高校教学管理信息化的战略思考

2021-11-24孙臆涵

现代交际 2021年22期

关键词：管理者教学管理信息化

孙臆涵

（吉林建筑科技学院吉林长春 130012）

自改革开放以来，我国一直没有停下高校教育改革的步伐。虽说改革已经取得了一定的成绩，但仍未完成预期目标，原因在于信息化建设缓慢、人为因素影响较深，教学管理结果自然差强人意。

一、管理信息化的概述

1.概念

管理信息系统是指一类专门用于处理信息的系统。系统工作原理是先搜集信息数据，再进行加工处理，最后保存并使用。一般来说，系统会以先进的管理思想为根本，以计算机网络技术为基础，内嵌庞大的数据库。无论是管理人员，还是访客，都能在被允许的情况下进入系统界面。使用者要依托自身需求完成相应操作，从而获取到资料信息。管理信息系统在运行过程中需要内网和软硬件的支持。为最大限度满足用户的需要，管理系统会被划分成若干模块，如决策支持、系统控制、自动化办公。其中，决策支持作用取决于系统拥有较强的人机交互能力、数据分析能力。为进一步提升决策的准确性，设计人员还会在系统中搭建模型。模型有两类，一种比较固定，但稳定性不足，另一种毫无规律可言。控制系统的目的在于，推动系统向现代化方向发展。常见控制手段有三个，分别是集中控制、分散控制、现场总线。自动化办公是未来发展趋势，理应顺势而为。管理者通过对流程优化、资源调配，让各项工作形成一个整体。在这样的环境中，信息共享顺畅，管理效果良好。

2.特点

管理信息系统的特点较为鲜明，主要体现在四个方面。其一，依托实际的管理需求，在短时间内提取有用信息，让管理者清楚未来发展方向，以及掌握发展窍门。其二，虽然说人机系统具有较强的技术性，但还具有人性化特点。[1]将管理者添加到系统中，让其大展拳脚。在机器的帮助下，实现效益最大化。其三，管理信息系统涉及面广泛，内容也比较多，因此具有综合性特点。这就要求管理者在使用系统时，要时刻关注进展，适时调整策略，推动目标的达成。其四，在管理信息系统中，不仅能够体现出管理思想，还能看到现代管理方法的身影。在管理者坚持不懈的努力下，最终做出科学决策。

3.结构

管理信息系统之所以拥有强大的功能，得益于其完整的结构。管理者不仅要对系统进行优化设计，还要确保系统良好运行。信息源也是不可或缺的一部分，负责全面收集信息，并将成果传送给处理器。信息处理器的功能比较强大，能够完成对海量数据的加工处理。使用者会根据具体内容制定方略方针，以保证组织机构在正确道路上阔步前行。

二、高校教学信息化管理的主要问题

1.系统稳定性差

20世纪90年代，我国就开启了教育信息化进程，在随后的时间里，高校陆陆续加入建设行列。在信息化初期，因为高校的招生人数有限，教学压力不大，所以管理系统设计比较简单。随着教育改革的深入，招生人数不断增加，教学压力与日俱增。此时，原来的管理系统难以适应新形势新要求。为了完成管理任务，又不得不使用管理系统，随着系统漏洞不断增多，管理效率直线下滑。一旦系统崩溃，数据损坏或丢失的风险就会增加。即便是最后修复系统，数据也会处于混乱状态。

2.组织结构不适用

信息化管理经过数十年的发展，高校组织结构已经成熟，特点比较明显，部门众多，层层叠加。要处理一件事情，部分之间先要传递信息，再召开会议进行讨论。一套流程走下来，已经过去很长时间。虽然说精细化管理有助于提升管理成效，但分工过于细致，反而成为一种阻碍，阻碍不突破，就无法实现资源共享、信息互通。可以看出，现有组织结构无法为信息化建设提供支持。

