文/华中师范大学图书馆 王怡文

一、高校图书馆用工方式及高校学生助理现状

随着我国经济、社会的发展，社会大众对文化建设的需求日益增长，图书馆作为传播知识的重要场所，业务内容不断拓展，读者数量激增，图书馆用工总量呈上升趋势。曾有研究表明，在图书馆服务发挥作用的馆舍、馆藏与馆员三大要素中，馆员发挥的作用占比高达75%。在有限的编制数量和大量的用工需求的矛盾下，各大图书馆纷纷采取合同用工及临时工等方式增加员工数量。然而，高校图书馆与公共图书馆不同，在勤工助学政策的支持下，高校图书馆存在以学生助理代替临时工的现象，这种情况不仅在国内高校图书馆十分常见，在国外高校图书馆也是非常普遍的。由此可见，学生助理在高校图书馆工作中扮演了重要角色。

二、图书馆学生助理的必要性及作用

我校图书馆提供读者座位3500余席，每日开放14个小时，设有图书管理系统、座位预约系统、研讨间、教师交流空间、无纸化学习卡座、自助文印、摄影录像等设备，工作量繁重，仅依靠图书馆编制内员工是远远不够的。我校图书馆每学期招聘学生助理130余名，学生助理有活力，有想法，与学生之间沟通更为顺畅，作为我校图书馆的一支青年队伍，是必不可少且十分重要的。比如在我校图书馆阅读推广活动中，学生的思维方式更有趣味性，更贴近学生生活，提出的点子更容易吸引学生群体的注意，制作的宣传产品也更受学生喜爱，对其自身与图书馆都有很多益处。

（一）有利于提高学生的综合能力。通过勤工助学，普遍提高了学生的动手能力、组织协调能力、语言表达与沟通能力等，在学生平日的学业生活中，更多地进行的是学术训练，缺乏日常办公能力的训练，勤工助学的活动后为学生们日后进入社会工作打下良好的基础。

（二）有利于推进学生群体与图书馆馆员间的相互理解。通过勤工助学，管理数量庞大的书籍、整理数十万册的开架书库、服务大厅日均上万余次的读者借还等工作体会到了馆员工作的辛苦。学生们对图书馆的工作能给予更多理解与体谅。

（三）有利于缓解学生的经济压力与心理压力。参加图书馆勤工助学的学生大部分是家境较为贫困，经济上的负担容易产生自卑心理、过大的压力也会让学生产生心理焦虑，导致无法安心学习。通过勤工助学，学生依靠自己的劳动获取报酬，既缓解了经济上的困难，又在实践中学习提升，心理上更加自信。

（四）有利于提升图书馆的服务质量。在图书馆工作的学生助理往往来自不同学院不同专业，具备多样性的知识结构体系。在此背景条件下，学生在工作中可以向图书馆提供新的视角与不同的思维方式，同时能将自身作为图书馆用户所感受到的服务痛点传达给图书馆，帮助图书馆延伸服务触角，提升服务效能。

三、PDCA循环及其运用场景

PDCA循环是由美国质量管理专家提出的，又称为“戴明环”，是一种提高效率与质量的管理模式。PDCA循环作为一种全面质量管理的科学程序，在各个领域得到了广泛认可与运用，尤其适合运用于质量管理、项目全过程管理、行政管理及人力资源管理等方面。

PDCA循环具有严密的科学逻辑（如图1所示），其中：P指代Plan，表示计划；D指代Do，表示执行；C指代Check，表示检查；A指代Action，表示改进。计划阶段（P）包含任务目标以及任务拆解计划方案的确定；执行阶段（D）是按进度完成具体任务内容的过程；检查阶段（C）即为对整个任务执行情况的复盘与检查，将计划中出现偏差的部分梳理出来；改进阶段（A）主要是对任务中出现的问题进行总结，制定预防措施，为下一次开展相同工作提供可借鉴的经验。

图1 PDCA循环过程示意图

运用PDCA循环概念的管理过程即是首先要对工作进行计划，其次进行实际操作，接着对操作结果进行检查复核，最后给出处理的意见办法。循环以往，每进行一次PDCA循环，该工作的管理质量便会得到一次提升（如图2所示）。

图2 PDCA循环的螺旋上升模型

四、高校图书馆学生助理管理现状与问题

虽然高校图书馆选聘学生助理减少了图书馆社会用工的数量，降低了图书馆的运行成本，但高校图书馆学生助理参与管理的实际过程中仍然存在一些问题。

（一）学生自身的学业、职业规划与工作时间相冲突。由于学生只能在课余时间进行勤工助学，工作时间较为碎片化，且遇到学院有临时性任务或考试周前夕，学生只能牺牲勤工助学的时间进行处理与复习。再者，受新冠疫情影响，学生也无法按照原定时间前来工作。如果碰到大四的学生，往往会有校外实习、考研等需求，也常常无法按时工作。

（二）学生助理知识结构单一且业务基础薄弱。由于勤工助学的学生往往来自不同学院，不同专业，且作为本科生，主要以基础知识学习为主，实践性的工作、学习较少，对图书馆常规工作缺乏基本的了解。同时，图书馆的学生助理工作需要具有一定的专业性，比如辅助编目、系统维护、书库整理、图书借还等，对学生的专业技能及学习能力有较高的要求。

（三）学生助理动手能力较差。目前，高校里的本科学生大部分均为独生子女，家长往往更多关注学生的学业状况，忽略了在生活中对学生自理能力的培养，导致刚升入大学的本科生动手能力较弱。

