李美玲

（湖南省煤田地质局第三勘探队，湖南 永州 425000）

一、纸质档案数字化概述

数字化是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。“存量数字化”则指对纸质等类原有存在的档案（存量档案）进行数字化加工形成数字化产品。纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工、使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关系的处理过程。

当前，大部分档案保管机构库房的档案仍以纸质档案为主，它们占据了大部分的存储空间，保管成本高。在频繁地使用过程中易磨损、不断接触空气易遭微生物细菌侵扰，并且检索效率低下，难以满足人们对档案资源日益增长的需求，对现在纸质档案进行数字化加工势在必行。一是提高档案信息利用率。节省人们对档案的检索时间，提高档案人员的工作效率，同时档案利用者可快捷地满足需求，实现档案信息资源的开发利用，使得“死”档案内在的价值充分得到释放和体现。二是更好地保护纸质档案原件。由于档案是真实记录历史的一种重要载体，它具有原始性、真实性、唯一性特点，将纸质档案进行数字化并异地异质备份，可以更好地保护好原件及它的原貌，避免当突发事件来临时遭受巨大的灾难。同时也实现纸质档案价值增值，由于更多的人得知它利用它进而产生出更多的成果，纸质档案蜕变成了 “活”档案。三是提高办公自动化、信息化、网络化水平。随着我国电子政务的普及和推广，无纸化办公已成为各行各业的工作方向，档案信息化建设步伐的加大，也不断地对档案数字化工作提出了更高的要求。四是充分发挥地勘单位各类档案资源价值。地质工作是经济社会发展的基础性、先行性工作，而地质工作中产生的大量成果都通过地质档案体现出来，通过不断挖掘地质档案资源，能高质量地服务社会经济的发展。

二、纸质档案数字化的现存问题

（一）纸质档案种类繁多

目前，大多数成立时间较长的企事业单位档案库房内还存放着大量的多种类别纸质档案及其他载体的档案。这些纸质档案由于形成时间不同，纸张的材质不同，形成纸质档案的方式方法也不同如油印、铅印资料等，有的纸张极薄透明，同时还有各类透明图、蓝图及手稿草图。在有些卷宗里，纸张大小规格不一、材质不一、质量不一、笔迹及墨迹也不一。调查了解的一些地勘单位，库房还存放着大量的原始地质资料，这些地质资料包括：基础地理、基础地质、水文地质、环境地质、工程地质及地质资源等类别。这些资料都需遵循《档案法》《保密法》《实物地质资料管理办法》等相关规定对其数字化处理。

（二）纸质档案保管状态较差

由于大部分地勘单位都经过多次搬迁且保管条件有限，有的档案经过多次借阅后纸张破损，纸张上充斥了不同年代地质人的利用折痕，字迹褪色模糊不清，图纸变色变脆，有的纸张上出现黄色的斑点等现象，有的图纸在修复过程中由于方法使用不当，造成二次损坏，若在进行数字化过程中处理不当就会进一步加大对原件地损坏。

（三）纸质档案投入不足

纸质档案通过一系列的工作流程进行数字化加工，需要人们投入一定的人力物力财力。纸质档案数字化加工方式一般可采取以下方式：单位内部的档案管理机构进行数字化加工、全部或部分外包给档案专业服务机构进行数字化加工。无论利用哪种加工方式单位都需投入大量资源。由于在档案管理中缺乏对纸质档案数字化的考虑，加之档案从业人员本来就少，造成了资金和人才的严重不足，致使地勘单位档案管理数字化进展受阻。

（四）电子化过程存在安全隐患

在纸质档案进行数字化加工过程中，由于扫描或拍摄过程中参数设置不恰当，会使得数字化信息失真，加上数字化后的档案信息易被篡改被复制，这是数字化档案的不足之处。人们将经过数字化后的档案信息放入计算机中进行挂接操作，这时信息易受不安全因素影响，易遭受计算机病毒破坏或因计算机硬件软件自身因素原因而丢失。

