刘 俊

（湖北第二师范学院，湖北 武汉 430205）

对高校合并后档案管理的思考

刘 俊

（湖北第二师范学院，湖北 武汉 430205）

高校合并对档案工作带来了新的问题，本文试图对高校合并后的档案管理工作在强化意识、集中整合、信息化建设和提高档案管理人员素质等方面进行了思考。

高校合并；档案管理

高校档案是高校在办学过程中所形成的历史记录，是高校在党政管理、教学科研、基建、出版、财会等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的真实记载。它不仅客观地反映了学校发展的各个过程，也为学校的可持续发展提供了历史依据。作为办好学校的重要基础工作之一，它是衡量办学质量和管理水平的一个重要标准，也是推动学校教育事业发展的宝贵财富。然而，随着高校合并的开展，高校档案管理工作出现了诸多新的问题。深入分析、探讨这些问题，以实现高校合并后档案工作实质性融合，使档案信息资源更好地服务于合并高校的发展，不能不引起我们作为高校档案工作者的高度重视和认真思考。

一、高校合并后档案管理工作存在的主要问题

1.档案不能集中管理的问题

一般来说，合并类高校从实质性合并之日起都由多个法人合并为一个法人，实行人、财、物的统一管理。根据全宗理论，此时所产生的档案应视为一个全宗。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是合并高校的原组成院校大多处在不同位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。合并高校又往往因忙于并校后一些急需解决的问题如教学资源的配置、科研资金的到位、学生食宿的保障等，而没有对档案管理工作引起足够的重视，将其列入到议事日程。加之并校前原各校管理机制层次不同，管理人员的素质差距较大，对档案的要求各不一样等等，都共同构成院校合并后档案难以集中管理的重要原因。

2.档案的重新编排与理顺问题

合并后的高校归档上存在着几个方面的问题。一是由于合并前原各校的建校历史、学科建设、师资队伍、办学规模等方面存在着差异，使这些合并院校档案的归档标准不一，给院校合并后档案的编排造成困难。二是合并高校的档案管理存在着原各校的管理体制不同、管理手段差别较大等问题。如有的合并高校原校区档案或实行集中管理，或各部门的档案分别管理；有的合并高校原校区有专职档案人员，配置了计算机，实行了档案机检，而有的则是档案分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理还处于原始的手工检索阶段。即使都使用了计算机管理，又由于各校经济实力和技术条件的不同，配置的硬件设备在机型档次上也各不一样，加之应用的档案管理软件没有统一标准等等，这些问题都制约着合并高校档案统一管理工作的开展。

3.档案网络建设问题

高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多方努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与综合档案室管理人员之间联系困难等因素，使合并高校的档案网络化建设存在一定的困难。

4.档案管理人员的素质差异问题

并校前各校的情况不同，使得档案专、兼职人员存在着思想状况、业务水平、工作能力上的差异，给档案管理工作带来了困难，并在一定程度上制约和影响档案管理工作的整合与创新。我们知道，档案既涉及自然、社会和人，又涵盖过去、现在和未来，所以对档案管理人员来说，仅有档案专业知识并不能胜任此项工作，还要学习和掌握相关的知识，如历史学、文献学、情报学等常识，而综合素质较高的复合型档案人才正是合并高校所普遍缺乏的。

二、对高校合并后开展新校档案工作的思考

1.加大宣传力度，强化档案意识

合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的首要前提。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。学校的各类档案是广大师生员工在教育教学活动中直接形成的有价值的各种历史记录，对学校的改革和发展的重要作用不言而喻。因此，合并高校应把加快档案事业的迅速发展尽快提到日程上来，制定并校后一个长远的规划。要针对并校前各校档案管理方式、方法的不尽相同的问题，深入调研，确定整齐划一的档案管理办法，便于档案的集中保管和利用。要使广大教职工关心并积极参与到档案工作中来，使每位教职工能自觉地按照档案法律法规要求，维护档案的完整与安全，并利用好档案，发挥档案的作用，从而形成档案管理的良好循环，推动档案管理工作的顺利开展。

