吴诗文

在经济全球化背景下，公司的规模不断扩大，大型公司的数量也在迅速增加。拥有众多分、子公司的大型公司普遍存在重复性的业务流程，进而产生繁琐的、重复性的财务处理程序。如何通过集约化的管理，降低公司运营成本，提高公司的整体运行效率，实现价值最大化，成为公司亟待解决的重要问题。

相比于传统的财务管理模式，财务共享服务得到落实后会使财务工作得到进一步改善，进而提升财务管理工作水平。由于落实财务共享服务的过程中会对相应的工作流程以及人员配置做出改变，进而可能产生新的风险。

本文以S公司的财务共享服务为研究对象，首先介绍了S公司搭建财务共享服务平台的实施背景及意义，梳理了财务共享服务相关理论。然后介绍了S公司财务共享服务现状，展现了S公司内部控制的现状，阐述了财务共享服务在现阶段存在的问题。最后通过对S公司共享服务内部控制问题的分析，提出相应的改进方案。为S公司建设更完善的共享服务，规避内部风险提供建议。

一、S公司财务共享服务现状

（一）财务共享服务相关理论

财务共享服务是一种新型的、独立的财务管控模式。也就是说，在企业内部成立一个独立的部门，汇总分散的业務然后进行统一处理。在公司的管理与监督下为分子公司提供相应的服务，对大量有规律、简单的重复性的工作实现资源整合，充分体现资源的经济价值。

财务共享服务，可以在以下方面展现出优势：

1.可以统一核算标准、业务标准、业务流程。

2.可以进一步降低人力成本，提升工作效率。

3.更方便的数据管理、存储以及提取。

4.杜绝偷税漏税情况出现，大大减少会计造假，增加税收。因为企业的每笔交易在共享服务平台都有记录，大大减少了公司的审计工作。

财务共享服务也会给公司带来一定的风险和挑战：

1.财务管理模式变革风险。新旧模式转化不合理可能增加公司管理风险。

2.平台与部门交流不畅造成业财分离。财务共享平台上的员工只处理上传至平台的业务，但是对于业务背后的情况不了解，造成了业财分离。

3.员工可能不适应财务共享服务这种机械的工作模式带来的变化，影响工作效率，起到反作用。

4.信息系统若被不法分子利用会产生严重的后果。

（二）S公司财务共享服务现状

S公司财务共享服务平台成立于2018年。是在S公司原有ERP、资金、税务等不相关联系统基础上建立的。

S公司共享服务平台依托ERP系统、税务系统和资金系统建立接口。ERP系统可以根据共享单据的审批和付款进度生成凭证。税务系统为共享税务平台里的进项税和纳税申报提供信息支持。财务共享服务平台可以通过资金系统将项目闲置资金归集上调，进而提高资金使用效率，增加资金收益。

S公司财务共享服务平台是一个管理服务平台，最终要整合费用报账、预算管理、资产管理、营销管理及采购付款管理职能，支撑共享运营服务。

二、S公司共享服务内控存在的问题

S公司共享服务平台内部控制财务共享系统上线后，发现内控方面存在问题。

（一）基础数据模块

财务共享服务平台的基础数据为驱动共享连接各个模块运行提供数据支持，比如员工的基础信息、会计科目、资产账簿和客户信息等。

1.员工信息

在财务共享服务平台的运行过程中时常出现员工信息。财务共享上线后，审批环节的工作都在线上进行，不再需要员工面对面处理。可如果员工的基础信息出现错误，在付款环节经常会反映为“付款失败”，银行也会回馈“账号错误，支付失败”“户名错误，支付失败”等信息。在财务共享上线的一个月内，某项目公司统计共发生一千多笔支付失败退回，其中七百多笔因为员工姓名和银行户名不符，二百多笔是账号错误。

2.会计科目设置

因为S公司是以房地产开发为主业的公司，收款金额大且类型较多，且同样一笔款项存在费用化和资本化的不同处理情况，因此财务共享服务平台账务处理经常需要手工调整，降低了工作效率。

