信息化环境中数字档案资源整合与服务的完善路径研究

2022-08-24青岛市市南区教育和体育局夏文青

办公室业务 2022年15期

文/青岛市市南区教育和体育局夏文青

随着互联网技术的更新换代，档案管理技术也在不断革新，如何借助信息技术对数字档案资源进行有效整合，深入挖掘数字档案资源的利用价值，更好地发挥数字档案的服务作用，成为广大档案管理者共同面临的问题。

一、信息化技术给档案管理带来的新变化

在信息化环境中，档案的载体、形式等均发生了一定的变化，档案管理也面临着新的要求，主要体现在以下几个方面：

（一）集成性。信息化环境中，档案的载体有了新的变化，在传统实体档案的基础上形成了各种格式的信息化档案，如电子文档、音像等，为档案利用提供了便利。同时，在信息技术的支撑下，档案服务也变得更快捷，档案使用者只需打开客户端的访问界面就能查询所需档案。此外，在信息技术的支撑下，档案使用者还能跨库检索有关信息，实现各种档案信息资源的共享，从而使档案的利用价值最大化。

（二）交互性。在信息化环境中，档案使用者与管理者之间的界限被打破，二者可以实现即时线上交流，针对档案管理中的不足、档案使用需求等进行讨论，从而及时改进档案管理模式。档案管理平台普遍有档案副本索取等功能，档案使用者在具备一定的权限后，即可向管理者提出获取档案副本的请求。再如，不同的档案使用者也可以在档案平台上搭建讨论组，分享档案资源，交流心得。使档案的交互性变得更强，档案的利用价值被开发得更彻底。

（三）长效性。在以往的档案管理中，如何长久保存实体档案是一个挑战。实体档案对存储环境的要求高，对档案室的温湿度、消防、防震、防紫外线、门禁设计均有严格要求，且随着档案资源的增加，必须不断新建档案室来存放。随着时间的推移，档案管理的负担越来越重，部分单位不得不挑选等级高的档案优先进行保管，这无疑是对档案资源的浪费。在信息技术的支持下，档案载体变成占地更小的光盘、硬盘，且可以多重备份，有效提升了档案存放的长效性。

二、信息化环境中数字档案资源整合与服务的完善路径

（一）整合、汇总各类档案信息资源。整合档案信息资源不是从各地抽取数据信息资源存放在一个数据库内，对数据信息资源进行生搬硬套地提取和利用，而是借助现代信息技术，将存放于库房中的数据资源调动起来，充分发挥其潜在的作用和价值，并科学、高效地融合各类档案信息资源。第一，档案管理部门要快速推进纸质档案向数字化档案的转化，拓展数字化档案信息资源的规模，奠定档案信息资源集成工作的基础。第二，制定统一的档案信息资源集成制度和标准，确保经加工后的档案信息资源能有机融入现行数字化档案信息资源中，然后深度加工处理融合后的档案信息资源，提炼出更高的潜在价值。第三，进一步加强现代信息技术的应用，进行最大限度地整合，拓展档案信息资源服务的人群和服务的范围，重塑全新的数字化档案信息资源服务模式，优化集成的效果。第四，做好各类档案信息资源的整合与服务：一是档案信息数据库与档案使用者信息数据库的整合与服务。档案使用者借助档案馆间的OPAC系统，通过数字化接口进行链接可登录查询界面，运用题目、关键词等检索方式获取各种数字档案信息，操作简单便捷。二是档案信息查询系统与光盘档案信息资源的整合与服务。数字化档案馆中不但有纸质文献，也有光盘之类的非纸质文献。若光盘档案保存不当，容易造成档案数据遗失。将档案信息查询系统与光盘档案信息资源进行有效整合，档案使用者可以随时利用档案信息管理系统获取光盘档案信息资源中的信息。例如，档案使用者利用OPAC系统里的MARC数据能快速查看系统中是否存在有关资源，若有，档案使用者就可以在线查看文献内容、将文件下载到本地文库，获取光盘档案信息资源里的内容。

