徐峰

摘要：在科学技术突飞猛进的今天，人类早已进入了信息化时代。计算机的应用也早已成为档案管理不可或缺的重要组成部分。同时，计算机的发展也为档案管理的改革提供准确快速的依据。目前，我国大多数企业在计算机档案管理中，仍存在一些认识上的偏差，使用上也存在一定的弊端，严重影响着我国档案管理工作的良好发展。因此，解决档案管理信息化中存在的问题对我国档案管理的良好发展，有着极其重要的意义。本文从计算机推动档案发展入手，粗浅的阐述了计算机在档案信息化应用中的重要作用，并提出几点完善计算档案管理的解决对策。

关键词：档案管理计算机应用管理方式完善措施

1、前言

随着科学技术的迅速发展，人类进入了信息多元化发展的时代。人们利用传统的档案管理模式，已经很难应付从四面八方扑面而来的多元化信息发展。而计算机技术的引用为档案管理带来了新的活力，使档案的管理工作迈向了新发展，极大的改善了传统档案管理工作效率低、工作纷杂混乱的情况。因此，提高人们对计算机在档案管理电子化中的认识，解决计算机档案管理使用中存在的问题，势必成为促进我国档案管理发展的重要工作。

2、计算机对档案管理的推动作用

目前，随着我国信息化时代的不断深入发展，人们对档案管理的需求日益突出。但是，传统的档案管理模式早已不能适应信息时代下人们的迫切需求，档案管理工作日益下滑。而计算机技术的引用为档案管理带来新的生机，也为档案管理工作融入了新的元素，使档案管理工作迈向了新的时代。计算机以其庞大的存储空间和准确，快速，方便，全面的查询功能越来越受到管理者的青睐，成为档案管理者，提供了准确、快速档案管理的必要工具。

与此同时，我国档案管理工作历史悠久，自上个世纪九十年代初期，我国市场上出现了各类档案管理软件，档案管理者对档案管理软件主要有三种选择方式：第一是购买已经研发的软件；第二是委托软件开发公司开发出一套针对自己档案管理工作的软件；第三是由档案管理部门，自行开发软件。而这三种软件的选择方式都必须由档案管理者，提供相关的资料如管理程序、录入内容、输出内容及格式等。然后在由软件的开发人员针对这些资料开发出适合管理人员应用的软件包。这些软件虽然没有完全摆脱传统的手工管理方式的束缚。但是，有效的解决了部分档案管理人员反复性的手工作业问题，使档案管理的工作迈出了新的一步。同时，计算机档案管理软件的使用，极大的减少了档案管理人员的精力、时间，减低了档案管理部门人力、财力的投入。档案管理的人员不必在手工编写目录，可以由计算机代替了繁琐的机械性手工作业。从而提高了工作效率，达到档案管理信息的迅速查询，也可以通过多种途径进行搜索。突破了手工管理的复杂性、局限性。因此，纵观我国档案管理信息化的历史，传统的档案管理方式过于繁琐，时间消耗过长，加重了工作人员的负担。随着计算机应用理念的逐步深入发展，加强计算机在档案管理工作中的应用，提高人们档案管理工作的信息化中计算机的应用认识有着极其重要的意义，对我国档案管理工作起到良好的推进作用。

3、计算机在档案管理中的重要作用

计算机的应用，加大的提高了档案管理方式的快捷化。科学技术飞速发展的今天，让人们不断的从落后，繁琐的作业中解脱出来，简单快捷是人们追求的目标。当然档案的管理也必须向简洁，高效率的管理方式发展，如今的计算机发展与普及为档案管理的工作方式提供了重要的依据和可能性。档案的立卷工作比较复杂，档案的管理人员应该简化其立卷的工作，避免除浪费大量的经历和时间。因此，计算机的应用在档案管理工作中就显得尤为重要。计算机可以准确快速的将信息显示和提取出来，以减少管理人员精力、时间的投入。使作业人员档案管理工作简单化，计算机可以准确的将所需要的资料提取出来，并表示出所需文件的具体位置，不仅为档案管理的工作人员减少一定的工作量，免去手工作业的繁琐，又省去各种不必要的人为因素，将整理中的失误率工减到最小。充分发挥了计算机的优越性，将档案工作化整为零。

