文/中陕核工业集团监理咨询有限公司 王瑾

企业档案主要包括行政档案、生产技术档案、基建设备档案、会计人事档案以及基金项目档案等。企业采取传统档案管理模式，不仅浪费了大量资源、增加了管理成本，档案的利用率也受到严重影响。针对这种情况，企业应将档案数字化建设纳入企业的长远规划当中，使企业档案实现标准化、科学化、规范化、数字化管理。

一、企业档案数字化建设所遵循的基本原则

（一）实用性原则。即建立数字档案时，首先需要考虑档案的实际应用价值以及使用频率，确保数字化档案资源形成以后，能够为各项工作的高效展开提供更加有力的参考依据。以“基金项目”档案为例，其相关资料包括项目指南、立项申请书、项目评审意见、项目计划书、委托合同、成果清单等。这些资料不仅对各类基金项目的决策与长远规划起到关键性作用，并且，该类型的档案也具有较高的使用频率。因此，在对基金项目档案实施数字化管理时，应直接纳入重点归档资料当中，进而给企业决策层的查阅与审定提供更多便利。

（二）完整性原则。在对原始纸质档案进行数字化处理时，受到硬件设备以及主观人为因素的影响，档案内容极易出现模糊的情况，使档案资源失去了应用价值。另外，完整性原则还涉及数字档案的时间连续性与内容完整性，如果档案形成的时间跨度大，那么，每一个时间段所形成的资料都应当统一进行归档处理。比如对基金项目档案来说，各种资料的形成具有阶段性特点，在每一个阶段，都将形成内容不同、价值不同的资料，因此，为了确保项目档案的完整性，在数字化处理过程中，应将各个阶段形成的资料转化成为数字档案。

（三）安全性原则。存储与使用安全是档案管理部门的基本职责，尤其在实施数字化管理以后，企业的档案资源将被统一转化为图片、图像、音频或者视频资源，这就给档案资源的存储安全增加了难度。一旦计算机遭遇网络病毒的侵蚀或者黑客攻击，档案资源则极易发生被盗或者丢失现象。为此，在建立数字档案时，企业档案管理人员应当做好档案资源的保密工作，并通过技术性防范措施与管理性防范措施的双重手段，增强数字档案的安全性。

（四）追溯性原则。一些企业在经营发展过程中，形成了大量具有参考价值的档案资料，但是，随着时间的不断推进，一些尘封数十年的纸质档案资料，在进行数字化处理时，导致损坏，对企业决策、长远发展都将产生不利影响。比如其基金项目档案项目的知识产权的归属问题始终是争议的焦点，如果知识产权归属对象无法确定，则极易出现产权纠纷事件，而该基金项目经过核实和确认，距离现在已经过去了整整15年的时间，在这种情况下，企业需要调阅15年前的档案资料，以此来确认委托协议当中的权属人，如果缺失15年前的档案资料，企业所要承担的经济风险将大幅上升。

二、企业档案数字化建设过程中存在的问题

档案数字化建设是一项专业性强、实践性强的系统工程，不仅需要庞大的数据库作支撑，对档案管理人员的专业技术水平也提出了更加严格的要求。尤其对一些基金项目较多的大型企业来说，在档案数字化建设初期，资源分配不均衡、数据库建设不完善、专业技术不精湛、管理机制不健全的问题与弊端会给档案数字化建设进程带来不利影响。

（一）资源分配不均衡。档案数字化建设成效与人力资源、物力资源、财力资源的合理配置有着密不可分的关系。首先，配备的人力资源需要具备较高的专业水平以及职业素养，对数字化建设所需的各种软硬件设施的功能性了如指掌；同时，档案管理人员应当具备爱岗敬业、务实奋进的精神，这样才能担当起档案数字化建设重任。其次，在物力资源方面，企业所提供的软硬件设施应当具备较高的性价比，尤其在应用功能方面，应当符合行业标准的要求。最后，在财力资源方面，企业应当在档案数字化建设的决策期、实施期以及评价期保证充足的资金支持，比如人员的绩效奖金、档案数字化建设项目的评价资金、各种软硬件设施的购置资金等。但是，就目前的部分企业来说，在分配这些资源时，常常出现人力资源力量跟不上、物力资源不匹配、财力资源不充足的情况，以至于企业档案的数字化建设进程始终停滞不前。

（二）数据库建设不完善。数据库主要是借助于大数据技术，专门为企业的各种档案资源建立一个独立的数据存储系统，大数据具有海量化的存储特点，可以容纳海量信息资源。但是，在档案资源数据库建设过程中，专业技术人员常常忽略了档案信息的存储安全，以至于数据库经常受到计算机病毒以及网络黑客的攻击，在这种情况下，企业内部的一些机密材料也面临着丢失和被盗的风险。以企业的基金项目档案为例，这一类档案资源最为显著的特点是保密等级高，一旦泄漏，将给企业造成巨大的经济损失与名誉损失。比如由地方财政拨款的基金资助项目，这类项目涉及的机密信息较多，如果数据库的安全防护功能弱，那么，这些项目的内部资料将成为不法分子窃取的主要对象，如果与政府相关的基金项目资料泄漏，企业的知识产权受到侵害的可能性也将增大。

