冒红

高校院系档案管理方法探讨

冒红

分析了高校院系档案管理中存在的问题，提出了改进高校院系教学档案管理的措施。针对高校合并、规模加大和“一校多区”的具体情况，认为应充分利用网络辅助教学档案管理，建立教学档案网络管理系统的办法是行之有效的。

档案管理；高等学校；教学档案；档案网络管理

随着高等教育事业的发展，高校管理体制改革的深化，一方面，合并升本办学蔚然成风；另一方面，各高校不断设置新的专业，扩大原有的专业规模，重点建设特色专业。因此，各高校及其院系的档案工作需要交接、合并和重新整理。高校的档案管理工作同时面临机遇和挑战。在这种新形势下，探索高校院系档案管理新方法具有深远的意义。

一、教学档案管理存在的问题

院系教学文件来源渠道较多，档案管理内容可分为教学类、教材类、学科、专业与实验室建设类。从2007年开始，对河南省5所院校共87个院系的教学档案管理状况的调查发现，存在的主要问题有：

（1）院系教学档案收集不全，教职员工档案意识不强。许多教学管理人员和教师对教学档案的重要性认识不足，参与教学档案资料的收集缺乏动力，认为档案工作与自己的工作没有直接关系。系部教学档案材料没有贯彻集中统一管理的原则，存放不规范，容易出现教学档案资料遗失等现象。部分教师认为教学材料是自己花费大量精力创造出来的，如优秀教案、自编教材、教学参考资料等，怕存档后丢失或使用不便，导致部分教学档案被教师或教研室、实验室分散保管。

（2）院系教学文件的收集周期长，档案管理缺乏系统性和关联性。高校院系的教学活动周期性较长，档案管理的内容丰富而琐碎，文件收集不及时，教学档案记录就缺乏完整性。在一些院系教学档案材料的收集过程中，因为教师或管理人员的拖沓，一些材料不能及时归档，又缺乏统一的标准，造成档案收集、分类与管理缺乏系统性和关联性。院系教学档案的资料收集和整理往往没有一个系统有序的管理体制和统一的制度，管理上往往也没有统一的标准，存在随意性、零散性，缺乏连续性、系统性。往往在后期查阅档案时才发现所收集的教学档案是零散的，不能体现院系教学活动的连续性、完整性和系统性。再去重新收集，相应的原始资料则可能已经缺失或损毁。许多合并升本学校，升本后各院系的管理分散，日常工作中产生的档案材料散存在各系、处室甚至个人手中，面广量大头绪多，这也给教学档案的收集管理工作带来被动与阻碍。

（3）院系教学档案材料不规范，材料收集与整理带有很大的随意性。往往只注重红头文件的收集与整理，而不重视系级教学管理中产生的材料的收集。缺乏统一规范的教学档案材料制作标准，许多教学材料在产生过程中显得不规范，如教师编写教案、出考试题、学生填写重修和留降级复读申请表等，或用圆珠笔填写，或纸张大小不一，不便于归档保管。

（4）院系教学档案人员一般都由教学秘书兼任，没有专人负责文件材料的收集归档工作。随着高校扩招和教育教学改革力度的不断加大，院系教学管理任务日渐繁杂，教学秘书工作繁杂，压力大，往往会忽视教学档案的日常收集工作，等到要检查时再突击建档，影响了教学档案的质量。学校档案管理部门虽然把院系档案纳入了档案管理工作范围，但院系的档案、资料室与学校档案管理部门没有行政隶属关系，院系的档案管理取决于教学秘书对档案管理的重视程度和技术水平。

（5）院系档案管理意识淡薄，教学档案管理手段落后。有关领导和档案管理人员对院系级教学档案的作用和意义认识不清，重视程度不够。档案的收集总是在管理人员的再三督促下，教师应付差事，临时突击、草率整理，而管理人员碍于情面，也不去及时纠正。大多数高等学校的院系级教学档案都还停留在资料的“纸质收集、签字、保存”阶段，往往是成堆的纸质材料没有经过分类整理登记，简单地堆放在档案柜中。缺乏利用教学档案服务于后续教学工作的意识和手段，未能发挥教学档案对后续教学活动的指导借鉴作用。

目前多数新建本科院校在学生成绩管理方面实现了网络管理，但系部教学档案管理工作仍采用手工操作的现象还比较普遍。虽然配备了计算机，但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理，现代化的设备只是摆设。档案管理人员还不能有效地应用计算机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化办公技术，增加了教学档案资源合理配置及充分利用的工作难度。系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。管理经费不足、资金分配不合理与档案数量激增的矛盾也日益突出。

