李洪菊

摘 要:从会计档案的内涵和种类入手,从管理法规、监督机制、计算机系统安全隐患、从业人员素质等方面分析了新形势下会计档案管理工作中存在的问题,并提出了相应的对策。

关键词:会计档案;存在问题;对策

中图分类号:F23 文献标识号:A 文章编号:1001-4942(2009)12-0112-03

随着信息化建设的进行,会计电算化逐步代替传统手工会计,电算化会计档案越来越多,传统的会计档案管理体制已不适应新形势,产生越来越多的问题,从而影响到会计档案的保存和利用。本文就会计档案的内涵、种类,会计档案管理存在的问题以及加强会计档案管理的一些措施进行了探讨。

1 会计档案的内涵及种类

会计档案是机关、团体、企事业单位或其它经济组织在经济活动中自然形成的并按照一定规律归档保管的会计信息载体,主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其它有关会计工作的文件。会计档案是过去业务活动和经营管理的实录,因此凡是经过会计部门和由会计部门产生的不同介质的文件、资料都应该成为会计档案管理的内容。

广义的会计档案可分为以下几类:一是会计法规、制度类,主要是指国家财政部门的法规性文件,地方各级财政部门的规定、细则、制度等文件,本单位的会计制度、会计规划、会计总结、会计报告等。二是会计核算文件类,主要指在本单位日常会计活动中产生的各类文件,包括会计凭证、会计账簿、会计报表、计算机磁盘和纸带文件等。三是会计预测类文件,指对会计核算文件经过分析加工而产生的一些预测信息,包括资金预测、成本预测、利润预测等。四是会计决策类文件,主要指运用会计信息做出经济决策的有关文件,包括财务资源决策、设备更新决策、产品生产和定价决策、会计政策选择决策、税务筹划决策以及经营决策等。五是会计监督类文件,包括会计检查文件和会计审计文件。六是会计资料类文件,主要是指重大的经济合同、重要的会议记录等。

狭义的会计档案是指会计核算文件类,即在本单位日常会计活动中产生的各类文件,即会计凭证、会计账簿、会计报表等。

传统的会计档案主要指纸质档案,是在手工环境下产生的。会计电算化是以计算机技术为手段,在会计核算和财务管理领域替代手工操作,从事记账、编制会计报告以及财务管理等过程。在会计电算化过程中形成并归档保存的各种账簿、报告、凭证,存储会计数据和程序的软盘、光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档及其它会计信息资料均属于电算化会计档案的范畴。

2 新形势下会计档案管理存在的问题

2.1 会计档案管理法规不健全

企业经营机制不断转换,经营方式不断更新,新情况、新问题不断出现,而与之配套的会计档案管理机制并未建立健全。目前,我国会计档案管理方面的法律、法规仅有《会计法》、《档案法》中的少数内容及不具备法律效应的《会计档案管理办法》,而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合,缺乏适应现代企业制度的会计档案管理法规,在以法制经济为基本特征的市场经济体制下,无法满足推进企业体制改革和建立现代企业制度的要求。

2.2 会计档案监督机制不完善

一是会计信息披露进程中的政府监管不足,准则、法规执行的监督不力,缺乏效率;会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善,一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计,又要收取审计费用,对被审计单位依赖性强;另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制,部分从业人员专业素质差。三是企业内部监督机制不完善,领导不重视,内部制度得不到落实,会计基础工作薄弱。

2.3 计算机系统、网络安全及会计软件存在隐患

首先,计算机系统由许多部分组成,每个部分都有薄弱环节,极易遭到攻击或破坏,如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次,计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱,网络系统的安全技术尚在建立和完善之中,信息易被窃取或泄露、非法增删改,计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用,会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在,可能存在会计软件处理功能陷阱,或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。

2.4 从业人员的业务素质有待提高

档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低,缺乏档案管理专业知识,电子档案管理意识薄弱,导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存,或不能正确进行电子文档的备份和检查,造成会计资料的假备份,出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,影响电算化系统的正常工作。

3 加强会计档案管理的措施

3.1 建立健全相关法规和制度建立切实可行的管理制度,如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档案操作管理制度》、《安全保密制度》、《计算机硬软件和数据管理制度》等内部管理制度, 确保电算化会计档案的安全。档案部门和财务部门应加强对信息时代电算化会计档案管理重要性的宣传, 认真学习《档案法》、《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等, 加强电算化会计档案的安全管理意识。

3.2 健全和完善与新形势要求相适应的三位一体的会计档案监管体系企业内部会计档案管理应突出内部控制和内部约束机制,强化企业负责人的会计责任,加强对会计档案管理人员的职业道德教育。由有关政府部门行使的国家监督,应当明确主体,权责统一,发挥注册会计师及会计师事务所在维护会计档案质量方面的作用,政府部门应加强对注册会计师及事务所的监督,同时发挥社会公众的监督作用。此外还应该强化企业法人治理结构的会计档案管理责任。新《会计法》规定:任何单位或个人不得以任何方式授意、指使、强令会计人员伪造会计凭证、账簿和其它会计资料,提供虚假财务报告;单位负责人对本单位的会计工作、会计资料的真实性、完整性负责。这些规定将有力地约束会计档案管理工作,形成会计活动主体与会计资料相一致的完整的责任主体,有利于消除当前在建立现代企业制度过程中权利与行为不一致所导致的责任界定不清、相互之间推诿,从而影响会计档案监管职能的现象。

3.3 加强对电算化会计信息系统的安全管理一是建立健全电算化会计信息系统的安全管理制度。保障会计信息系统和会计档案信息安全的永久性措施应是建立程序化、制度化管理模式,并严格执行、落实到位。所以,对会计人员、会计管理领导的职责要严格规范,加强对密码、口令、授权的管理,并制定相应的管理规范,如网络、机房、服务器管理规范,会计信息存储管理规范,安全操作规范等,而且要监控与操作分离,实现系统内部的有效控制。二是采用先进成熟的计算机操作系统、先进的通用软件开发平台和数据库技术,对数据库文件彻底加密,并在软件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保护功能、检验功能等。三是建立严格的会计信息安全存取制度。会计信息安全存取可以采取以下措施:①采用认证技术, 即广泛使用多种个人身份鉴别方法,常用的有口令保护以及个人身份标识器。②采用访问控制策略,确定合法用户对计算机系统资源所享有的权限,以防止非法用户的入侵和合法用户使用非法权限资源。③采用防火墙技术,既可以阻止对本机构信息资源的非法访问,又可阻止机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出,并可有效预防病毒。④采用入侵检测与安全审计技术,对任何被保护会计数据的存取操作,系统应详细记录和跟踪检测,任何非法存取应立即反映到控制台上,以便系统管理人员及时采取对策。⑤及时备份,备份是防止会计系统意外事故最有效、最基本的手段,要及时做好硬件、财务软件系统、数据等多层次的备份工作,从而降低会计档案信息失真的风险。

3.4 提高会计档案管理人员的综合素质在加强会计人员职业道德教育的同时,还要加大对会计人员专业教育的力度。随着社会经济和科学技术的发展,会计人员需要不断转变观念、更新思维方式、更新知识结构、提高操作技能、加强新知识和新技能的学习。对会计档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、会计电算化知识等方面的培训学习,并组织相关的交流研讨活动,使会计档案管理人员既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识,又精通信息技术,符合企业会计电算化的需要。

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