许　静

摘要 办公室在管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用。新形势下,办公室工作表现出了新的特点,因此要创新思维,将管理和服务职能优质化,更好地服务于科研单位。就办公室管理与服务的问题作些探讨。

关键词 科研单位办公室;工作;管理;服务

中图分类号 C931.4 文献标识码 A 文章编号 1007-5739(2009)13-0361-02

服务是过程中的管理,优质的服务是过程中的科学管理。办公室在管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用,其中,行政管理和服务是它最基本的职能,也是办公室工作的立身之本、辅政之基、谋事之道,是保证单位日常工作正常运行的基础。

1 新形势下,科研单位办公室工作呈现的新特点

1.1 在日常事务管理中,应强调办公室参与政务管理的重要性

随着科研体制的深入发展,科研单位在管理方式、发展目标、人才培养、运行机制等方面也发生着深刻的变化。办公室作为辅助领导决策的主要部门,需要创新思维,改变过去重在“办事”的想法和做法,积极地参与政务管理,在推进科研院所管理、制订年度工作计划和中长期规划、提出可行的战略和策略发展的重要工作中发挥作用,成为民主决策、科学决策、服务科研的智囊团,这日益成为评价办公室工作水平的重要指标。

1.2 工作任务更加繁重,服务要求更高

从管理要素看,涉及人、财、物、时间、空间、信息等;从工作内容看,涉及政务、事务、服务;从服务对象看,涉及领导、同级部门、职工。办公室作为一个单位工作的窗口,信息交流的平台,横向、纵向联系交流比较多,事务杂、任务重,而且科研单位有越来越多的专家、学者走上领导岗位,他们本身是各专业领域的首席专家或学科带头人,承担着各项科研任务,需要办公室在行政管理工作上为领导提供不可缺少的辅助性服务,使领导减少不必要的干扰,更好地策划全局工作。

1.3 人员素质要求提高,应急能力增强

面对今天瞬息万变的信息以及各种类型的突发事件,要求办公室人员必须做到快速反应、急事急办、特事特办、善于把握,领会领导意图,按照指示精神办事。

2 坚持四意识,在科学管理中提供优质服务

2.1 坚持规范意识,实现管理和服务的科学化

(1)规范职能。合理配置办公室内部机构,通过实行岗位目标管理,使每个人都明确自己的岗位职责、工作目标和具体要求,做到各司其职,各负其责。

(2)规范制度。规章制度的建设是实现有效管理的航标,一切管理行为需有法可依,有章可循。办公室承担着大量琐碎繁杂的事务性工作,如文稿印制、电话通知、会务组织、来宾接待、车辆管理调度等。这些工作看似寻常,但稍有疏忽便容易出错添乱,甚至造成不良的影响。建立规范的办文、办事、办会等各方面的工作流程,形成有序的运行机制,能确保工作次定而序不乱。

(3)规范形象。形象是内在精神的外在体现。办公室可以通过统一单位的信封、公文纸、资料袋等办公事务用品的格式,规范对外交流的视觉形象。另外,办公室还可通过抓工作人员的整体素质形象,以及办公室、会议室环境、卫生等,展示出一种健康、积极向上的精神风貌,树立窗口形象,同时也给工作人员带来新的激情和活力。

2.2 坚持创新意识,实现管理和服务的优质化

(1)创新管理方式,由粗放型管理到精细化管理的转变。在办文、办事、办会工作中,优化工作流程,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,力求精细化,全面提升办公室的工作质量和服务效能。

(2)创新服务理念,由被动服务为主动服务,由决策要素的单项服务到决策全过程服务的转变。办公室应立足于对社会发展趋势的超前预测,对有关工作早考虑、早研究、早动手,被动性工作主动去做,努力在被动中争取主动。特别在参谋建议时,要从政治上可接受、经济上合理、技术上可行、法律上允许、操作上可能、时间上有效等6个方面考虑。应当在增强工作的计划性上体现主动服务,科学规划工作重点,做到长计划、短安排,计划性和灵活性相结合;在增强辅助决策的科学性上体现主动服务,为领导决策提供充分、准确的依据。在领导决策过程中,在决策前要拿出高质量的参谋预案,准确、及时、全面地反映情况,提供决策建议;策中要进行高水平的综合协调,理顺各方面的关系,严格把好决策中的各个关口;决策后要高效率地抓好贯彻落实,使决策变成各级各部门的实际行动。

(3)创新思维,由传统办公方式向现代自动化办公模式的转变。以提高工作效率和工作质量为目标,配齐必要的现代化办公设备;建立信息化管理平台,借助计算机网络技术建立信息收集、处理、传输和反馈的综合系统,采用办公主页、电子邮件、公告版、讨论组等方式在网上传达文件、通知等管理信息,进行网上即时、多向、互动的信息交流,使管理更加科学、民主和有效,办公室工作向智能型发展;建立电子文档数据库,如实行档案管理电子化,节约资源,提高效率。

2.3 坚持发展意识,提升管理和服务的能力和水平

(1)重视学习和培训,提高人员素质。办公室应经常组织工作人员学习,多参加业务培训,引导办公室工作人员自觉积累多学科的专业知识和最新信息,形成学习与工作互动、在学习中工作、在工作中学习的良好风气。

(2)激发活力,加强人才培养。在新形势、新任务下,培养现代化的管理人才,充分发挥工作人员的主观能动性、工作积极性和创造性,是提高办公室管理水平的关键。选拔高素质、有培养前途的人员到办公室工作,创造良好的工作环境,鼓励积极向上的良性竞争。

2.4 坚持全局意识,发挥奉献精神

办公室要树立系统理念和整体观念,胸怀全局,努力营造团结和谐的气氛,相互协作,实现1+1>2的目标。对外,作为“涉外”部门,积极充当本单位工作的“联络员”,主动与上级部门搞好协调,以求获取支持;主动与其他单位、部门搞好合作,以求共谋发展。对内,办公室要沟通与协调好领导与部门之间、部门与部门之间等各种关系,增强凝聚力。

3 参考文献

[1] 李福海.管理学新论[M].成都:四川大学出版社,2002.