吴 跃 雷国琼

提要近年来,互联网的广泛应用,给计算机会计信息系统的内部控制带来了许多新的问题,也对企业内部控制制度造成了极大冲击。本文针对网络环境下企业内部控制出现的新问题,提出完善企业内部控制的新举措。

关键词:电算化环境;内部控制;措施

中图分类号:F27文献标识码:A

一、系统开发和发展控制

(一)授权和领导认可。计算机会计系统的开发项目一般投资额都比较大,往往需要对原有的管理体制进行较大的改革,是牵一发动全身的重大举措,因此必须得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进,同样对会对企业管理体制造成较大的影响,同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠,因此也必须得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。

(二)符合标准和规范。计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织开发还是购买商品化软件,都必须遵循国家有关机关和部门制定的标准和规范,其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计,等等。目前,我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。

(三)加强软件操作人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训,不仅仅是系统的操作培训,还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景,等等。

(四)系统转换。企业应在系统转换之际,采取有效的控制手段,做好各项转换的准备工作,如旧系统的结算、汇总,人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统,还需要进一步接受实践的检验,因企业的具体情况不同,新的计算机会计系统不一定比旧的计算机会计系统更适合企业的经营特点。因此,企业在系统转换之际,采用新旧系统并行运行一段时间,以便检验新的计算机会计系统,并行运行的时间一般至少为三个月。

(五)加强程序修改控制。企业经营活动变化及经营环境变化,可能导致使用中的软件进行修改,计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方,因此,软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录,修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制,修改的原因和性质应有书面形式的报告,经批准后才能实施修改,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

二、人员和组织管理控制

(一)组织机构设置。企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,以适应计算机会计系统的要求。企业可以将会计组织机构按会计数据的不同形态,划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室;也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。并且,应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

(二)职责划分。在计算机会计系统中,不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务;数据维护管理职务与电算审核职务;数据录入职务与审核记账职务;系统操作的职务与系统档案管理职务等。

(三)档案管理

1、电算化会计档案的收集。电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

2、电算化会计档案的管理与保存。电算化会计档案管理应由电算化会计档案管理员专人具体负责,不能由出纳人员兼管。电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,在形成这些档案时应准备双份,即采用“AB备份法”进行数据的备份,备份软盘必须写保护、装入盘套、放进硬盒,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。电算化会计档案与对应的财务软件版本应保持一致。

3、电算化会计档案的移交。更换会计电算化档案管理员时,必须办理移交手续。编制会计电算化档案移交清册,列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计电算化档案要由单位负责人监交,交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。

4、电算化会计档案的销毁。保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。实施销毁时,应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字,及时将监销情况报告单位负责人。

三、电算化会计信息系统的安全控制

(一)实体安全控制。实体安全涉及到计算机机房的环境、光和磁介质等数据存储体的存放和保护。机房应符合技术和安全的要求,充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术要求,并配有空调和消防设施。对用于数据备份的磁介质存储媒体注意防潮、防尘和防磁,对所有业务数据实行双备份、异地存放,对长期保存的磁介质存储媒体还应定期转储。

(二)硬件安全控制。计算机会计信息系统的可靠运行主要依赖硬件设备,因此硬件设备的质量必须有充分保证。为防万一,关键性的硬件设备可采用双系统备份。此外,机房内用于动力、照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开,配置UPS(不间断电源)、防辐射和防电磁波干扰设备等。

(三)软件安全控制。应分析研究各应用软件的兼容性、统一性,使各业务系统之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、校验,数据备份应统一完成。尽量减少人机对话窗口,重要窗口力求界面友好,防错能力强,做到非正确输入不接受。增强系统软件现场保护和自动跟踪能力,提供“黑匣子”模块,记录一切非正常操作。加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度。

四、电算化会计信息系统的操作控制

(一)业务发生控制。业务发生控制主要目的是采用相应的控制程序甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、价格等变动范围。

(二)数据输入控制。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。

(三)数据通讯控制。数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应按顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号,等等。

(四)数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对,对字段、记录的长度检查,对代码和数值有效范围的检查,记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。

(五)数据输出控制。数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据的发送对象、份数应有明确的规定,要建立标准化的报告编号及收发、保管工作等。

(六)数据存储和检索控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、更新和检索,企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘做好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应做好登记。

五、加强电算化会计信息系统的内部审计

在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。本文认为,内部审计应该包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费用签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。

(作者单位:1.西南石油大学高等职业技术学院;2.中油南充燃气有限责任公司)

主要参考文献:

[1]安强,郭立新.谈企业会计电算化下的内部控制问题[J].财会月刊,2006.3.

[2]常立群.论会计电算化下的企业内部控制[J].商业经济,2006.5.

[3]秦学军,康丹宁.现代企业会计电算化系统的内部管理及控制[J].冶金财会,2005.2.