3.客户信息混乱

客户信息主要记录购房者的信息，包括客户的姓名、身份证号、购房信息、家庭住址等，但是在财务共享服务平台对应的模块中，可能会出现客户信息提取失败或者提取数据不全等情况。在上线前期有近70%的客户信息无法完全提取，数据提取失败不利于营销数据申报与客户沟通等工作的开展。

（二）账务核算模块

财务共享服务平台寄希望于业财一体的设计初衷，希望在业务事项审批完成能够自动生成相应的账务处理。但实际上经常发生多生成费用等问题，造成科目余额与实际发生不相符。同时存在财务处理延迟现象，不能做到日清日结。

（三）资金及税务模块

虽然在财务共享服务平台上资金模块链接了各开户行的输出端口，但存在个别银行数据输出延迟的现象，造成共享服务平台资金模块跟开户行的余额不能适时对应。

财务共享服务平台税务模块上的税务政策固化，缺少应对机制。比如：有关疫情期间税收优惠政策的应用，一些票据采用税务局的要求降低了税率，可共享系统没有及时调整，导致扫描完成信息传递到后台解析后，大量发票显示“不合规”，无法进行后续工作。

再比如在增值税进项税端，进项税勾选和纳税申报等使用税务系统端口直接关联税务模块，但是数据传送存在延迟或者遗漏等问题。因此，一线员工经常反映进项专票认证遗漏，或者进项税凭证生成遗漏。

（四）人员模块

财务共享服务平台上线后，很多员工觉得自己每天在做同样的事情。工作单一、枯燥，可替代性强。后台操作只是各个部门与平台的过渡，工作十分机械也没有业务融入性。在共享建设初期，基础审核岗位的员工离职率达到20%，还有将近30%持观望状态，造成了严重的人才流失，使招聘工作和人力资源成本急剧增加。

三、S公司共享服务内控问题成因分析

（一）内部环境存在的问题分析

1.业财分离

S公司财务共享平台的工作人员往往不了解正在处理的信息背后的业务情况，这样很容易造成财务信息不真实。例如，财务共享平台的工作人员在不了解合同的情况下确认处理，可能给公司造成损失。

2.企业文化建设

S公司的财务共享平台建立时间较短，在创建企业文化方面较仓促，企业文化的创建相对薄弱。外包员工与公司内部转岗的员工之间对企业文化的认同也存在差异，在日常业务交集中缺乏沟通与合作。

（二）风险评估存在的问题分析

1.员工风险

由于共享服务模式将各个职位划分得非常明细，这就导致员工每天重复机械的工作且工作量十分大。员工每天只处理他们职责范围内的业务，很容易降低他们的工作热情，造成业务处理效率较低。

2.系统风险

共享系统搭建在ERP系统、资金系统、税务系统等各个系统的基础上，如果其中一个系统出现问题，模块将无法有效地运行。比如：在费用报销中影像扫描出现问题。影像扫描用到了OCR文字识别，员工在报销费用的时候，经办人员必须打印纸质凭证。经过主管批准粘贴附件，然后将其交给扫描人员。扫描人员收到电子表格和图像文件后，共享平台将自动批准。如果影像扫描出现问题，模块将无法有效地运行。

（三）信息与沟通存在的问题分析

1.数据信息整合能力

财务共享工作顺利开展的关键点之一在于信息整合。S公司财务共享的应用时间相对较短，缺乏整体的信息整合。完整、准确、实时的财务信息可以充分发挥财务管理的职能。

2.信息系统

财务共享服务的各个信息系统不够完备，在现有的财务共享建设运行过程中，缺乏对财务风险的把握和控制，不能结合信息技术制定相应的安全排除机制，很难为财务共享提供必要的支持。

