高校图书馆数字资源采购规范与管理

2022-11-26杨伟华陈婧偲

科学咨询 2022年7期

杨伟华,陈婧偲

（贵州商学院图书馆，贵州贵阳 550000）

一、高校图书馆数字资源建设现状

（一）高校图书馆读者阅读模式改变

随着读者对数字阅读接受程度不断提升，阅读体验更加注重高效检索、操作便捷与高存储性。以贵州商学院图书馆为例，截至2021年1月数字资源使用增长量已远远高于纸质图书借阅量，图书馆传统文献服务手段和服务效能逐渐跟不上读者多样性的信息化需求，因此近年来高校图书馆在数字资源建设经费占文献资源总建设经费的比重越来越大，数字化服务在图书馆信息服务中的地位不断攀升。根据964所高校提供的数据，2018年高校图书馆数字资源的购置费用达32.57亿元人民币，平均每所学校为337.8万元人民币，占到图书馆平均资源购置经费的60.6%，但在经费持续加大投入的情况下图书馆数字资源的管理与应用却存在着不同程度的问题。

（二）数字资源市场乱象丛生，图书馆甄别困难

数字资源建设本是图书馆智慧化建设的先决条件，图书馆作为高校的文献情报中心，文献资源的丰富程度决定了能够提供服务的广度，当资源达到一定量级才可能向信息化、智慧化等精细服务上延伸，所以对于图书馆来说科学合理地采购数字资源尤为重要，但数字资源市场产品及定价混乱问题至今仍未得到根本解决。据2015年《全国数字资源行业厂商名录》资料显示，注册登记的数字资源厂商共计166家；据不完全统计，2020年全国数字资源厂商已近千家，面对良莠不齐且海量的数据库资源，图书馆采购人员难以甄别出与学校教学专业发展相适宜的数字资源，往往以个人经验作为评判标准。

二、地方高校图书馆数字资源采购存在的问题

（一）地方高校图书馆数字资源采购管理缺乏连续性、整体性、科学性

数字资源采购形式较为特殊，采购流程不同于纸质图书，主要体现在资源载体的虚拟性、资源输出的多样性（文档、有声读物、音视频等）以及验收方式的非常规性，一方面由于各个高校网络信息化建设程度不尽相同，地方院校普遍暂时不具备数字资源镜像存储的条件，大多采用远程访问和定点登陆结合的方式（涉及后期调试与维护），因此数字资源采购从性质上更类似于服务采购。

另一方面，图书馆在制定数字资源采购计划前应当包含完整的项目论证流程，以充分保证数字资源的连续性及完整性，但由于图书馆没有针对数字资源采购制定专门的采购论证流程，在资源采购前期可量化的佐证数据不足已成为困扰图书馆对数字资源评价管理的一大难题，加之图书馆为了跟上学校的整体发展规划，其所在院校新开设的学科专业时图书馆对新增数字资源的采购缺乏充分严谨的论证，有的数据库并没有长期试用就纳入新增采购计划，用户是否对此数据库产生使用习惯？资源利用率情况、单篇次使用成本如何？是否有阅读推广活动支撑？不难发现，如果图书馆前期没有充分调研就盲目为了新增而新增的话，资源利用率低下几乎成了必然的结果，又或者直接照搬其他高校图书馆采购的数字资源，为了加快推进无原则的“拿来主义”，并没有与所在高校学科专业特色相结合，导致一些新增数字资源陷入利用率低下—无法满足读者需求难以推广—利用率低下的恶性循环，访问量、下载量也都达不到图书馆采购计划的使用预期，图书馆最终不得不考虑删订、另行调整采购数据库的解决方案，无法保证资源的连续性。

当然，除此之外图书馆自身采购经费预算调整、数据库自身资质未能通过审核等原因也可能造成删订的情况。

（二）高校图书馆数字资源缺乏评价体系

图书馆对数字资源利用评价指标较为单一，以贵州商学院图书馆为例，目前对数据资源管理仍需要定期手工导出，利用率参考数据主要体现在数据库的访问量、下载量两项指标，采购人员可通过对一个时间段内访问量以及下载量指标的数据推算数字资源大致单篇文献使用成本。