3.信息协调困难

通常情况下，教务系统是依照部门职能来划分的，这导致每个部门都只想着做好本职工作，哪怕是部门职能存在交叉，也是自顾自地工作。部门之间既不会积极沟通交流，也不会主动关注学校整体管理进度。教务部门被日常工作搞得焦头烂额，还要抽空去协调各部门之间的工作。协调存在困难，是影响信息化建设效果的因素之一。

4.信息管理低效

高校信息管理低效现象普遍存在，要想彻底根除，需要找到根本原因。高校组织结构复杂，部门之间缺少联系，倘若某个部门不能按时完成任务，就会导致下一个部门无法开展工作。[2]比如学生登录教务系统，提出学籍变动信息，负责管理学籍的部门应在接到申请后第一时间处理，待学生信息更改后，将其资料放入对应班级。倘若管理部门没有按流程操作，教师就无法在系统中看到这位学生的相关信息，自然也就无法完成考核、报送等工作。

5.传输渠道闭塞

教学管理高效与否，关键要看信息传递是否顺畅。从实际情况来看，高校对现代教育技术了解不够深入，导致技术优势无法发挥，缺少技术的支持，资源共享、业务整合等工作不到位。部分高校已经认识到这一点，借助网络技术和移动技术创新了信息传输方式，但效率不高。在部分高校中，各部门“自扫门前雪”，很少关心其他部门的工作进展及遇到的问题。

三、高校教学信息化管理体系的构建

1.需求分析

为切实提升信息化建设成效，高校应了解实际需求，主要涉及两个方面：一是系统结构需求，二是功能模块需求。

第一，系统结构需求。适用性强和功能全是系统结构的主要特点，高校要着力打造。一般来说，管理信息系统由C/S结构和B/S机结构组成。其中C/S结构囊括各个部门岗位，主要负责系统维护、教学计划管理、教学质量评价、学生管理、教师管理、课程管理、考试管理、实践管理等事务。B/S结构涉及的主体有学生、教师、访客。学生可以在系统上选课、报名、查询。教师可以在系统上录入成绩、更新信息、查询结果。各科室可以在系统上发布公告、优化机构、管理设施、公布成果，提供资料。访客通过登录系统，能够获悉教务公告内容，了解到学生培养计划，知晓课程设置及教学条件。

第二，功能模块需求。模块不同，需求也会有所不同。只有明确需求，才能让教学系统稳定运行。设计也好，改进也罢，高校都要坚持以人为本原则。具体来说，维护系统模块主要负责的是修改权限，添加代码，增加口令。通过这些举措让系统处于健康状态，继而提供较为准确的数据。学生管理模块主要负责的是完善学生各方面信息，如注册、交费、选课等。教学管理模块主要负责的是完善教师各方面信息，如薪酬、教学等。教学计划模块主要负责的是呈现未来一段时间的教学规划。课程安排模块是指依托现有资源合理分配课程，并公布信息。考试管理模块主要负责制定考试方案，不仅要告知学生明确的考试时间、地点，还会展示监考教师和应试学生的基本信息。待考试结束后，成绩会公布在系统上，以便学生查询。教学评价模块主要负责公布考核方案，反映考核结果，接受各方监督。

2.体系框架

要想让教学信息管理系统发挥作用，需要构建完整的体系框架。框架由软件平台和数据流程组成，高校要明晰目标思路。

既然软件平台是为师生提供服务，就要努力提高其简洁性，提升系统可操作性，让师生有一个良好的体验。基于这两点考虑，高校需要引入SOA系统，中文名称为面向服务的架构。这套系统是以Java和J2EE技术打造的平台，以J2EE和.NET搭建的网络。在这个框架上搭建软件平台，使其拥有良好的整合协调能力。需注意的是，软件平台不会直接和硬件平台相结合，在二者的中间要加入一个媒介，以此增强交互性。通过统一服务接口，从而提高教学管理实效。

