云南农业大学二级学院教学档案管理存在问题及对策*

2011-12-09李文荣李永忠赵海波

云南农业大学学报(社会科学) 2011年3期

李文荣，李永忠，赵海波，陈霞

(1.云南农业大学校长办公室，云南昆明 650201；2.云南农业大学经济管理学院，云南昆明 650201)

随着高等教育体制改革的不断深化和办学规模的不断扩大，二级学院的建立，实行校院二级管理成为高校发展的必然选择[1]。高校二级学院教学档案是指在院系的教学管理、教学实践和教育研究活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、光盘等教学文件材料[2]。这些教学档案对二级学院以及学校的发展都有着重要的作用。近年来，省内外高校教学档案研究人员就如何加强二级学院教学档案管理做了大量研究，取得了一些成果。邓利华认为，高校教学档案管理将逐步实现标准化、规范化、科学化、现代化、信息化[3]。熊跃萍等提出了二级院系教学档案系统数字化平台的构想[4]。连红提出了高校教学档案系统开发集成管理模式[5]。吴伟等强调，教学档案的管理不仅要科学规范，引入现代管理理论和方法，还要注重档案的开发和利用[6]。荀利波认为，高校二级学院教学档案管理工作，必须从二级学院教学档案的归档范围的划定、管理队伍的建设、管理环境的改善和管理制度健全完善等方面入手，全面改进管理状况[7]。

这些成果主要针对二级学院展开，有一定局限性。如何将学校与二级学院两个层面有机结合，同时使已有研究成果为我所用，强化二级学院的教学档案管理已成为云南农业大学需要深入思考的问题。

一、教学档案管理重心向二级学院下移势在必行

教学档案传统管理体制存在诸多缺陷。为解决学校档案室库存量严重不足的困难，方便二级学院进一步利用和完善教学档案，在我校实行校院两级分级管理，重心向二级学院下移势在必行。

(一)传统管理体制不适应教学档案管理需要

云南农业大学传统的档案工作实行统一领导，分级管理的原则，档案工作在校长领导下统一管理档案。因而学校的教学档案管理工作基本上是由校档案科独自承担的，没有形成一个完善的管理体系，导致下属学院的教学档案工作无专人负责，分工不明，职责不清，相互推诿的现象时有发生，“三纳入”、“四同步”制度形同虚设。

(二)档案室库存量有限

云南农业大学档案室现有档案库房6间约200 m2，保管着学校自1958年以来党群、行政、教学、科研、外事、基建、财会、出版、照片、产业开发十类文书档案以及干部人事档案。目前，档案库房容量即将饱和，档案科正在争取学校购置档案柜，收存大量档案较为困难。另外，随着办学规模的不断扩大，产生的各类档案越来越多，尤其是教学档案量巨大，要把大量的教学档案归至学校档案室实行集中统一保管已不现实，将少量必须要交到学校档案室保管的档案及时移交，将大量可不移交的教学档案由学院妥善管理可有效改善学校档案室库房不足的现状。

(三)方便学院利用和完善教学档案

云南农业大学办学规模扩大后，设立的学院将不断增多，在实行教育教学改革后，多数管理权限将下放到学院。学院管理自主权增加后，伴随着自身改革产生了许多教学档案，而这些档案经常应用于学院的教学管理过程中，如若归档至学校集中统一管理，势必给日常教学管理工作带来诸多不便。将大量经常使用，且可不需交学校档案馆(室)的教学档案由学院自己进行科学管理，既方便利用，又能不断加以完善。

二、二级学院教学档案管理存在的问题

云南农业大学二级学院教学档案管理由于历史和现实原因，在管理意识、管理制度、管理人员、管理条件和管理手段等方面都存在问题。

(一)管理意识十分薄弱

由于学校长期以来，教学档案的收集主要由教务处、招生就业处、学生处完成，整理由学校档案科管理人员进行，二级学院没有向学校档案室移交档案。近年来，学校档案科加强了对二级学院教学档案的收集管理工作，部分学院开始向学校档案室移交教学档案，但仍不完整、不系统。在长期不向学校移交档案的情况下，大多数二级学院领导、教师和档案管理人员的管理意识都十分薄弱。学院领导片面认为教学档案的收集、移交工作只在教务处，学院无档案可交；认为学院自己形成的教学资料主要供学院自己使用，如何管理、管理好坏是学院自己的事；重视教学、科研而忽视对教学档案的管理和领导。学院教师常常只关心教学和科研的事情，至于教学档案的收集移交不是自己的责任，即使按照学院兼职档案管理人员要求归档也是敷衍塞责。学院兼职档案管理人员由于自己手上的工作较忙，认为教学档案管理是额外工作，形成“有空做一下，没空摆一下，用时理一下”的工作状态。

