江慧青

（武夷山市劳动保障监察大队，福建 武夷山354300）

1 引言

在新时代，劳动保障工作的覆盖面越来越大，工作任务越来越丰富，同时，工作难度也在不断上升，尤其是在当前世界经济全球化、一体化和国家社会保障制度不断改革完善的背景下，劳动保障工作面临了巨大的挑战，而劳动保障又直接和劳动人民的利益相关，和民情、民生、民意等重大问题紧密相连。劳动保障工作在进行当中会形成很多的档案信息资源，这些档案具有很高的信息价值，对保障劳动人民的利益有着很大的帮助作用。因此，劳动保障档案的管理人员必须提高对档案的重视程度，提高对档案管理的认识水平，不断增强自身业务能力，让档案管理工作能够做得更细、做得更快，使档案的信息价值、资源价值能够得到最大限度的应用。通过了解我国当前劳动保障档案的管理情况，对劳动保障档案管理现状进行分析，发现当前管理工作中存在一些通病，这些通病阻碍了劳动保障档案管理工作的进步，使其难以满足当今时代的需求。

2 劳动保障档案的含义

劳动保障档案是对劳动者工作状态以及保障信息的真实记录，是劳动保障部门对劳动者进行保护的最重要资料，通过加强劳动保障档案的管理，能够对劳动者的合法权益进行有效的维护。所谓劳动保障，就是为了保护劳动者的基本权益而采取的一系列措施和作出的相关行为，实施劳动保障制度，其目的在于有效合规地保护劳动者的合法权益，避免劳动者的权益受到侵害。在进行劳动保障的过程中，会产生一系列信息，将这些信息进行收集整理，提取其中有效部分，就形成了劳动保障档案。档案为劳动保障工作提供了重要的依据，因此，劳动保障部门应该加强对劳动保障档案的管理，以便后续劳动保障工作能够顺利进行[1]。在劳动保障部门中，负责督促用人单位和劳动者依法办理各项手续、负责监督和管理劳动合同的部门是劳动保障监察大队，劳动保障监察大队必须做好劳动保障档案的管理，只有这样才能让劳动者的合法权益真正得到法律的保护。

3 劳动保障档案管理中存在的问题

随着社会经济的不断发展，当今人们的劳动形式发生了很大的变化，加之当前世界经济全球化和一体化的影响，使得劳动保障档案管理工作遇到了很大的挑战。任何事物的发展都应该从辩证的角度进行审视，发展是有利也有弊的，在市场环境和劳动形式不断发生变化的同时，我国劳动和社会保障事业也在高速发展，取得了较为显著的成绩，然而在进行劳动保障档案管理时，却遇到了一些常见的问题，如果不对这些通病和痛点进行处理，会使劳动者在未来进行利益保障时遇到困难，对我国劳动保障事业的可持续发展非常不利。只有对我国的劳动保障工作进行深入研究和调查，对当前存在的普遍问题进行总结和处理，才能让劳动保障工作紧跟时代的发展，持续为人民的根本利益提供保障。当前，我国劳动保障档案管理工作存在的普遍问题可以总结为：人员素质欠缺、档案管理制度不完善以及信息化建设不到位。

3.1 管理人员的综合素质有待提高

随着时代的变化，劳动保障档案管理工作的复杂程度日渐提升，工作方式和之前相比发生了巨大的变化，不再是简单的整理记录和归档。在新时代，档案管理工作是一项具有很强规范性和政策性的工作，具有相当大的难度，这要求档案管理人员必须顺应时代的变化，积极提升综合素养和工作能力，让自己的专业能力可以和工作内容相匹配，只有这样才能胜任如今的档案管理工作。然而从实际工作中可以发现，我国部分劳动保障部门在组建档案管理队伍时相对随意，档案管理团队中一些工作人员并不具备相应的职业素质和专业能力，很多档案管理人员不是档案管理相关专业毕业的专业人才，在没有经过专业训练的情况下就上岗工作，甚至在一些单位存在档案管理人员除了管理档案之外，还需兼顾其他岗位工作的情况。此类现象在我国企事业单位中并不罕见，劳动保障档案管理部门也是如此，这反映了单位对劳动保障档案管理的重视程度有待提高[2]。

