文/上海明华电力科技有限公司 毛佳敏 蒋逍遥

一、实施背景

上海明华电力科技有限公司（以下简称“明华电力”）综合部为企业会议管理的归口部门，负责企业会议的统筹安排和协调工作，并配合相关会议主办部门做好会务服务和相关后勤保障工作。会议管理工作包括大量的事务性内容，例如：会议预约、会议通知、会场布置等。明华电力虽已将会议申请固化在信息系统上，但由于其审批流程设计烦琐、模块功能单一、不具备延展性等缺点，导致企业会议管理人员仍通过线下方式管理会议室资源，不仅耗费会议管理人员的大量时间精力，甚至由于执行差错带来企业内部矛盾或返工等问题。

目前，各类信息技术高速发展，新一轮的科技革命和产业变革正在蓬勃兴起。2020年，习近平总书记在《国家中长期经济社会发展战略若干重大问题》中强调：“我们要乘势而上，加快数字经济、数字社会、数字政府建设，推动各领域数字化优化升级”。国家电力投资集团（以下简称“集团公司”）在“2035一流战略”中提出，要着力打好“存量牌”“增量牌”与“未来牌”，切实推动集团公司加快向清洁化、智慧化、市场化、集成化、国际化方向转型。其中，全面推动数字化转型，加快建设“数字国家电投”是“未来牌”的重要一环。明华电力面对能源行业向数字化、智慧化、集成化发展的新趋势，积极响应集团公司“2035一流战略”，构建适应科技型企业发展的新机制，营造充满活力的科技企业内部创新氛围，构筑“低碳·智慧·共赢”的能源技术服务新业态，助力集团公司打好“三副牌”。

二、主要做法

（一）打破部门壁垒，促进业务协同。明华电力综合部主动打破部门壁垒，与公司负责智能楼宇项目开发和PRO平台开发的两个业务部门沟通协商，牵头组建了“智慧会议提升工作小组”，并以该工作小组为依托，分析挖掘各部门资源优势，形成“共同打造企业低碳、智慧、共赢的会议管理系统”的团队共识，通过塑造共享意识、打造互信团队文化，为工作小组应对各种阻力挑战打下基础。

（二）坚持问题导向，优化改进方案。工作小组围绕公司现有会议管理过程中的痛点、难点进行分析，利用5W2H作为思考框架，采用头脑风暴的方式进行讨论，充分挖掘会议过程中不同角色、不同会议场景、不同时间状态、不同会议室等条件下的信息、服务和管理需求（如表1所示）。

表1 5W2H思考框架

经充分讨论，形成的智慧会议管理提升工作总体方案如下：

1.建设会议预约系统与公司数字平台联动。建设具备高效便捷、有扩展性功能的会议预约系统。员工可通过PC端、手机端、会议室交互门牌发起会议申请；该系统具有临时延长会议、提前结束会议、周期预订、短信通知、可视化分析的功能；通过该系统与公司PRO平台链接，实现会议预约系统单点登录，用户只需登录PRO系统即可通过快速入口进入会议预约界面；通过与智能楼宇中控平台联动，会议开始前后可自动开/关会议室灯光、窗帘、空调等设备，打造智能会议空间。

2.打造沉浸式数字融合业务营销模式，协同聚力、赋能企业数字融合业务开发。以明华电力综合部牵头，联合两大业务部门，利用外部客户来访接待、会议活动等契机，以智慧会议服务为纽带，将公司PRO平台、智能楼宇服务产品串联在公司介绍、会务服务等过程中，为客户带来沉浸式数字业务体验，潜移默化地达到企业宣传、业务营销的目的，助力企业开拓数字融合业务市场。

（三）树立工程思维，推进方案落地。明华电力智慧会议提升工作小组在推进方案落实过程中曾遇到一些阻碍，例如：如何平衡需求冲突，在有限条件下如何保证系统开发结果满足需要等。为此，工作小组引入了“工程思维”这一方法，有效确保智慧会议管理提升工作总方案按时完成。工程思维即永远以“资源有限，条件不足”为前提，去实现“现实世界”的目标的一种思维模式。能够快速帮助团队从思维困局中走出来，及时作出决断，快速推进项目执行。思维工具使用说明列示（如表2所示）。

表2 思维工具使用说明

三、实施效果

（一）极大提升了会议管理效率、管理质量。通过建设优化明华电力会议预约系统、关联配置管理设备、链接企业现有数字融合业务产品（PRO及智能楼宇系统），极大提升了明华电力会议管理各环节的可视化程度和使用便捷度（如表3所示）。

表3 针对会议管理痛点的改进前后对比

（二）赋能明华电力数字融合业务开发。明华电力综合部主动“跨界”“出圈”，针对会议中的管理痛点，联合业务部门搭建智慧会议应用模块，与原公司业务平台联结形成新产品，并利用自身宣传资源优势，协同业务部门打造沉浸式数字融合业务营销模式，利用公司承办重大会议活动的契机，以会务服务过程为引线，向外部参会单位多方位展示智能楼宇、PRO系统的强大功能，使参会人员沉浸式体验明华电力数字融合业务产品，从而形成一种新型的数字融合业务营销模式，助力开拓明华电力数字融合业务市场工作。

四、评价与改进

（一）评价方法。明华电力通过问卷调查的方式对此次智慧会议管理提升工作成效进行了评价。综合部分别从使用的便捷性、可视化功能、资源节约效果3个方面收集意见，总体满意度达90%以上。

（二）存在的问题。由于平衡考虑运营成本等因素，当前明华电力将会议预约系统后台架设在公司内网的服务器上，导致手机用户需在内网环境下才能登录会议预约系统，使用便捷度方面还有待进一步提升；在资源节约方面，由于当前运行时间较短，空间资源、能源资源等利用数据较少，资源节约成效显著性不够。

（三）改进的方向或设想。未来明华电力将通过信息系统不断累积会议使用数据，针对利用率较低的会议室进行原因剖析，设计改进方案，提高利用率；观察总结会议使用规律并进行分析预测，合理规划会前资源准备工作。