三、地勘单位纸质档案数字化的实施策略

加快档案资源数字转型，继续做好“存量数字化”是“十四五”全国档案事业发展规划的主要任务之一。地勘单位在对纸质档案进行数字化加工过程中，根据纸质档案特点必须遵守五大原则：价值性、实用性、完整性、现实性及安全性，保障档案在加工过程中保持其原来真实面貌。内部加工就是单位内部档案管理机构在根据纸质档案数字化的工作原则、目的及主要工作任务在单位内部自己组织成立纸质档案数字化加工领导机构，配备数字化工作所需设备和人员，实施档案数字化加工。内部加工所需的设备一般包括平板、高速、零边距扫描仪和数码翻拍仪等设备。纸质档案数字化操作需要固定的工作场所，并且还需在场所内安装摄像头监控数字化工作全过程，确保数字化工作顺利开展。由于纸质档案数字化工作包括数字化前处理、数字化数据采集、数字化数据处理、数字化数据存储及数字化后处理等五个基本环节，由此就每个工作环节必须配备合适的专业技术人员，彼此配合，共同协调合作完成纸质档案数字化工作。

地勘单位更适合采取纸质档案数字化内部加工：一是内部加工，可以培养单位内部档案管理机构人员技术人员，以便长期对存量档案进行数字化；二是由于单位内部档案管理机构人员具有档案专业知识背景，熟悉档案法律法规及相关标准；三是单位内部机构之间人员都相互熟悉了解，能够彼此协调配合完成共同工作；四是便于档案管理机构人员进一步熟悉单位档案库房各类档案存档情况及存档数理；五是有利于保护档案和档案实体安全。

（一）建立纸质档案数字化领导机构

为了加强对纸质档案数字化工作的管理，确保存量档案数字化工作顺利开展，成立纸质档案数字化领导机构，并根据数字化加工流程下设相应的工作小组。例如，后勤服务工作小组，它要确保数字化过程所需的人力财力到位及在数字化工作中工作人员进出工作场所检查等，每个小组需配备具有相应技能的工作人员，他们必须熟悉档案管理工作业务，熟知档案数字化相关标准规范，掌握档案数字化所需的计算机及相关设备操作技能技巧及计算机知识，了解档案数字化加工流程，能保守档案及档案数字化成果的秘密。

（二）建立健全纸质档案数字化管理制度

根据《纸质档案数字化规范》DA/T 31-2017 相关规定制定适合本单位实际的规定及切实可行的纸质档案数字化管理制度、岗位责任制度。管理办法应当包含对岗位、人员、场地、设备、数据及档案实体管理。由于纸质档案数字化需依靠大量工作人员经历多个工作环节并且需要花费相当长的一段时间共同协作才能完成，没有规矩不成方圆，因此，根据纸质档案类别及相应的规范标准，制定切实可行的档案数字化管理制度，细化数字化过程中每个环节每位工作人员岗位责任，明确数字化各个工序间的交接手续，同时设计好整个工作过程中各个环节都要有专人负责，每份纸质档案的进出、流转都要有相应的表格书面记载，通过各项制度来实现对档案数字化工作人员及整个工作流程进行科学化规范化管理，保障档案数字化工作有条不紊地进行，同时确保档案实体安全。

（三）规范纸质档案数字化工作流程

根据《纸质档案数字化规范》规定，纸质档案从最初出库到最终入库整个流程须经过五个工作环节：数字化前处理、数字化数据采集、数字化数据处理、数字化数据存储及数字化后处理。在纸质档案数字化前，档案管理机构必须先要依据档案信息化建设要求对库房内的纸质档案进行价值鉴定，根据其价值大小来确定档案数字化范围；剔除纸质档案里重复归档的多份文件；对有密级标注的文件认真进行判定，对已经开放纸质档案要加盖解密标识，对那些仍在保密期限内以及仍需保密的文件，则不能随意进行数字化；对库藏档案中没有文件题名或题名不确实不完整的，必须根据文件内容重新拟定文件题名；对需要数字化的档案进行清点制表并报送相关部门领导审批同意，数字化的纸质档案方才可出库房，依次进入下述各个环节：1.档案拆装整理：确定扫描页→清查档案内容→目录数据准备→拆除装订→纸张处理→技术修复→登记处理；2.数字化数据采集：选择扫描设备→设置参数→数字化操作；3.数字化数据处理：图像处理→图像质量检查；4.数字化数据存储：存储格式选择→文件存储组织→目录数据库建立→数据挂接；5.数字化后处理：数字化成果验收→档案装订与归还入库→数字化成果移交和管理。