在档案管理人员专业能力和职业素质存在差距的情况下，会使得部分劳动保障档案不完整、不规范，长此以往，劳动保障档案管理工作的标准难以实现统一，档案质量会出现严重的参差不齐的现象，使得劳动保障档案无法发挥其应有的价值和作用，这对劳动保障部门后续工作的开展非常不利。

3.2 管理制度不完善

完善的规章制度是确保劳动保障档案管理工作能够规范化开展的基础。当前，劳动保障部门档案管理过程中出现的管理混乱的局面，很大一部分原因在于当前没有建立完善的档案管理制度，使得档案管理人员在工作的过程中没有可以参照的标准规章制度，不知道如何对工作内容进行完善，没有统一的标准对工作方式进行约束。同时，劳动保障部门并没有针对档案管理人员制定工作岗位责任制，这使得档案管理人员对自己工作的职责缺乏清晰的认识，没有硬性标准和客观指标对其工作进行约束，使得管理人员自身对工作不够重视，在进行档案管理的过程中随意性过强，缺乏责任感，进而导致劳动保障档案管理工作的质量难以提升。

3.3 信息化建设不到位

由于很多地区的劳动保障部门仍然采取较为传统的档案管理方式，使得档案管理工作的信息化、数字化建设进程迟迟跟不上时代的发展。传统的档案管理方式在当前的档案管理工作中应用的效率和质量不高，且难以进行规范化的管理。当前，我国信息化建设速度非常快，随着信息技术的发展，我国各行各业中都在进行信息化改革，通过应用更加先进的终端设备，使得管理工作能够开展得更加高效。我国劳动保障部门档案管理工作也在进行信息化改革，然而改革效果普遍不理想，对信息化的运用往往只停留在表面，简单地将纸质档案进行扫描后，作为电子档案进行储存，这种方式并不能让信息化技术得到充分的应用，没有将其优势发挥出来，反而加重了档案管理人员的工作量，让档案管理工作的效率受到了影响。

4 提高劳动保障档案管理工作质量的对策

4.1 正确认识劳动保障档案管理的重要性

当前，我国很多企事业单位认为档案管理工作是简单且重要性不足的，只需要进行资料整理和档案保存工作即可。想要让我国劳动保障档案管理工作能够发挥出更大的作用，就必须对这类错误观念进行纠正。劳动保障档案中涉及单位以及企业员工的切身利益，退休、社保等工作都与其密切相关，因此，这一工作是非常重要的。随着当前市场形势的变化，企业政策改革以及就业形势变化的速度都在加快，越来越多的劳动者走上了工作岗位，这无疑使得劳动保障部门的工作任务更加繁重，劳动保障部门的各级领导应该深刻认识到加强档案管理工作的重要性和必要性，将档案管理工作和部门发展战略进行融合，提高全体劳动保障档案管理人员的管理意识，严格按照《档案法》中的要求进行管理。

4.2 提高管理人员的综合素质和专业能力

对于档案管理工作来说，人是管理的主体，人的素质和能力对档案管理的质量和效率有着重要的影响。劳动保障部门的档案管理人员是将劳动保障工作社会化的重要角色，必须在工作职责范围内做好自己的工作，在工作中不断学习与提升，提高自身的专业素养。通过加强学习和参与培训，强化自身的专业能力，让自身能够满足新时代下的劳动保障档案管理工作的要求。现如今，埋头独自学习的方式已经难以跟上时代发展的步伐，想要将劳动保障档案管理好，就要积极和外界进行交流，通过交流和沟通提高自己的综合素质和能力[3]。

首先，可以定期组织档案管理人员到先进的单位进行交流和学习，还可以将档案管理方面的专家、人才邀请到单位中，对劳动保障部门档案管理工作中的具体情况进行指导，从档案管理的每个环节入手，让高效率的工作方式以及人才能够进入劳动保障部门当中，使档案管理团队的专业性得到增强、团队的工作效率得到提升。