（二）构建数字档案资源整合与服务平台。相关机构可组织成立档案数字信息化管理领导小组，并配备具有档案管理知识的人员负责管理工作，构建数字档案资源整合与服务平台，现以青岛市南区教育和体育局构建的平台为例进行详解。该平台主要模块如下：1.基础资源层。目前，档案事业的管理体制是统一领导，分级管理模式。由于不同地区、不同部门的档案管理机构常常建立专属且独立的档案数据库，这些分散的数字资源形成了数字档案资源整合与服务平台基础资源层的内容。在档案资源整合与服务平台基础资源层构建过程中，要择优选择利用规范统一的元数据标准（如EAD标准）进行描述和著录的数字资源，以方便后期的融合、聚类。2.资源组织和管理层。一是分类导航。文化信息资源整合网站通常选用分类导航的信息组织方式，把所有数字资源根据不同的逻辑、内容或专业进行整理分类。例如“广州记忆”网站，在网站首页开设了重大事件、城市变迁、广府文化、历史名人、历史典故、名胜古迹、记忆影像等一级类目，又设置了千年商都、饮食文化、工艺、戏曲、民俗、艺术等多个子类，使档案使用者可按照自身需求迅速查找获取需要的资源。二是专题展览。主要指针对某特定主题对各个机构、各种类型的数字资源进行有效整理和加工，统一集中为档案使用者提供资料的一种组织方式。例如，“香港记忆”网站在首页开设多个专题展览，便于档案使用者深入了解香港文化遗产和历史。又如，“邵氏电影”专题把数字资源分成邵氏故事、戏院与院线经营、口述历史、幕后制作、邵氏影星等多个部分，资源类型包括音频、文本、图片、视频等多种方式，从多方面、多角度为人们全面、立体地展示邵氏电影王国的辉煌历史，同时也演示了百年中国电影事业的沧桑巨变。三是缩略图导航。主要指选用可代表数字对象的标志性图片，让档案使用者通过浏览图片查找信息资源的一种导航方式。例如，世界数字图书馆中的“特选典藏单位”“特选条目”等，就是让档案使用者在浏览图片的基础上选择自己感兴趣的内容。3.应用服务层。单位运用分布式档案管理系统编制档案检索系统，编制案卷目录、全引目录、电子档案目录、全文挂接等，使档案的检索、领取、借阅和归还更加快捷。全市教育系统约20万份纸质学籍档案，100万条目录，全部以字段目录形式输入计算机，所有信息实现数字化查询（见图1）。

图1 数字档案资源整合与服务示意图

（三）做好各载体、各门类档案信息的调研工作。在整合数字化档案信息资源前，要充分调研本单位各载体、各门类的档案，全面做好前期的摸底排查工作，以确保档案信息资源整合的效果。第一，明确开展各载体、各门类档案信息调研工作的原则。例如结合各行业、各地档案工作的经验，把调研工作总原则定为：优先档案信息资源的整合、共享、价值挖掘和作用发挥等工作。第二，做好各载体、各门类档案信息的全面性、完整性工作。对各载体、各门类档案信息的特点和来源、出处予以明确，确保各类档案信息数据的翔实完整。第三，根据各载体、各门类档案信息资源的特点，制定翔实、系统的调查方案。对调查中遇到的具体问题，及时进行汇总处理，有针对性地设计解决方案，以实现全面良好的工作效果。

（四）强化档案信息组织保障。档案信息组织是指按照档案信息原有的摆放位置、排列顺序，根据一定原则，运用高科技技术进行处理加工，使档案信息完整有序。通常而言，纸质档案目录编制内容主要包括：档案形成者、形成时间、页数、标题内容、门类、保管期限、编号等，这些内容无法满足档案查询者的需求。因此，档案管理者要依托现代信息技术，强化对档案信息的组织管理，使其更人性化、智能化，为档案使用者提供更满意的服务。同时，进一步完善档案信息，使其能更全面、完整地记录事件形成过程。

与此同时，档案管理者应全面考虑档案使用者的需求和档案信息资源的利用价值，及时删除已过时的档案内容。尤其需要重点强调的是，在调整档案信息资源时，档案管理者应对档案信息资源的实效性予以高度重视，防止档案信息资源系统中出现的有价值的信息未得到及时更新或被删除，以有效提高档案信息服务的质量和效率。