(二)管理制度较难落实

学校档案科在整体层面上制定了大量档案管理的规章制度，但针对二级学院制定的制度较少。学校于2006年制定下发了《云南农业大学学院档案管理暂行办法》(校政发〔2006〕93号附件一)和《云南农业大学学院各门类档案分类编号及整理规范》(校政发〔2006〕93号附件二)[8]。这两个制度在对二级学院教学档案管理作出了规范化要求，力求改变各学院教学档案管理各行其是、杂乱无章的局面。大多数学院因各种各样的原因没有按规定执行，档案管理仍然各自为阵、五花八门，实行校院两级教学档案规范化管理成为一句空话。

(三)管理人员疏于管理

学校17个二级学院中，大多数教学档案管理人员由教学秘书或综合办人员兼任。众所周知，学院教学秘书和综合办人员工作琐碎，尤其是教学秘书，除了要做好日常教学管理外，还要组织各级各类考试等工作，对于教学档案的规范化管理常常是心有余而力不足。在应付工作、交差了事的思想指导下，如学生毕业合影照、教师编著教材等必须移交学校档案室的档案不交，应为学院收集保管的材料不收或收得不全等等现象随之产生；对于教学档案的收集、保管、利用不及时、不规范、不充分；出现试卷、成绩随意摆放、归档错位或遗失现象；也出现对于学院发展起着重要作用的一些文件(如上级下发有关重点实验室的批准公文等)私自存放个人手中，不及时移交学校档案室导致丢失，用时无处查找的情况，给档案管理造成无法弥补损失。

(四)管理条件参差不齐

管理条件是决定教学档案管理质量的一个重要因素。为了提高教学档案管理质量，云南部分高校，如昆明理工大学已为二级学院配备了标准的教学档案管理库房和专兼职档案管理人员，实现了标准化管理。而云南农业大学对学院教学档案管理投入不足，没有为学院配备专门存放教学档案的标准化库房。多数学院将档案存放在学院教学秘书办公的场所，由教学秘书兼管。且学院教学秘书办公室需经常面对教师和学生，人员你来我往，教学档案管理环境较差，根本不可能按照档案管理要求进行管理，严重影响教学档案管理质量。

(五)管理手段较为单一

学院教学档案管理由于缺少人员、经费、场所，导致管理手段较为单一，即大多数学院教学档案仍然以纸质文档为主，以手工管理为主。在档案收集方面，重视对纸质文件、学生材料的收集，忽视对电子材料、声像资料及教师个性材料的收集；在档案整理方面，基本是按照兼职档案管理人员的工作习惯整理，没有按学校规范要求进行，整理不系统、不完整，且很少编目，更谈不上制作检索目录；在档案保管方面，没有专门的保管库房，有的学院没有充足的铁皮柜，有的学院保管人员随意处置教学档案的情况时有发生，多数学院没有利用信息化管理手段；在档案利用方面，档案查找主要靠人工进行，没有档案管理系统辅助，档案编研利用更是无从谈起。

三、加强二级学院教学档案管理的对策

云南农业大学二级学院教学档案管理存在诸多问题，这些问题如不引起高度重视，长此以往，将为今后档案的管理和利用带来许多不可弥补的损失和缺憾。为实现校院两级教学档案规范化管理，针对二级学院教学档案管理存在的问题，笔者认为，应从以下几方面采取相应对策：

(一)强化管理意识[9]

学院领导要强化档案管理领导意识，从学院长远发展和人才培养的高度加强对学院档案工作的领导，把教学档案管理工作列入重要工作议事日程，在人、财、物方面予以支持。学院教学档案专兼职管理人员要强化档案管理意识，自觉学习档案法律、法规和档案管理知识，积极主动承担起教学档案的收集、整理、归档、保管、利用等繁重任务，努力为学院的教育教学和科研服务；学院教职工要强化档案归档意识，养成在工作过程中随时积累档案资料并及时归档的好习惯，为学院完整、全面收集教学档案作出贡献。