而基于以上指标对数据资源的管理评价出现了三个问题，一是对于查阅国外文献的需求而言，专业学科针对性较强的数据库利用率指标通常远低于同类型泛用数据库（也受用户使用习惯影响），访问量及下载量数据虽然能基本反映单次使用成本，却无法真实反馈数据库对项目课题影响因子以及产出贡献，以贵州商学院为例，Springer、EBSCO数据库访问量及下载量远远低于CNKI、超星发现平台，但并不能因为上述指标数据判定某一个数据库不值得采购，因此图书馆采购人员在采购立项时不能“一刀切”，仅通过利用率指标作为数据库删订调整的评判标准，还应与学科带头人、教研室主任、科研人员等积极沟通，征求其实际需求形成书面报告，为最终采购决策提供有效参考依据。

二是数字资源管理评价标准尚未统一。目前数字资源呈现形式主要分为学位论文、电子图书、期刊、题库、音视频、年鉴图表，不同资源类型统计标准必然存在差异，如音视频利用多以页面访问次数为单位，配合总收看时长数据可得平均单页收看时长，而学位论文及期刊多以单篇文章浏览、下载次数为单位，题库类型资源统计标准又多以页面访问次数为单位，5千次的音视频访问量与5千次的期刊访问量数据不具有可比性，标准差异导致数字资源不能采用定量分析法，存在决策者被指标数据误导的情况。

三是由于大部分数据库利用情况的统计报告只能通过数字资源厂商后台访问生成导出，厂商拒绝提供图书馆数字资源统计的接口，这种方式着实减轻了数据安全隐患，同时降低了厂商维护成本，但对于图书馆而言统计报告的透明度也随之大大降低，在评价指标本就较为单一的前提下，是否存在着数据厂商为了让图书馆相信自身产品市场用户认可度高而伪造虚假后台统计数据的行为？图书馆有充分理由对提供数据的真实性保持怀疑和警惕。

（三）高校图书馆数字资源流程缺失

师生作为高校图书馆的主要服务对象，数字资源采购应与院校学科发展规划、“高校人才培养方案”涉及的专业课程密切结合，图书馆采购人员在采访工作时不提前了解所在院校学科专业建设方面的远景规划，没有和院系打通文献需求的“桥梁”，高校图书馆将成为“信息孤岛”，走入重藏不重用的“死胡同”。

另一方面，图书馆如果不重视对所在院校学科专业的采访工作，长期来看采购的数字资源将不适用于未来的学科发展方向，由于资源不适用造成资源利用率下滑，从而导致资源建设结构的不合理，采购经费被浪费。

三、建立数字资源采购管理流程

（一）建立规范数字资源采购体系

尽管各所高校图书馆受信息化建设规模与建设预算等因素影响体量上有所差异，数字资源采购流程也不尽相同，但都以“满足读者需求为中心”为服务主旨，并逐步贯彻实施到数字资源采购流程中去。图书馆从开通数字资源试用上架时用户就开始与数据库产生了关联，换而言之，如果图书馆事先对拟开通试用的数据库缺乏前瞻性，没有对学校学科建设进行有效跟踪规划，后期在数据厂商推介时图书馆采购人员便更加无法进行准确判断，认为每个数据库都有试用的必要，从而造成用户被已试用数据库使用方式、操作习惯绑架的情况，致使图书馆在资源采购时陷入被动的局面。

可以确定的是，数字资源采购体系应具备科学性、完整性、合理性、连续性，流程从数字资源试用开始，乃至评选论证、采购计划申报、项目立项、项目审核、实施招标、合同规范、付款、正式使用，直至建立评价体系形成良性闭环机制。采购人员依照标准化流程进行采购，以规范化的机制指导采购工作，这样不仅能够提升所采购数字资源的利用效率，也能够让数字资源采购流程更加科学合理。

