文/山东滨州医学院附属医院 李莉莉 陈庆勇（通讯作者） 杨淑野 陈娜

医院综合档案，是医院发展中形成的、具有保存与利用价值的原始记录，主要包括文字、图表、声像等资料，涉及党政、人事、科研、教学、医疗服务等领域。如今，我国已进入信息化时代，要想更好地在信息技术的支持下开展新兴医疗服务，就必须对档案资料进行更准确、更全面、更高效的管理。

一、信息技术在医院综合档案管理中的作用

（一）提高管理规范化。传统的档案管理工作以人工管理为主，档案信息的载体是纸质，随着保管时间的延长，易出现损坏、缺漏的情况，影响了档案管理工作的开展；将信息技术应用在档案管理中，将纸质档案转变为电子档案，逐步实现档案管理的信息化，解决了存储空间紧缺的问题，有利于档案资料长期保管，提高了档案管理工作的规范化程度。

（二）方便信息查询检索。信息化时代，时间成本提高，人们非常重视效率。综合档案管理中，人们对档案的使用需求增加，为缩短服务时间，必须对查询检索服务进行改进。在过去，档案查找由人工完成，消耗的时间长，容易出现差错，对纸质档案的反复查阅提高了损坏风险；将信息技术应用在档案管理中，管理人员提前对档案进行整理、分类和编目，查找时只需要输入关键词，就能明确目标档案的位置。相比之下，档案信息的查询检索效率提高，缩短了档案使用者的等待时间。

（三）实现档案资源共享。医院在医疗服务、经济活动、项目建设中，需要查询大量资料，其中就包括各种档案。将信息技术应用在档案管理中，使用专业的档案管理系统和软件，建立档案资源数据库，提高档案信息的传输效率，在不同部门之间实现信息共享，能为实际工作提供便利。另外，得益于大数据、云计算等新技术的应用，对档案信息进行深入挖掘，能进一步提高利用价值，为档案资源共享奠定基础。

二、当前医院综合档案信息化管理存在的问题

目前医院虽然将信息技术引入档案管理中，但实际工作中依然存在不少问题，主要表现在制度标准、人员素质、系统开发、安全风险等方面。

（一）制度标准不完善。医院综合档案的信息化管理中需要完善的制度标准作为依据和支撑。然而，医院在信息化转型过程中，档案管理制度多是基于传统制度体系改进而来，导致存在不少漏洞，尤其是标准化、规范化不满足要求。例如：档案资料在收集和归档时，其保存格式不统一，影响后续查询使用；纸质档案和电子档案顾此失彼，管理制度和实际需求不吻合等。

（二）人员素质待提升。医院综合档案的管理，离不开专业的管理人员，信息化管理对人员的素质提出更高要求。调查发现，在一些中小型医院，尤其是经济发展水平不高的地区，档案管理人员的综合素质较低。例如：部分管理人员习惯纸质档案的管理模式，没有接受信息化管理培训；对信息安全问题的认识不足，安全防护意识薄弱，档案利用时可能造成数据泄露、丢失等。

（三）系统开发不足。档案的价值之一就体现在开发利用上，医院在引入信息化设施的过程中，将各种档案资料录入档案管理系统。但是，信息化管理并不是简单地录入信息进行保存，更重要的是筛选有价值的信息并加以运用。要想做到这一点，就必须配备功能完善的软硬件系统支持。然而目前医院在档案信息管理平台上的研发投入不足，限制了信息化管理的发展进程，档案信息的价值没有得到充分利用。

（四）存在安全风险。从纸质档案转变为电子档案，从人工管理转变为信息管理，档案资源的查询和使用更加方便快捷，安全风险也随之提高。一方面，因档案信息化建设不完善、安全管理机制不健全、管理人员的安全意识薄弱，会产生安全隐患；另一方面，病毒入侵、黑客攻击时有发生，网络安全监测能力低，未采用安全防护技术，或没有及时进行升级更新，容易出现数据泄露、丢失、擅自删改等情况。

