黄乙妹

摘要：系部教学档案是系部教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是系部进行教学活动不可缺少的依据和参照，如何管理好繁杂零乱各种教学资料显得十分重要。本文在分析传统系部档案管理存在的问题的基础上，阐述了系部教学档案应用数字化管理，提高工作效率。

关键词：系部教学档案；数字化管理；提高工作效率

一、数字化文件（电子文件）定义及其特点

数字化文件（电子文件）是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1. 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3. 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4. 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

1. 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。……