孙鹏红

[摘要] 人事代理是一种新型人事管理方式,档案管理是人事代理服务的重要内容,随着人事代理制度的发展和深化,人事代理中的档案管理问题日益凸显。本文以青岛经济技术开发区为例,对我国人事代理存在的意义,档案管理过程中存的问题进行了分析,并提出解决对策和思路。

[关键词] 人事代理 档案管理 问题

人事代理是为适应社会主义市场经济发展要求而于近年来在我国逐步推行的一种新型的人事管理社会化方式。是指政府人事行政部门授权的人才交流服务机构,接受各类用人单位或个人委托,代理人事管理和人事关系,提供人才人事社会化服务。人事档案管理作为人事代理的主要服务内容之一,关系到企业和人才的切身利益,管理过程中存的问题正日益受到社会各界的广泛关注。

一、重要性和必要性

1.人事档案的重要性

(1)人事档案管理是人事代理服务的重要内容。从各地情况看,尽管为委托代理单位、代理个人所提供的人事代理服务内容有诸多不一致的地方,但在人事档案管理这一项上都是相同的,无论是对单位委托人事代理还是个人委托代理,在签订委托代理合同前,都要求确保档案在人才交流服务机构,且档案中相关材料齐全。对于已办理代理的单位或个人在相关考试、转正定级、年底考核过程中作到及时通知,免费办理。

(2)人事档案材料是人事代理服务的重要前提。在人事代理过程中虽然有诸多的服务项目,但不难发现,任何一个项目的开展都是以档案材料为重要依据的。例如,转正定级手续是在确保档案中有全日制学历证明,且工作满一年后方通知办理;职称评审过程中是在确保档案材料真实后签字、盖章;人事档案证明材料的出具更是在严格查阅其人事档案材料后才予以出具的。可以这样讲,没有人事档案材料,人事代理服务就无法开展。

2.人事代理的必要性

(1)人事代理的存在满足了三方的需求。人事代理作为一种先进的符合社会发展规律的新型人事管理社会化模式,正在逐渐得到社会的认可。档案管理作为人事代理的重要组成部分,充分满足了政府、企业、人才的共同需求。

(2)人事代理是现代企业科学发展的需要。人事代理正是应企业发展的需要应时而生,恰到好处满足企业所需。对于代理单位所属的人员,其人事关系挂靠、人事档案管理等一切人事管理事项都由人才交流服务机构管理,用人单位只考虑如何使用人才而不考虑如何管理人才,这与以往的一般用人单位在使用人才的同时管理人才有着本质的不同。

二、存在的问题及原因

以青岛开发区为例,青岛开发区人才交流服务中心现管理除毕业生档案外的人事档案25000多份,而办理人事代理的人员档案却只有15000份左右,办理代理的人员只有60%左右。对于办理了代理的单位和个人,对其提供免费服务,为什么在此情况下代理比例却并不高,这与档案意识的淡化有密切关系。从全国大部分地区看,大都存在类似的情况。通过深入调研,我们发现人事代理中的档案管理存在的问题和主要原因如下:

1.档案意识日趋淡化

(1)档案制度“无用论”普遍。近年来,我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例不断加大,这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高,更看重的是学历和能力。只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用,对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”,认为办理人事部门宣传的所谓“人事代理”无任何帮助。

(2)档案作用“退化论”严重。随着人事制度改革的深化,工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱,档案当事人认为档案对求职谋生所起的作用已不具决定性,更多的作用转变为提供相关的人事服务,如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等,因而大多数人认为档案的作用在弱化,是可以随便丢弃的“身外之物”。加之大多数人现在都就职于外企、民企、私企等非国有企业,所在单位对档案不够重视使许多就业者对人事档案作用产生误解,档案“无用论”在这些人员中流传,认为它装载的只是过去,而外企、私营企业提职和加薪看重的是现在,有没有职称、年底考核等无所谓,对员工的约定主要靠劳动合同,不是档案,在这些企业谋职只需带上毕业证及相关证书足矣。

2.档案管理权责不够明确规范

从现有的档案管理相关规定看,档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》,按照“集中管理,归口统一”的原则,流动人员人事档案的管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确,但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定,造成人事档案的多头管理,档案存放混乱,最终导致部分档案的流失,也造成了严重的“弃档”现象。

3.档案管理费用存在争议

人事代理服务过程中,不少代理单位提出档案管理费用过高,由其是对于一些经济效益并不是很好,但代理人员数量又较大的单位,对现行的档案收费标准在承受能力上存在一定的问题。