（三）专业技术不精湛。企业档案数字化建设工作，需要档案管理人员熟练掌握计算机操作技术、互联网技术、大数据技术以及人工智能等先进的科学技术。但是，由于企业决策层领导忽略了档案资源的重要性，进而在设置档案管理岗位时，常常任用一些“门外汉”，或者将该岗位设置成为兼职岗。使得部分档案管理人员无法正确操作和使用档案数字系统。比如在构建基金项目档案数字管理系统时，通常会利用人工智能技术来抓取各个电子文档的信息，这种方法能够大幅提升基金项目档案的检索效率。而档案管理人员如果对人工智能技术一无所知，仍然使用过去的检索方法来查找相关的档案资源，就会严重影响档案资源需求部门的正常工作。

（四）管理机制不健全。管理机制如果一成不变，始终沿用老一套的管理模式与方法，制度效力将与实际工作严重脱节。在档案数字化建设的背景之下，管理思路、管理方法、管理流程均发生了实质性变化，而一些企业在制订管理制度时，只是对原有制度进行了简单修改，结果在制度执行过程中，仍漏洞频出，导致数据库当中的档案资源更新不及时、档案数字化建设的软硬设施管理混乱、档案借阅审批流程流于形式，无形当中使档案利用价值大打折扣。比如在对基金项目档案进行归档时，由于管理制度缺失执行力，以至于档案管理人员往往把同一基金来源的项目数据分离开来，不仅占用了大量的数据库资源，在查阅和调取基金档案时，无法快速获取最真实的数据，给项目决策带来了诸多困扰。

三、企业档案数字化建设的实践应用策略

针对档案数字化建设工作存在的问题，企业应当及时查找原因，并从档案管理人员的思想意识源头抓起，通过科学化、系统化、新颖化的措施改善当前的状况，进而在推进档案数字化建设进程的同时，为企业的健康可持续发展注入源源不断的驱动力。

（一）资源优化配置，加大资金投入。首先，档案数字化建设是提高工作效率、满足企业决策需要、增强企业竞争软实力的坚实保障。因此，企业在设置档案管理岗位时，应对人力资源进行优化配置，确保员工的个人价值都能够充分体现出来。其次，在物力资源配置方面，企业应当根据行业标准要求，引进先进的档案数字化管理系统，配置具有较高性价比的硬件设施，并交由企业的专业技术人员进行测试与评估，当确定这些设施的各项性能参数满足企业档案数字化平台的运行需求以后，方可投入使用。最后，在财力资源方面，企业应当建立档案数字化建设的专项资金，并由企业审计部门负责对资金的使用情况进行全程监督。以基金项目档案为例，这种类型的档案具有来源广泛性、形成阶段性、产权复杂性的特点，因此，在对基金项目档案实施数字化管理时，企业应当从专用资金当中划拨出一部分资金，专门用于档案管理人员的培训与教育，以此来提高档案管理人员的专业技术水平与信息素养。

（二）明确档案类别，完善数据系统。档案管理人员在建立档案数据时，应当事先对档案资源进行细化分类，并在系统当中分别建立清晰的目录，这样更便于档案需求部门的快速检索与查阅。同时，在档案信息录入过程中，企业应当根据档案类别，分批分次录入，并随时对档案信息及相关数据进行核对。以基金项目档案为例，这种特殊类型的档案不仅具有经济功能，而且同时兼有社会功能，并且基金项目档案的安全密级明显高于其他类型的档案。因此，在建立基金档案数字平台时，企业应当采取“专人专管”的方法，即由基金项目管理部门协同档案管理人员进行统一建档，在录入数据过程中，应当随时对档案的编目、分卷号、档案编号等基础信息进行核实与校对，避免出现版本混乱问题。

（三）健全培训机制，提升专业水准。档案数字化建设工作专业技术含量高，涉及知识面广，档案管理人员在具备基本的档案管理常识的同时，需要同时具备较高的信息素养，对数字化建设过程中所应用的云计算技术、大数据技术、人工智能技术，都应当有所了解、有所掌握，便于独立开展各项工作。因此，企业应对原有的培训机制进行创新和完善，增设与数字技术相关的培训内容，采取集中培训、专家讲座、远程线上互动、外派学习等方式，对档案管理人员进行专业系统的培训。并通过实践技能考核或者举办岗位技能大赛的方法，对档案管理人员的专业技能进行综合评价。评价内容应当涵盖数字化平台的操作娴熟程度、各种硬件设施的使用方法、平台维护措施、档案安全加密知识等，遵循“能者上、平者让、庸者下”的用人原则，为管理经验丰富、技术水平高、责任意识强的优秀人才提供更加广阔的发展空间。

（四）提升制度效力，增强保密意识。管理制度是企业档案数字化建设工作有序开展的坚实保障，因此，企业应当对现有的各项管理机制持续创新和改进，不合时宜的制度内容应当坚决剔除。为了进一步提升制度执行力，企业应当指派专人负责对档案管理部门的制度执行效果进行监督和检查，发现违规行为，应对直接责任人进行严肃处理。另外，档案资源属于企业的机密信息，在数字化建设过程中，企业应当提前做好安全防范工作，采取安装防火墙、设置系统登录权限以及数据加密等措施保障档案资源安全，为档案资源的高效利用提供一个安全、稳定的环境。

四、结语

企业档案实施数字化管理，一方面，为各项工作的开展提供了便捷高效的资源服务；另一方面，在提升企业综合竞争实力上也发挥了关键性作用。基于此，企业应当始终秉持“与时俱进”的态度，积极借鉴和汲取成功经验，通过观念创新、机制创新、管理创新、技术创新的方式，构建一个档案资源丰富、共享机制完善、数据存储安全、利用价值显著的档案数字化平台，为企业的长远稳步发展做好铺垫、打好基础。