考虑到有些高校不具备开发教学信息管理系统的实力，高校要积极寻找合作伙伴，以便打造科学的数据流程体系。主要遵守四个开发原则：第一，实用性要强。管理者要想有效解决教学管理问题，需要系统具备较好的实用性。管理者可以考虑将Web作为网络基础，以此打通信息查询通道。只要有网络和设备，师生就能查到所需信息。当教学安排有变化后，高校也能在系统上进行公布，让广大师生知晓此事。第二，安全性要高。安全是一切工作的前提，教学管理亦是如此。为了防止学校信息外泄或被篡改，需要提高系统的安全性。管理者不仅要在系统中增加身份验证功能，并设置访问权限、防火墙，让恶意侵犯行为无所遁形。即便是安全等级提高，高校也要做好数据备份，确保万无一失。第三，兼容性要好。时代在发展，教学信息管理系统也要升级换代。为了方便日后添加功能，系统需要拥有良好的兼容性。第四，维护操作方便。在系统运行过程中，肯定会出现访问量激增的情况。倘若系统的负载能力不足，就会出现延迟或崩溃。管理者应让教学信息管理系统的页面保持简洁，只需很少操作就能达成目的，这对提升系统的负载能力很有帮助。在满足各项要求后，系统就能生成科学的数据流程。

3.保障措施

要想提高教学信息管理水平，高校需要做好保障措施。[3]共有四项措施，分别是思想保障、制度保障、组织保障、资源保障。

第一，思想保障。高校要想提升档案管理水平，首要任务就是培养科学认知。高校管理者要深刻认识到教学信息化管理的重要性，受管理者的影响，教职工的思想也会完成蜕变。高校要做好宣传工作，促进形成全员的科学认知。宣传方法有两种，一种是在关键区域张贴标语，另一种是在工作群推送信息。

第二，制度保障。常言道：“管理提升，制度先行。”高校要结合内外部形势，深化制度建设。首先，明确管理职责。梳理各项工作，避免职责存在交叉，为每个工作岗位安排人员，避免一人兼任多职。召开专题会，详细讲解每项工作内容及具体要求。同时，为教职工答疑解惑，以便理清工作思路。其次，优化管理流程。管理者应根据实际情况，设计流程。在流程落地后，要时刻关注应用状况。如发现问题，管理者要立刻处理。再次，优化奖惩机制。奖励的目的在于激励，惩罚的目的在于警示。最后，完善监督机制。为规范教职工的日常行为，高校应当委派专业人士对教学信息化管理过程进行监督。当看到违规操作后，要第一时间叫停工作，并帮助其改正。只有当问题彻底消失后，方可按下“重启键”。

第三，组织保障。高校要将教学管理信息化当作一个项目，挑选合适人员担任项目经理。在经理下面设置三个岗位，包括业务流程分析、系统构建顾问、数据库开发顾问。其中业务流程分析涉及三项工作，分别是数据采集、流程监控、业务反馈，由各职能部门完成。系统构建顾问的主要工作有系统分析、系统设计、系统维护，由管理人员或网络人员负责。数据库的作用有三个，一是搜集信息，二是信息录入，三是信息分析。在多方努力下，推进项目建设。

第四，资源保障。无论开展何种工作，都需要资源的支持，构建系统亦是如此。资源分三类：一是信息资源，高校要集中优质资源，创建共享平台。在实践过程中，严格管控，如发现信息重复、遗漏等现象，管理者要立刻解决，实现信息互通有无。二是人力资源。上至领导，下至教师，都要认识到教学信息化管理的必要性。从大局出发，优化人力配置。在关键岗位安排专业人士，保证建设管理效果。需注意的是，信息化建设之路并非一帆风顺，会遇到各种各样的难题。要想攻克难关，需要高校定期组织教职工培训，以此提高信息技术应用能力。授人以鱼的方法固然有效，但远不及授人以渔，高校要设立各种奖项，激发教职工的学习动力。