（6）高校合并升本，规模扩大，很多大学“一校多区”，这也对教学档案管理工作提出了新的和更高的要求。各单位开发的管理软件标准化程度不高，产品著录条目不一，保存的数据类型不一致，各种类型的数据库不能相互转换，不利于使用网络资源共享，资源浪费严重，得不到有效的管理与利用，同时存在较大的网络安全隐患和风险。

改进高校院系的档案管理工作，急需构建起一种标准统一、数字化、网络化、信息化的档案管理模式，既要方便资料的全面采集，又要有利于实现资源共享。

二、改进档案管理方法，建立档案网络管理系统

目前，在高校合并升本、规模加大和“一校多区”的格局形势下，要搞好高校院系档案管理，笔者认为，首先需要切实做好这样几个方面的工作：（1）加大档案管理宣传力度，增强教职工及有关领导的档案管理意识。（2）运用各种现代化信息技术建立电子档案，形成以电子档案为主、纸质档案为辅的档案管理系统。（3）及时收集完善各种院系档案文件，提高归档资料的完备率和规范程度，同时坚持开放档案文件，方便师生检索查询，发挥档案的资料价值。（4）加强电子档案的安全管理。目前的电子档案资料散存于部门或个人的电脑中，不规范，不系统，安全性也令人担忧。如果遇到电脑病毒或人为操作失误，就容易造成电子文件的丢失。

针对高校合并、规模加大和“一校多区”的具体情况，通过建立教学档案网络管理系统的办法，改进高校院系档案管理工作，效果明显。就是依托校园网或Internet建立院系的档案电子数据库，然后各院系的数据库汇聚成一体，组成教学档案电子数据库群，分置在教学档案管理数字网络平台的框架项目中，同时将这个平台连同所有的电子档案资料数据库存放在学院或外挂在学校的服务器上，以只读的方式为全校师生提供方便快捷的信息服务。

将该系统应用于3所高校22个院系的档案管理，经过两年多的运行，回访结果如下：方便快捷满意度达89.3%，资源共享利用率达95.6%，开放程度61.4%，资料收集完整及时程度93.1%，文件保存安全性98.2%。这些数据显示，院系档案管理系统能够激发各方面的教学信息传播责任，促进教学管理的科学化和高效化，丰富了教学档案内容，有利于充分发挥教学档案的应有价值。

高校院系教学档案管理系统支持各部门的教学档案管理和办公活动，采取集中存放、统一管理数据的方式。为了保证共享信息的安全，从数据安全和系统安全两个方面加以保证。在数据管理安全方面，录入数据要进行有效性检验，建立完善的数据备份和归档制度、系统管理员责任制度、关键程序的管理制度和服务器机房的管理制度；在系统管理安全方面，采用信息服务器的网络安全、操作系统安全、数据库安全和应用程序安全的多层安全机制保证。为了保护服务器上的信息资源，在信息服务器与校园网的连接处设置防火墙，防止非法用户的频繁登录、猜测系统密码。对服务器的开放端口进行限制，设置允许用户访问端口的时间，限制用户访问端口的IP地址等。在操作系统安全方面，系统管理员对用户权限严格控制，有些用户必须在指定的机器上进行某种操作。这些措施，保证了管理系统的安全性和完整性。

随着计算机网络技术的发展和广泛应用，利用网络辅助教学档案管理，实现高校系部教学档案信息管理的电子化、网络化，实现行政事务管理的信息化和数字化，使管理流程化和规范化，实现信息资源共享，从而使数据收集与查询更加方便灵活，大大降低了工作强度和工作量。

[1]熊跃萍，黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报，2008（6）.

[2]王平，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.

[3]车艳.高校数字教学档案的内容与管理[J].兰台世界，2007（09s）.

[4]张小燕.高等学校院系教学档案管理细则的创建与实践[J].晋图学刊，2005（4）.

[5]薛华成.管理信息系统：第3版[M].北京：清华大学出版社，1999.

[6]朱顺泉，姜灵敏.管理信息系统理论与实务[M].北京：人民邮电出版社，2001.

[7]李春兰，庞有军.校园网络环境下的高校管理信息系统的设计与实现[J].大连大学学报，2005（4）.

book=164,ebook=188

G271

A

1673-1999（2010）11-0164-02

冒红（1956-），女，山东淄博人，洛阳理工学院（河南洛阳471023）土木工程系馆员，研究方向为档案系统开发与管理。

2010-03-02