三、医院综合档案信息化管理路径分析

基于档案信息化管理存在的问题，以及档案管理工作的实际需求，笔者从思想、制度、技术、智力、安全5个路径，详细阐述档案信息化管理措施，以加快信息化建设速度，切实提高档案管理水平。

（一）思想路径。积极转变思想理念，加大对信息化管理的正确认知，是医院综合档案信息化管理的前提。第一，医院领导和所有职工，要认识到档案信息化管理的重要意义。通过信息化建设，加快医院改革进程，提高现代化管理水平，促进知识创新、技术创新。要加强相关宣传工作，明确档案信息化管理的必要性和紧迫性，提供人力、物力和资金支持，促使档案管理人员更新理念。第二，树立敢于创新探索的精神，结合医院发展现状和未来需求，扩大信息技术的应用范围，除了档案管理以外，逐步覆盖医务、政务、人事管理等领域，为信息化管理创造良好的环境氛围。第三，坚持“以人为本”的原则，档案信息化管理要服务患者、服务医院、服务档案使用者，档案管理部门要有正确的定位，从管理型转变为服务型，不断提高档案服务质量。

（二）制度路径。应建立规范标准、完善的管理制度，确保医院综合档案信息化管理工作顺利推进。第一，以《档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》等为标准，从档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六大环节入手，建立规范标准，助力日常管理工作的开展。第二，结合如《综合档案信息化安全保密制度》《档案数据管理维护制度》《数字档案鉴定销毁制度》等，制定管理制度细则，部门负责人监督制度落实到位，医院领导定期开展检查工作。第三，将综合档案的信息化管理工作，纳入日常考核范畴，制定针对性的考核体系和评价指标，发挥出刚性约束作用。同时，设置合理的奖惩措施，和考核结果直接挂钩，用来激发档案管理人员的积极性，发挥出柔性激励作用。

（三）技术路径。应充分利用大数据、云计算、人工智能等新型信息技术，加快信息化系统建设，形成精简实用、高效便捷的信息化管理流程，加大档案资源的开发利用程度。第一，建设综合档案资源库。SQL Server数据库管理系统，和医院其他管理系统具有良好的相容性，便于档案数据在不同部门之间高效交换和迁移，打破部门壁垒，实现资源共享。第二，建设综合档案信息化管理系统。结合新医改的相关需求，采用C/S或B/S架构开发应用系统，利用关系数据库查询语言对档案进行检索。在此过程中，XML、Web Services技术的应用，可解决环境易构、技术异构等问题，避免出现“信息孤岛”。第三，建设综合档案信息化服务网站。在局域网、互联网技术的支持下，将档案资源传输至网站上，进一步提高档案的利用效率，打破时间、空间的限制，实现档案服务的实时性，更好地满足档案使用者的个性化需求。

（四）智力路径。医院应建立一支有知识、懂技术、会管理的复合型人才队伍，在招聘、培训、业务交流等环节发力，切实提高档案管理人员的综合素质。第一，医院综合档案管理的范围广、设施全，应利用好这个优势，在医院内部培养档案信息化人才，采用进修、委培、上挂下派等方式，实现自觉培养。第二，信息技术不断发展，应对档案管理人员进行在岗培训，制定长期培训规划，提供充足的资金支持，采用多样化的培训方式，增强培训效果。第三，根据综合档案信息化建设需要，组织开展交流研讨活动，邀请该领域的专家、学者进行授课，打造浓厚的档案信息化管理氛围，提高档案管理人员的信息化能力。

（五）安全路径。医院综合档案信息化管理中，应利用技术保障档案信息安全，为档案的使用创造安全环境。第一，电子档案的内容易修改，应保护好档案原件，采用信息录入、拍照、扫描传真等方式形成电子文件。对电子文件进行整理时，将文件修改为“只读”模式，防止随意删改。第二，注重医院印章管理、文件签署等环节，为保证档案的凭证作用，发挥出档案的法律效力，应制定完善的印章使用管理制度，规范执行文件签署流程，确保档案内容真实完整。第三，合理选用安全防护技术，例如电子印章、数据备份、数字水印、数据加密等。档案管理人员应熟练使用防火墙、认证、入侵检测、安全审计等技术，拒绝非法访问，防止病毒入侵和黑客攻击。