（四）无法对学生助理进行针对性的岗前培训。由于学生助理属于学生工作部门管理范围，且学生助理的流动性大，图书馆的工作又比较繁杂，不同部门的工作基本没有交叉。因此勤工助学岗位之间的具体工作内容差异较大，如果开展针对性的培训，工作量较大，只能开展比较基本的岗前培训。

五、PDCA循环在学生助理管理中的应用模式

（一）P（Plan）阶段即是计划环节，也可理解为顶层设计环节。这一阶段的关键在于搭建管理框架，制定详略得当的分类方案。在制定计划前应充分认识到PDCA循环在高校图书馆学生助理管理中的重要性，树立过程质量观。同时要做好现状调查，明确图书馆学生助理招聘数量、需要学生助理的具体岗位及数量，尽可能做到人岗相适，提高工作效率；了解图书馆学生助理工作现状及问题，针对性地做出计划，也是对工作结果的一重保障。提前规划学生助理的工作内容，预判工作量及工作时长，同时配备相应的工作设备及办公用具等，并制定相关的应急方案，以便应对学生临时无法正常到岗的情况。

（二）D（Do）阶段是执行环节，是整个模型中的核心环节。图书馆学生助理管理过程大致分为四个阶段；公告—面试—培训—管理。每个阶段都需要确定具体的执行细节。比如，公告阶段对外需要发布学生助理招聘公告，明确助理工时金额、每月工作总时长等。同时，对内需要分配各部室的学生助理名额，并对助理管理制定具体、合理的岗位要求，还要收集各部室所需助理的专业背景及工作技能，以便招聘到更匹配该岗位的学生。面试阶段需要确定面试官人选，协调时间，准备应聘者书面材料及不同岗位的面试问题等等。培训阶段是学生助理管理工作的重要组成部分，学生需要熟悉本馆历史、馆藏分布、馆内规章制度、图书馆服务类别及各部门基本的业务知识等。在后续的管理过程中，根据学生的表现进行考核，做出等级评价，给予阶梯工资，学期末再给优秀学生颁发奖励证书。如果学生中途无故放弃助学岗位，需紧急安排他人替代该岗位工作。

（三）C（Check）阶段作为检查环节，是循环中保证质量的决定性环节。一学期的勤工助学工作结束以后，要对学生助理管理过程中的各个环节进行梳理及复盘分析。比如在公告阶段会存在招聘时间点及截止日期把握不好的问题，招聘太早，学生不容易关注到通知；招聘太晚，学生勤工岗位固定了难以变动，会招不到好的学生。再比如，在检查阶段，我们发现我馆在今年的2～3月与9～10月间学生助理变动最为频繁，这一时段正值春秋季开学，学生需要根据新的课业安排来选择是否继续勤工助学，根据调研，这一阶段图书馆的学生助理更换率接近69%。我们还发现有部分学生在申请图书馆助理岗位时，对未来该岗位的工作以及图书馆的职能都不是很了解，在上岗后容易出现畏难、厌烦等情绪。在管理考核工作中，没有确定优秀比例，基本上按时出勤到岗的学生助理都可以得到奖励，导致学生干多干少一个样，打击了真正优秀的学生助理的工作积极性。

（四）A（Action）阶段为改进环节，是阶段性的总结提升环节。这一环节需要对学生助理管理工作中出现的问题进行书面总结，并对图书馆学生助理管理过程中所出现的问题逐项进行整改。

比如在检查环节我们发现，招聘的时间节点存在把握不好的问题，针对这一情况，我们提出了相关的改进方法，及时将招聘时间进行记录，并调出往年的招聘时间数据，选出最合适的时间节点，反馈至学校学生工作处，与其商量固定图书馆的招聘时间并进行多渠道宣传，在今后的工作中尽量避免同样的问题发生。

针对学生助理对岗位认识不充分的问题，建议在招聘初期就告知岗位大致的工作内容，让学生从心理上形成对岗位初步的认识。在培训阶段，需要帮助学生提前了解图书馆、培养岗位所需技术能力，让学生从心理与技术上做好充分的准备，争取提前进入工作状态，避免耽误岗位工作。

考核中未确定优秀比例导致学生积极性受到打击，这一问题需要将优秀名额在总量上进行控制，我校图书馆通过量化任务的方式，对以下几个方面进行考核：第一，每月至少工作25小时；第二，整架或上书的效率高于平均水平10%；第三，错误率低于2%；第四，任务完成时间早于规定时间的10%等。

同时，将解决方案形成图书馆学生助理管理的工作手册，把工作的各个阶段标准化，循序渐进地提升学生助理管理工作的水平。

六、PDCA循环在学生助理管理工作中的意义

（一）提供了具体的方法。使用PDCA循环把学生助理管理工作分成了四个阶段，明确了每一阶段的任务及实施内容，系统性地把学生助理管理工作的各个部分联系起来，保障了学生助理管理工作的质量，为提升管理水平提供了具体的方法。

（二）为标准化管理提供了范例。通过PDCA循环规范了学生助理管理工作，且量化了工作指标，形成了书面材料，为这一工作提供了标准化的管理手册。PDCA循环管理可以推广至其他管理工作中，比如学生志愿者管理、研究生助管人员管理、实习生管理等，为解决类似工作提供创新性思维。

七、结语

高校图书馆学生助理管理工作较为繁杂，具有周期长、环节多、任务重等特点。使用PDCA循环，帮助图书馆把繁杂的工作系统化、标准化，为图书馆学生助理管理工作拓宽了管理视野、提供了创新的实践方法，同时，也为图书馆提供了标准化管理的范例，对图书馆提升整体的管理水平有一定的促进作用。