朱 江

摘要 在全国计算机等级考试考务工作中,相册打印好了需要在每一张相片框下面写上相片人的姓名,本文利用邮件合并的知识提供了一个可以减轻这种体力劳动的简捷有效的方法。

关键词 全国计算机等级考试考务;相册;邮件合并

中图分类号 G726.9文献标识码 A文章编号 1674-6708(2009)10-0122-02

0 引言

目前,在全国各个城市都有好多全国计算机等级考试考点,每年2次考试报名后,各个考点的考务管理员都要在相册贴相片的方框下面,为每个考生写上考生的姓名,然后再在对应的相片框中粘贴上考生的相片。对于一个拥有三四千考生的考点来说,这是一项非常繁重的考务工作,既耗时又耗力。本文论述了如何运用邮件合并来完成全部用户名的打印,从而大大提高了工作效率,并减轻了考务管理员的工作劳动强度。

1 邮件合并的理论知识

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。简单地说,就是把数据库中的内容动态地合并到Word文档中,具体地说,就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此,大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

2 邮件合并的实现

2.1打印相册

省考办给每个考点提供了一份相册打印程序,用这个程序打印出来的相册姓名处只有一个横线供考务管理员在横线上写上相片者的姓名,如图3-1所示。……