其次，劳动保障部门应该组织事业单位和企业的档案管理人员，系统地学习档案管理相关的内容和知识，让档案管理工作者的实践经验和工作技能都能得到提升。同时，由于劳动保障档案具有一定的特殊性，在组织档案管理人员学习、建立与档案管理相关的政策和制度时，必须从劳动保障的实际出发，对劳动保障工作的未来发展进行预判，基于此，对劳动保障档案管理工作的内容进行完善，让工作人员能够在提高专业素养的同时，探索出更适合劳动保障部门的档案管理方法。

4.3 完善管理制度

在新形势下，档案管理工作有了新的要求，无论是事业单位还是企业，在管理档案时都应该做到现代化、标准化、规范化和制度化。劳动保障档案管理制度对档案管理工作的顺利开展发挥了积极且重要的作用。在档案管理工作中，工作重点在于对资料进行收集、整理和归档，这其中，由于整理和归档需要将资料从大量分散的材料中进行收集，因此，速度相对较慢。想要提高劳动保障档案管理的效率和质量，建立完善的劳动保障档案管理制度是必不可少的，建立高效的档案资料收集制度，通过动态化的管理，让资料登记和传递的过程清晰明确，加快档案资料的整理进度，让资料流转有章可循。以就业领域的档案管理工作为例，想要做好就业档案管理，就需要先建立完整的针对未就业及下岗人员的档案资料库，这关系到下岗失业人员的再次就业。在档案库建立完成之后，就可以在档案库中对每一位下岗失业人员的详细信息进行查询，在对下岗失业人员进行再就业分配时，可以针对不同人员的实际情况对其进行岗位分配，使下岗失业人员具有更好的再就业机会。劳动保障监察大队在建立档案时，必须最大限度地掌握下岗失业人员的档案信息，对其职业技能、就业意识、家庭情况以及安置去向调查清楚，让下岗失业人员的档案和人员能够一一对应，利用劳动档案为下岗失业人员提供更具针对性的服务。

4.4 建立完善的信息化系统

随着信息技术在我国各行各业中的广泛应用，档案管理工作也应该向信息化、数字化的方向靠拢，加强对现代化信息技术的使用。当前，我国机关、团体和企事业单位对办公自动化技术的应用日益普及，这产生了大量的电子文件，电子档案的管理方式应运而生。劳动保障和人民的利益紧密相关，涉及就业、失业以及社会保障等多方面的内容。对此，劳动保障档案管理工作的内容非常琐碎，任务量非常大，想要利用传统的方式对档案进行有条不紊的管理，就必须加大人力、物力、财力资源的投入，这无疑与时代要求相悖。

在新形势之下，面对烦琐的工作内容，必须建立信息化系统，实行数字化管理，提高档案管理工作的效率。在建立信息化档案时，工作人员需要将原始的档案信息输入计算机之中，建立完整的线上档案信息资源库，新接收的档案可以直接录入计算机。与传统的纸质档案建档归档相比，信息化办公更加省时、省力，可以最大限度地避免在归档过程中出现修改、删减等错误。通过利用数字化档案管理的方式，能够充分应用档案库内的资源，在初期进行档案电子化的过程看似非常烦琐，实际上通过这一阶段的工作，后续落实档案管理时将会更加顺利，有效提升档案管理工作的效率。

与纸质档案相比，数据化档案的安全性难以得到充分的保障，而劳动保障档案涉及劳动者各方面的信息，对劳动者非常重要，因此，劳动保障档案管理工作人员应重视对档案资料的保护，最大限度地规避和防范信息泄露风险，将其作为自己的职责和义务，坚持安全性原则，保护好档案原貌。同时，要对档案信息的保密和保护机制进行完善，在档案工作者登录管理软件时，只有插入相应的密钥，再输入和密钥相匹配的密码，才能进行档案的查阅和修改工作，最大限度地保护劳动保障档案的安全性。

5 结语

综上，对于劳动保障档案管理人员来说，建立完善的档案管理工作制度是重要任务和基本前提，而想要做好劳动保障档案管理工作，不仅需要管理人员，更需要每一位领导者的支持和配合，为档案管理工作提供有力支撑，只有这样才能让档案管理工作实现可持续发展，从而充分发挥劳动保障档案的信息和资源价值，让劳动保障部门为广大劳动者提供更加有效的服务和帮助。