（四）积极应对纸质档案数字化过程中存在的问题

数字化成果是纸质档案存在的另一种形式，与纸质档案相比，它查阅利用起来快捷方便。在确定扫描页时应根据相关规范对纸质档案客观地进行数字化工作，尽可能重现档案原始面貌，并确保档案完整形态。

当遇到字迹退化、纸张破损皱褶残缺的纸质档案无法进行正常扫描则应由技术人员利用专业的修复技术进行专业修复。在运用扫描仪对纸质档案扫描过程中，选择恰当的扫描仪，设置好各类参数，确保扫描后的文字数据图像清晰、完整、图像效果能够真实地反映纸质档案原貌。当发现扫描后的图像模糊、偏斜、出现黑点黑边黑框泛蓝时要采取相应的措施纠偏和去污去光。当利用现有的扫描仪无法一次性完成大幅面纸质档案（如地图、照片等）扫描时，应对纸质档案进行分幅扫描，相邻图像之间应保留足够的重叠，以确保后期利用Photoshop等图像处理软件进行拼接处理合并为一张完整的无明显拼接痕迹的图像。

根据《纸质档案数字化规范》规定“原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部进行扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注”，对纸质档案进行数字化时，要保证数字化档案的完整性，不能人为地割开它们之间的内在联系。应该按照各类纸质档案组卷（件）的构成及卷（件）内排序依次扫描，图像形成的格式可为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，多页文件扫描后合并成为一个TIFF或PDF文件，保存到指定的路径，以便准确挂接入库。建立纸质档案数字图像存储路径，以纸质文件归档的档号为基础对数字图像命名，命名方式应确保图像命名的唯一性。

（五）切实保障数字化档案和档案实体安全

在纸质档案数字化全过程中，档案机构工作人员要做好纸质档案出入库的详细登记并编制档案出入库清单明细，认真检查出入库的纸质档案的状况、数量、完好程度、编号、页码及是否存在缺页、重页、倒页等情况，在内部交接时，双方工作人员都要进行检查，并签字予以确认；在纸质档案数字化工作场所，只允许从事档案数字化工作人员入内，其他无关人员不得入内；同时应对数字化工作场所进行不定期检查，防范杜绝影响档案安全隐患发生。对已完成数字化的档案采取多种存储介质保存，并保存多套数据，尽可能做好档案数字资源备份工作，在工作中逐步完善数据备份机制，在整个数据备份过程中进行全程监督，同时做好数字化后档案的在线存储备份、离线备份工作，以防数据丢失及被破坏风险。维护存储纸质档案数字化成果的主机存储设备等硬软件正常运行，确保数字档案长期有用。

（六）实现纸质档案数字化后的全文检索

本文认为只有对需要进行编辑或利用率极高的纸质档案才可能会被全文检索，这就需要运用OCR技术，即安装专门的OCR识别系统，即在纸质档案全文数字化过程中一般先把一份文件扫描成多页JPG、TIF或PDF文件，再运用OCR软件识别并判断识别效果，并进行必要的调整和修复就可以到达全文数字化的要求。在扫描生成页面后，OCR技术针对印刷体的页面文件一般识别率可达98%以上，在自动纠错、人工校对后，基本符合档案数字化的要求。

四、结语

为确保纸质档案数字化工作顺利完成，地勘企业还需要注意以下几个方面：一是加强对内部加工工作人员进行档案专业知识及相关法律法规及标准的学习，同时还需加强计算机专业知识及操作技能的培训，例如，Photoshop制图软件、OFD信息技术知识的学习等。因为在对大幅图纸进行扫描时，需要分幅扫描，然后再进行无痕拼合，这个拼合过程就需要运用图像软件进行操作。二是加大资金的投入，人才培养和设备购置同样也需要资金投入，出于信息安全保密考虑，例如，购置质量好、性价比高、功能全的国产扫描仪以备将来系统升级之需。三是领导要从思想观念上认识到档案资源信息化的重要性，特别是对存量档案进行数字化的必要性。

总之，纸质档案数字化是档案信息资源发展的一项重要任务，努力促进单位档案资源数字化转型是档案工作者的目标之一，实施内部加工是地勘单位纸质档案数字化的最佳选择。