1.前期采购准备工作

通常数字资源采购需要经过一定期限的试用程序才具备参考价值，但参考依据不应只着眼访问量、下载量及浏览时长。一是图书馆应定期采访校内院系学科带头人、科研部门、学报编辑部及骨干教师听取相关诉求，切实做好调研工作并对采购建议梳理汇总形成书面报告，二是对拟购新增数字资源与已购数字资源进行比对，尽量避免内容过多重复，尽可能将采购经费优化运用，三是图书馆采购人员应选择与学校学科专业课程契合度较高的数据库，坚守职业道德、尽职履责，杜绝无原则的拿来主义，在这一过程中图书馆需要平衡满足学科需求与资源采购多样性的矛盾，因为精准化服务必然造成服务覆盖面的降低。

2.采购进行中的审核工作

在数据库试用后读者反馈良好且具有师生一定认可度的数字资源，图书馆采购人员应建立数据库资源利用统计台账定期记录，通过专业工作人员的评估，评估通过后方可纳入年度采购计划。

数字资源从采购方式来看，通常以单一来源采购、政府公开招标两种方式实施采购，如通过政府公开招标方式高校图书馆一般通过整体数字资源项目包的形式进行政府公开招标，涉及项目包的数据厂商通过应标的方式提供满足招标文件参数的对应产品，由于该采购方式单一，一家数据厂商是难以满足招标文件所有参数要求的，即需要多家供应商共同响应招标文件要求的内容，因此可能出现单家供应商不应标导致整体废标的情况，严重影响到图书馆采购工作的进度。另一种单一来源采购则相对更适用于图书馆，但在采购前期须将拟采购的数据库产品逐个进行标准化的论证工作，逐一论证通过后才能够进入采购流程，为此图书馆采购人员须对项目的采购进度具备把控能力，制订计划实时跟进并且严格对照学校合同规范监督供应商。

3.采购后管理工作

数字资源经过规范化的流程完成采购后，图书馆应及时对照合同约定条约检查数据库内容、录入数字资源使用列表，并定期收集相关统计使用信息对数据库进行评估，制定数据库的新增、管理计划。图书馆可在采购招标文件加入履约保证金条款，对于使用期间故障频次较高的数据库，通过合同条约加强对数字资源厂商的约束性。

（二）建立数字资源管理机构及评价扩展

1.建立规范管理机构

鉴于数字资源的建设周期长、采购流程繁琐，图书馆需成立数字资源采访专项委员会或工作组并完善组织架构，应包含馆长（专项工作机构领导）、采购人员、参考咨询人员、宣传推广人员、技术运维人员、学术跟踪人员及审计人员，制定明确的采购制度和流程规范，明确具体岗位职责，科学分配工作任务。采购人员需对各类型数字资源的试用情况及做好市场调研，知晓数据库资源内容、检索功能的优劣势,横向对比同类产品计算采购成本,再根据连续性、整体性等原则提出采购计划；参考咨询人员就资源采购计划提出建设性意见，根据采访结果调整实施方案；技术维护人员就信息技术可行性提出具体建议；馆长统筹各职能工作人员意见选择决策方案；审计人员负责监督整个资源采购流程的合规性；宣传推广人员则负责数字资源的宣传推广等工作。

2.数字资源评价扩展

图书馆数字资源统计功能不应局限于访问量、下载量，加入用户登录次数、用户满意度、使用时长等数据的收集可以更加全面地体现数字资源整体利用情况，如每位读者浏览过的页码数、播放音视频时长、有效做题数量，甚至数字资源使用故障发生率等数据，以便图书馆能够周期性对所有数字资源的数据进行比对分析，尽量准确地反映每个数字资源的实际情况，进而帮助决策者作出科学合理的判断。另外，针对不同形式的数据库还应关注数据库内容、检索功能完善程度、综合成本、远程访问速度、数据库稳定性以及售后服务响应情况，近年来美国研究图书馆学会（ARL）启动的E-Metrics项目指标体系也逐渐运用到图书馆对于数字资源统计与测评的运用中，如数字参考咨询占全部参考咨询的比例、数据库中被利用过的记录数等较为新颖的参考指标，通过多维度评价指标的综合定性分析，最终相对完善、客观地反映数字资源的管理与评价，形成图书馆数字资源动态管理机制。