务，又要在排课表、调课、登成绩、安排考试等一系列工作上为教师提供优质的服务；从检查教师上课和学生的出勤及听课情况到了解教师的教学情况，还有日常管理和突发事件的处理、教师工作量的核算等，工作既琐碎又辛苦，而且不为人们所注意和理解，往往会感到身心疲劳。

2.心理焦虑感。教务秘书所处的特殊位置和工作性质特点，业务上归教务处指导，行政上又属各院系管理，工作繁杂，头绪众多，心理压力大，常常处在忧虑、不安、紧张、烦躁的焦虑状态，身心疲惫。

3.自卑心理。自卑心理是高校教务秘书普遍存在的心理现象。对高校教务秘书来说，一方面工作任务繁重、责任重大、难度高，另一方面，目前许多独立学院都招收研究生为教务秘书，在独立学院中教务秘书与教师相比，他们在学历、职称上都没有差距，唯独在待遇等方面存在一定的差距，由此极易诱发他们的自卑心理，他们希望获得尊重与信任。他们希望自身的劳动和付出能够得到广大师生员工的理解和尊重，取得的成绩能够得到公正的评价和认可。但现实并不总是那样完美，在平时和年终总结考核中，实际考核值常与个人期望值出入较大。这种失衡感使得教务秘书很难认清自己工作的意义和价值，认为自己处处不如教师，自我认识消极，因而滋生自卑心理。

4.不平衡心理。目前，高校在待遇问题上普遍向教学岗位倾斜，教务秘书待遇偏低，与教师甚至其他工作人员相比，收入差距加大。教务秘书所做的都是一般性的管理工作，无法用定量的指标考核，尽管也经常加班加点，却不能像教学科研人员那样有机会获取社会服务报酬、超工作量的课酬等收入。在任务重、待遇低的现实面前，难免产生不平衡心理，进而影响工作积极性和工作效率。

二、如何发挥教务秘书教学管理工作的重要作用

（一）科学的定位和价值尊重。

应当认识到教务秘书在稳定教学秩序、提高教学效率、保证教学质量、培养全面发展的合格人才等方面起着重要的作用。它有力地支撑和保证着课内外教学的有序进行，成为高校管理工作的中心内容。教务秘书是教务管理工作中不可缺少的角色，是教学管理的中坚力量。学院应当认识到教务秘书在教学辅助上的重要性，试想在超负荷、超工作量的前提下，还要保证教学中的所有环节万无一失，这就需要刻苦的努力和认真的态度，因此，教务秘书的工作价值更需要被认可和尊重。

（二）建立岗位职责制度，明确分工。

目前，部分高校的少数中高级行政管理人员管理理念存在误区，认为教务秘书的工作就是简单的机械劳动，经常把教务秘书的工作与学院办公室人员的工作混为一谈。总体来说，教务秘书是教学管理队伍中的一员，从事教学管理的基础性工作，保障教学计划按时按量完成，为领导的管理决策提供有用的资料支持和相关信息。只有明确职责范围，教务秘书在教学管理过程中才不会有太多抱怨和心理失衡现象，也能为日后学校评价个人工作绩效提供可靠的依据。

（三）提高教务秘书的经济待遇和岗位晋升的机会。

让他们充分认识到自己的价值，确保人才不流失。马克思主义政治经济学告诉我们：经济是基础，一切发展都必须建立在经济这个坚固的基础之上。一个国家的发展主要看它GDP的增长情况，而一个教务秘书的价值也可以通过他的经济收入情况来体现。所以，要想充分发挥教务秘书在系部管理中的作用，就应制定合理的政策，使教务秘书在职称、职务的晋升方面与其他岗位的人员享受同等待遇，也必须适当地提高教务秘书的经济待遇，还可以通过考核、评比、竞赛等方式奖优罚劣，正确运用奖惩激励机制极大地提高教务秘书工作的积极性，更好地发挥其在教学管理工作中的作用。

（四）提供培训交流和培训的机会。

在不影响正常工作的情况下，可以组织教务秘书集中学习，比如教育学、心理学、管理学等方面的学习、教学系统软件的使用、学籍管理规定的实施等。这种短期培训实用性强，受益面广，组织起来比较方便。也可以组织教务秘书到其他兄弟院校参观学习，交流经验，取长补短。若有条件亦可邀请知名的教育专家来学校讲学，这样可以使教务秘书开阔眼界，活跃思想，有利于他们改变旧的管理理念，总结出新颖的符合学校实际的管理方法。新形势下，教学管理走向现代化、科学化、规范化，对高校教务秘书提出了更高、更新的素质要求。作为教学管理工作第一线的教务秘书，不仅要有良好的职业道德和敬业精神，更要树立新的管理理念，掌握先进的管理方法和管理手段，娴熟地运用现代化信息技术，掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办公技术，适应可能出现的新情况、新问题。

教务秘书工作在教学管理的第一线，教务秘书的素质、能力、工作质量直接影响到独立学院的发展和未来。因此，在新的形势下，必须对其有“以人为本”的人文关怀，必须在工资标准、绩效考核和晋升制度上充分尊重和体现教务秘书的工作性质和价值。只有充分认识了教务秘书工作的重要意义，才能逐步排除教务秘书的心理压力，调动工作的积极性，提高工作效率，才有利于稳定教务秘书的职业队伍，为独立学院教育教学工作的健康开展保驾护航。

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