四、医院综合档案信息化管理系统的设计与应用

结合医院综合档案的管理需求和医院OA系统的应用现状，基于B/S技术架构，介绍综合档案信息化管理系统的设计与应用情况。

（一）需求分析。1.部门需求。设计综合档案信息化管理系统，除了满足普通管理需求外，还要满足部门的特殊需求：（1）评聘需求。医务部、护理部、人力资源部，需要对职工的论文、著作、专利进行审核，结合档案信息，为职称评定、职务晋升提供支持。（2）评优评先需求。医院选择进修人才、选拔业务骨干、进行荣誉评审时，需要查询档案信息，为评优评先提供支持。（3）课题申报需求。医技、临床和后勤管理等部门，每年会进行课题申报、项目立项，需查询档案中已有的科研成果，来评估课题申报人的科研能力。2.个人需求。不同用户对档案的使用需求有差异，主要分为以下几类：（1）文书档案。行政、医务、科研工作者对文书档案的使用需求较高，日常工作中会产生大量的文书档案资料。（2）科技档案。基建办、护理部、药剂科室等，对科技档案的使用需求较高，需要查询医保、药品使用、医疗物资供应情况。（3）专属档案。以财务档案、教学档案为主，主要服务于财务部门和带教工作。

（二）系统设计。1.总体架构。本系统采用B/S技术架构，充分利用新型信息技术，用户可在任意时间和地点，完成登录、查询、下载、打印档案等活动。基于B/S架构下，该系统的安全性、时效性和实用性较强。2.系统分层。如图1系统结构分为三层：（1）用户层面对应客户端，分为档案查询录入界面、档案应用界面和管理员界面。（2）应用层和数据层面对应服务器端，其中应用层包括文书档案管理系统、医疗档案管理系统、档案借阅管理系统等，可实现档案的查询、借阅、归还等任务。（3）数据层是利用MySQL数据库管理系统，将各种档案资源归入对应的数据库中。3.技术路线。（1）分析用户对综合档案的使用需求，建立MySQL数据库，对不同类型的档案数据库进行关联构建。（2）使用脚本语言超文本预处理器完成网页设计，建立用户端界面，实现档案录入、查询、管理等功能；采用Post方式，将用户录入的信息传输至Web服务器；利用PHP网络编程语言，将用户需要的档案信息，以Txt、Excel等格式呈现出来。（3）用户端的档案查询信息、档案应用信息、管理员界面信息，经服务器解析获取关键词，实现快速查询、检索和管理，并及时反馈给客户端。

图1 综合档案信息化管理系统的分层结构

（三）系统应用。1.构建友好界面。包括用户界面和管理员界面。其中，用户界面服务于医院综合档案的查询、检索、利用群体；管理员界面服务于综合档案的管理者，可对档案进行增删、调整。界面操作简单，具有容错功能，可优化用户体验。2.设置功能模块。在用户界面，设置档案数据录入、查询、管理等模块，进一步细化数据录入菜单、查询菜单、批量管理菜单，使设置功能模块较为全面。其中，功能管理模块有打印、管理、借阅查看等功能；系统管理模块有留言管理、日志查看、密码管理等功能，并且预留了扩展功能。

（四）应用优势。该系统的应用优势包括：1.安全性。为不同用户赋予不同权限，普通用户只能查阅档案信息，没有修改权限。2.时效性。在互联网的支持下，档案信息可随时随地查询，打破时空限制，缩短等待时间。3.实用性。系统预留了功能模块，以满足医院发展过程中新增加的档案类型，系统应用更加灵活高效。

五、结语

综上所述，医院综合档案信息化管理，能提高管理规范化，方便信息查询检索，实现档案资源共享。针对目前管理中的问题，文章从思想、制度、技术、智力、安全5个路径阐述了档案信息化管理措施，并介绍了该管理系统的设计与应用情况，能为医院综合档案管理工作提供参考。