4、完善计算机档案管理工作的对策

4.1 减少在计算机中的代码录入,采用相关词汇进行查询

目前，我国大多数档案管理软件并没有统一的代码系统。但是，在大多数计算机档案管理软件中，过分的注重了代码录入的使用，使得代码的使用没有良好的稳定性，给管理人员带来了一定的不便之处，不利于管理者的使用。因此在档案录入的工作中，笔者不赞成过多的应用计算机代码。在档案管理软件查询过程中，我们可以多利用关键词，像时间，提名，主题 保存年限等相关资料去进行查询，改变代码查询的趋势。当需要调查某项档案时，只需输入相关的信息，就能查到相关资料的所在之处。它有着很高的准确性，解决了档案管理者的手工查找速度慢，准确率低的缺点，又使工作人员无需在花费大量的时间研究代码的含义，以此提高了工作效率。

4.2 强化文档一体化计算机档案管理工作

运用计算机进行档案管理，可以把企业各个部门的网点统一的连接起来，在提高了工作效率的同时，有效的克服档案管理工作的人员缺少，超负荷的工作量等弊端。而现阶段我国档案管理文档一体化在实际使用上仍存在着很大的问题。软件的兼容性不强，软件重复开发，资源浪费等问题，严重影响着文档一体化的有效开展。因此，现阶段我们的主要工作是要积极主动的开发适合自己单位的管理软件，综合考量充分考虑计算机的兼容性，并且认真分析档案管理的现状，大力加强文档一体化计算机管理系统的推广工作。以此全面的实现文档一体化的档案管理模式。

4.3 明确档案管理工作任务，建立高素质档案管理团队

在档案管理工作中，首先要明确档案管理的工作任务、工作目标，建立科学系统的分期、分区、分类的近期和远期档案工作计划。大力推行档案管理中的一体化发展，认清档案文件和文书在管理上的差异性。根据档案部门的实际情况，制定档案管理人员的相关工作规范细则，在国家《档案法》法律法规的基础上，建立符合本单位社会发展需求的档案管理工作，以此明确档案管理工作任务，做到档案工作的理想化管理。

同时，建立一支高素质的档案管理团队。在日常档案管理中，认真做好档案管理人员的思想政治教育、职业道德教育、专业技能知识等培训工作主要包括：计算机档案管理系统设计、档案检索语言的设置，档案内部控制制度、计算机的使用和维护等等。对档案管理人员的思想政治情况做重点关注，定期组织思想政治教育思想交流会议，树立和坚定档案管理人员的责任心、事业心。同时，将档案管理的责任目标明确到每一个档案管理人员身上，并且随时对档案人员进行检查和监督，以控制档案工作各个环节可以得到有效、准确、良好的进行，一旦出现任何问题也可以进行及时的解决问题。

5、结语

综上所述，档案管理与计算机的应用早已成为一个密不可分的整体，充分的发挥计算机的先进技术来改变档案管理的模式，有效解决档案管中存在的问题是档案管理者必须要完成的首要目标。目前，人类已经进入了一个的计算机网络技术的全新时代，档案管理的方式也必须要更上一层楼。这就迫切需要把新的元素注入到档案管理的应用中。运用计算机的技术，提高查询的准确率和查询速度，发挥更高效率收到事半功倍的效果，让档案管理者从繁琐的手工作业中摆脱出来，早已成为档案管理工作的必然发展趋势。因此，我们要充分做好准备，将这两者融为一体，尽快实现档案管理的网络化、信息化，势必成为我们广大档案管理人员共同努力实现的重要目标。

参考文献

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