（四）控制活动存在的问题分析

财务共享模式的建立给S公司运维部也带来了新的挑战。由于运维部受限于经验，财务共享平台人员在处理业务时经常遇到系统卡、运行慢，甚至死机的问题，降低了工作效率。

（五）内部监督存在的问题分析

S公司财务共享服务采用业财一体化设计，业务流程结束后可自动生成相应凭证，但目前缺少凭证审核环节。由于系统延迟或者端口遗漏造成凭证生成错误，或者产生少生成憑证的风险。

四、S公司共享服务内控问题优化建议

（一）解决内部环境存在的问题

1.提高业财融合水平

整合管理资源，改善业务流程，推动业财融合，实现财务转型、价值创造，服务公司战略升级。财务活动向业务延伸，实现财务推动业务、业务生成财务，确保业财数据的及时性、一致性。比如：增加业务人员的共享收款日报表和退款复核权限，并和资金无缝对接，实现财务核算自动入账，提高财务处理效率和数据的准确性。

2.加强企业文化建设

企业应该积极组织员工的拓展活动，了解S公司的企业文化，加强员工的企业归属感，提高员工的积极性，提升员工的专业素养，组成一支高素质人才团队。

（二）优化风险评估

1.完善员工绩效激励机制

新的模式的建立，意味着需要完善员工绩效激励机制维持其稳定运行。财务共享服务平台运维员工不能适用于普通的、量化的员工绩效考核标准，这样会造成员工机械地处理业务，只重视处理数量不重视业务质量。应根据量化指标与非量化指标综合评估公司业绩和员工个人绩效。

2.健全业务确认流程

相关部门将所有合同、与业务相关的纸质资料影像化处理上传财务共享平台，平台工作人员需优化处理程序，展示需要确认处理的关联资料。平台操作员在处理某笔不太清楚的实际业务时，可以点开相应的链接查询。要简化财务流程和业务流程，与业务相关的财务系统尽可能简单明了，便于业务确认。

3.健全信息安全监测机制

健全并完善信息安全监测机制可以降低信息风险，提高企业应对风险的能力。共享平台是一个对信息技术依赖非常强的系统，在系统运行过程中，系统、人员、资金等方面的风险较大，只有强化信息安全检查，才能降低企业信息风险。

4.实施税务风险监控

优化共享系统和税务系统端口连接，保证税务系统和共享系统数据的准确快速传递。

设立税务专员岗位，及时搜集最新的税收政策，与共享平台技术人员共同保证税务平台模块系统的设置与税务政策相吻合，避免因税务新规上传不及时导致财务数据在系统中无法正常运行，降低税务风险。

（三）处理信息与沟通存在的问题

1.建立员工内部沟通交流平台

内部沟通不足造成了平台信息横向传递不完整。可以建立内部沟通渠道，及时反馈员工各自业务的变动和后续需要处理的问题，便于大家及时调整工作计划。

2.加强部门间的沟通

部门间沟通不畅导致效率滞后，所以应加强各个部门间的联系。可以定期举行培训或交流，或者通过轮岗模式实现业务的流动。

（四）优化控制活动

1.及时更新维护财务共享系统

财务共享系统维护更新不及时可能造成系统崩溃，严重影响工作效率，所以运维部要学习、掌握维护共享系统的方法，积累经验努力保障财务共享系统运行平稳。应该设立一个维护系统的周期，无论有没有新的流程变化都要定时更新系统。

（五）优化内部监督

1.设立凭证审核环节

S公司可以设立凭证审核环节，财务凭证上传至财务共享平台由专门的凭证审核人员审核，确认凭证正确后交由平台工作人员进行后续处理，这样可以保障财务报表的质量。

2.完善公司内部审计机制

内部审计人员可以通过现场审计了解公司在新型模式下的运作状态，更好地把握公司内部审计风险点。针对审计部门接受消息的滞后性，公司内审机构可以采用事后审计与跟踪审计相结合的方法，而不仅仅只局限于事后审计。

（作者单位：北京创远亦程置业有限公司）