(二)健全管理制度

一方面，学院教学档案管理需要学校层面继续制定具有前瞻性的管理制度进行规范管理。学校制定的《云南农业大学学院档案管理暂行办法》和《云南农业大学学院各门类档案分类编号及整理规范》，已就教学档案的收集、整理、保护、管理和利用等方面制定全校统一的规范和要求，学校还需制定校院两级教学管理制度，明确学校和学院各自管理的范围和内容，避免各个学院分别制定不同的管理制度，导致管理五花八门。另一方面，学院教学档案管理更需要学院有符合学院自身的制度作保证。这些制度应对学校层面上的制度进行细化、强化，主要在人、财、物的保障上，以及检查、奖惩制度上建立行之有效的管理制度。实行“三纳入”、“四同步”管理[10]。“三纳入”：纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责职，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

(三)充实管理人员

二级学院教学档案管理多由学院综合办人员或教学秘书兼任。由于综合办人员或教学秘书工作任务重，待遇低，人员流动频繁，造成教学档案管理业务比较生疏。因此，学院要争取安排专人负责教学档案管理工作，不能安排专人的则要保持兼职管理人员的相对稳定[7]。这就要求学院：一要不断提高专兼职档案管理人员的职称和待遇，努力改善其办公条件和环境；二要为专兼职管理人员提供深造、培训和提高的机会；三要鼓励专兼职教学档案管理人员向省内兄弟院校学习先进经验。只是管理人员心安了，业务素质提高了，教学档案管理才能持续健康发展。

(四)改善管理条件

目前，所有学院或因不够重视、或因经费不足、或因用房紧张，均未按照档案管理“八防”要求设立专用教学档案管理库房。这对教学档案的管理极为不利。从长远来看，需要学校投入经费，为各个学院建设档案分室，规范管理档案，但就学校财力和各学院实际情况而言还无暇顾及。因此，权宜之计是学院为兼管教学档案的学院教学秘书安排专门办公室，对教学档案进行集中管理，既方便利用，又可减少因进出办公室人员杂乱带来的干扰。与此同时，学院要逐年投入经费，购置存放教学档案的档案柜、档案盒，配备管理档案的专用计算机和移动存储设备等，努力改善档案管理条件。

(五)丰富管理手段

现代化管理手段可以提高档案收集、整理、保管及利用的工作质量和效率。这就要求教学档案管理人员在采用传统的手工纸质管理手段的基础上，依托计算机和网络技术，利用学校已有的档案管理软件，逐步实现教学档案的现代化、网络化管理，形成纸质档案与电子档案双管齐下的局面。一方面，利用现代化办公条件，实现教学档案管理的现代化。要运用计算机及其各种档案管理系统进行档案管理；要配备数码相机、扫描仪等必要的档案管理设备，制作电子档案；要应用光盘和微缩技术增加信息存储量。另一方面，利用校园网实现教学档案管理的网络化。通过建立档案收集系统，让相关人员随时将教学资料归档；通过建立查询系统，利用网络方便、快捷地为学院师生提供档案查询服务。

加强二级学院教学档案管理有利于学校档案管理及学院档案利用，尽管当前各个学院在教学档案管理上存在诸多困难，但只要做到学校有制度、学院有措施，校院两级分级负责、齐抓共管，就能实现二级学院教学档案的规范化管理。

[参考文献]

[1]邹英.高校二级学院教学档案管理初探[J].成都纺织高等专科学校学报,2009，26(3):68-70.

[2]熊跃青.教学档案管理模式探索[J].怀化学院学报,2007(5):147-148.

[3]邓利华. 论高校教学档案管理的发展趋势[J]. 管理观察,2009(17):180.

[4]熊跃萍,黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报, 2008，25(6):776-779.

[5]连红. 当代高校二级学院教学档案集成管理模式透视[J].档案学研究,2008(2):39-42.

[6]吴伟,马凤荣,党琳琳.高校二级学院教学档案管理与开发[J].黑龙江史志, 2009(2):74.

[7]荀利波.改进二级学院教学档案工作的几点思考[J].兰台世界, 2008(18):45-46.

[8]云南农业大学. 云南农业大学学院档案管理暂行办法[Z].2006.

[9]胡晓静,朱立.高校二级学院教学档案管理建设探讨[J].中国科技信息,2009(3):190-191.

[10]国家教委.高等学校档案工作规范[Z].1993.