2.建立统一的档案管理制度和模式，整合档案资源

集中统一管理学校全部档案，是学校档案工作基本原则的核心，是学校档案工作的组织原则。高校合并之前，各校都已分别建立了综合档案室，也配备了专兼职档案员，形成了自身的管理网络和管理特色。合并之后，不管条件如何，必须对新组建学校产生的档案进行统一管理，维护档案的完整和安全。合并高校在档案管理合并建设工作之初，就应参照国家档案制度，做好顶层设计，建立规范的档案建设工作管理机制：制定切实可行的档案建设管理文件，使档案管理的内容和环节规范化、制度化，使档案管理工作有章可循；在原有各校档案管理的基础上建立统一档案管理模式，利用统一制度、统一模式做好各校档案合并后的整理工作。可以将以前的档案室合并组成一个综合档案室，集中统一管理各校原有的全部档案。由综合档案室按照学校综合档案归档范围与标准，确定文件材料归档范围，并整理、鉴定、开发与利用。

在整合合并学校的档案资源时，应充分体现档案管理部门的信息能力，从合并高校的发展需要出发，创造性地进行档案资源的整合加工。档案管理部门必须根据学校的工作要求和发展需要，重构档案工作流程，尽量应用新技术实现资源的高效整合，并以此为契机，解决超越保管期限、归档范围的档案的积压问题，解决好无档号、无目录的“死档”现象，实现档案馆藏的优化。

同时，由于档案工作涉及面广，为保证校档案工作顺利进行，应建立综合协调机制，以协调学校各部门之间的归档工作，将学校各门类档案材料集中起来，这样就克服了档案的分散保存和各自为政所带来的局限性，使档案全面、完整、准确地反映学校工作全貌。

3.加快合并高校档案信息化建设，提高档案管理的技术水平

随着电子公务的推行、档案信息化工作的推进以及档案管理与服务工作的需要，新合并高校的综合档案室要根据本院的现实状况，加快档案管理信息化建设步伐。新合并高校综合档案室在对院档案事业的建设和组织管理中，应根据电子文件归档与管理的有关规定，积极推行文档一体化管理，坚持电子文件与纸质文件并存原则，强化电子档案管理，推进档案信息资源管理，实现档案管理软件与办公自动化软件数据对接管理。运用电子计算机技术实现档案信息处理自动化，运用缩微技术和光盘技术实现档案存储缩微化和数字化，运用现代通讯技术实现档案信息网络化。原来已实现单机档案管理的，应逐步升级为网络管理，以便不断提高工作质量和工作效率。在实施信息化管理过程中，这里要特别强调随时注意保证系统运行时的稳定与安全，做好数据库的备份，对网络服务器设置防火墙和安装杀毒软件，并及时做好杀毒软件的升级工作。

4.加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理水平

高校合并后档案资料增多，科技含量不断加大，层次相对提高，这就对我们档案工作人员队伍建设提出了更高的要求。而高校档案管理部门普遍存在人才结构不合理，专业人才匮乏，队伍整体素质较低等问题。档案管理急需的档案专业、计算机专业人员很少，有的甚至没有，这种状况严重影响了合并后高校档案工作的开展。为此高校档案部门应把加强队伍素质建设作为事关全局的大事来抓。应鼓励档案管理人员把学习作为工作中的第一需要，把终身学习作为一种必然选择，努力学习不断拓宽视野，实现由单一专业型向多元复合型转变。应经常为档案管理人员创造参加学术活动、从事科研的机会和条件，并积极组织培训、讲座、调研，同时注意高校之间的相互学习与沟通，不断更新档案人员的知识面，不断增强其档案意识，在提高档案工作的管理水平和操作技能的同时，不断完善档案管理中一些根本性的问题，促进档案工作的开展。

[1] 乐宏. 论学校档案工作的作为与地位[J]. 学校档案，2004，1.

[2] 汪溢. 对合并高校档案管理的思考[J]. 档案管理，2005，6.

[3] 赵志宏. 高校合并后档案管理中存在的问题及对策[J]. 城建档案，2009，5.

[4] 徐丹. 高校合并后档案管理的思考[J]. 内蒙古科技与经济，2007，10.

[5] 程娅，冯东升. 合并高校档案工作的对策[J]. 浙江纺织服装职业技术学院学报，2005，9.

[6] 菅娉娉. 试论实现高校合并后档案管理工作的实质性融合[J].济南职业学院学报，2008，4.

Thoughts about the File Management after University Merging

LIU Jun

The universities incorporation brings on many problems to the archives management. This article attempts to take such measures as strengthening consciousness, concentrated integration, information-based construction and improving the makings of archives managing personnel into consideration, to settle the problems mentioned in the article.

Universities Incorporation; Archives management

G271

A

1008-7427（2011）02-0154-02

2010-12-21