(1)公共服务应否收费的问题。大部分人认为档案管理是行政职能,作为一项公共服务本来就应该无偿提供,如果收费的话,也不能以盈利为目的,可适当收取成本费。

(2)档案收费标准及依据问题。目前,各地适用的档案管理费收费依据出台时间都比较久了,无法应对一些新现象和新情况。”现行的大部分20元的收费标准都是按照中组部、人事部《关于印发《〈流动人员人事档案管理的暂行规定〉的通知》(人发[1996]118号)之相关规定执行的。

(3)主体不确定的问题。不管是国家的政策还是各地的规定,对具体交费主体都未做出明确规定,这也成为缴费过程中长期争议的问题。“档案管理费不是应单位交吗?”这样的问题在存放档案的人事部门每天不知会重复多少次。档案管理费不管由谁交对员工个人及企业而言都是一笔不小的负担。

三、对策与思考

1.广泛宣传,拓展人事代理

加强对人事档案管理工作的重要性和利用效果的宣传。通过宣传,使广大流动人才知道人事档案对人才效益发挥的重要作用。人才市场化程度的快速提高,要求我们不断扩大人事档案利用的广度和深度。一方面,扩大人事档案的利用量;另一方面,扩大档案的利用率。从而更好地为各类人才自身发展和社会经济发展服务。为达到此目的,就要求我们不断规范人事代理手续,加强与人事档案的所有人及所在单位的沟通,督促办理好人事代理手续,签定代理合同,明确双方的权利与义务,通过规范代理逐步把人事档案管理推向规范化轨道。

2.更新观念,强化档案意识

尽管随着市场经济的发展和人员的流动,档案有被弱化的趋势,但弱化的只是档案的形式,即“袋装档案”,而强化的应该是档案的资源意识和信息意识,档案并非身外之物,“人档分离”并不意味着档案无用。如应届毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。据调查,档案对于普通打工者来说可能用处不大,因为一般非公有制公司或企业注重的是一个人的能力,而不是他的历史。但是对于大部分有较高学历的人来说,档案就很重要,因为这些人所要求的工作往往会涉及到一个单位的业务深层和管理高层,他们的举措和业绩会对该单位造成一定的影响。因此在招聘时,大部分企业或公司对于这类高职人员都要求出示档案,以期更清楚、更全面地了解一个人的整体情况,以免造成日后的损失。人事档案在人的一生中随时都可能一显它的“威力”,即使它成为“死档”,有朝一日也会因为对它的需要而让它“复活”。

3.深化认识,规范档案管理

档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。按照有关规定,在各级组织、人事部门保存人事关系及档案的人员,将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇,如保留原有身份、工龄连续计算、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、代办社会保险、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动干部违反规定把人事档案放到其他部门或机构,甚至于揣在自己身上,各级组织人事部门将不承认其原有身份,必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。目前一些单位和个人违反规定,滞留、接收、保管具有干部身份人员的人事档案,造成原所有制身份不能保留、档案工资不能调整、工龄无法计算、不能参加社会保险以及其他应受到保障的个人权益受到损害,甚至双方发生人事争议时也无法进行仲裁。可见,人事档案的作用仍不可取代,如果没有档案,一些权益就无从得到保障。

4.与时俱进,科学合理收费

关于人事档案代管费用的收取问题,遵循有偿服务、合理收费的基本原则,重点做到以下三方面:一是收费因地而异。在执行国家及和省统一标准的情况下,可根据本地区经济发展水平合理变通,制定必要的收费标准。二是收费因情而异。在执行标准的同时,对于情况特殊的代理单位,可适当变通,减免部分费用;对于经济结据、生活困难的人才,可视其实际情况,在相关部门出具证明后对其考虑缓交、部分减免或全部减免相关费用。三是收费因项而异。应将人事档案代管的费用分为基本保管费和相关利用服务费两类,依据服务项目的多少执行不同的收费标准,对未日常利用的只收取档案保管费用。

5.改革创新,探索新途径

人事档案管理从控制性管理向服务性管理转变。“弃档”在表象上反映了人才对人事档案的无所谓,但也反映了在人力资源配置上市场规则与行政力量之间的冲撞,对改进和完善档案管理制度提出了新的课题。传统人事档案除了管理性质上需要转变之外,在管理模式和信息采集上也要大胆创新。人事档案管理部门对档案的管理前提是提高人事档案的“服务性”,只有人事档案对当事人和用人单位的“服务性”越强,我们才能迎来“弃档族”和档案“自揣族”的回归,使我们的人事档案真正发挥作用。

参考文献:

[1]山东省人事代理暂行办法.(鲁人[1997]3号)文件.

[2]邓丹宇.浅谈流动人员人事档案管理的现状与发展.北京人才服务行业协会2003、2004、2005年获奖优秀学术研究成果汇编——人才市场的发展与创新(第二集).

[3]王云庆,苗壮.现代档案管理学.青岛:青岛出版社,2002.

[4]傅华.聚焦人事档案.中国档案,2003,(4).