邢艳娟，姚丽丽

（盘锦职业技术学院，辽宁 盘锦 124000）

在现代社会工作中，需要大量使用到档案管理类的软件，该类型软件可以大幅度提升相关人员对于信息的获取效率。随着社会分工的不断进行，如何科学合理地使用档案管理软件，有效提高其检索效率，充分发挥最大效益，档案数据库建设和使用方法的研究就显得特别重要[1]。

在档案系统的实际管理过程中，也出现了一些问题，从业人员通过长时间的工作经验，对这些问题进行反思，并提出了相应的解决方式，促进了档案系统的管理不断升级，提高了档案系统的使用效率和最终使用效果，本文根据作者的工作经验，并结合最新的有关档案系统改进的资料进行阐述[2]。

一、档案管理系统存在的意义

档案系统的建立，对于大数据查询有着非常重要的作用。随着近些年社会分工的不断细化，不同门类的数据之间存在很明显的技术门槛，不同数据的特征对应着完全不同的领域，对于无意查看此类信息的查找人员毫无意义。为了保证检索过程的准确性，就需要档案建立人员要对不同档案特点信息有必要的认知，在进行内容分类的时候能够按照专业性和使用领域的区别来进行分类[3]。方便后续进行查找内容时能够尽可能满足查找者的实际要求，提高检查效率和准确度。

档案系统的健全和落实，是近些年随着信息化技术的不断革新而提出的新型发展课题，由于各行各业广泛应用信息技术在档案系统的建设和使用中，具有巨大的优势，所以档案管理成为了目前一些企业日常信息管理的一个重要环节。在企业的日常运转中会产生大量的数据，这些数据反映了企业各类型资源的使用效果和使用方向，这些数据在企业进行诸如经济活动分析时有重要的作用[4]。通过对不同领域的数据进行综合整理、共同使用，在分析过程中相互参考，能够使得数据反思的效果达到更好的水平。但是同时也需要在平时的数据管理过程中，能够根据不同的使用情境和信息特点，对各类型数据进行整理和记录，并根据不同数据的特征，对其进行分类，将其特征关键点挖掘出来，作为搜索的关键词列入到档案搜索系统中，确保在后续搜索过程中，检索者只需要提供相应的关键词，就能够轻松查找到自己所需要查阅的数据[5]。

二、档案管理系统检索效率无法得到较大提升的原因

在过去，由于缺乏档案管理经验，对数据进行分类时仅仅是依靠其字面上的区别进行分类，这样的分类方式缺乏专业性和准确性，往往会导致内容无关的数据仅仅是因为在命名方式上具有相似点，就被归置在一起，在进行检索时，这些无关的数据会同时弹出，影响到检索者的判断，会大幅度降低档案系统检索的效率[6]。同样也是由于过去的档案分类是一种字面程度来进行分布的，所以很多真正具有关联的数据信息，往往不能够被归纳总结到一起，在进行检索时还要通过不同关键词的变化，来获取相应的信息，大幅度降低了检索的效率，使得检索者需要花费更多的时间，用于查找关键词，并判断不同类型资料是否符合需求。近些年随着信息系统影响程度的不断增加，企业对于档案管理人员的专业性和技术性提出了更高的要求，并且在相关人员的任职上，尽可能选择具有相关工作经验，或专业背景的人员来担任档案管理人员。由于人员具有相应的专业知识和应用背景，所以在对不同类型的内容进行分类时，能够更加准确科学，符合实际资料的运作特点[7]。其关键词的设置能够更加符合事物特征，方便检索，并且能够对很多同类型资料进行汇总，在检索时相应的资料能够同时弹出，大幅度缩减检索者的等待时间。

因为管理者具有相应的专业背景，能够对不同资料的价值和特点有一个明确的判断，对于高价值资料由于其在后续的检索时会被多次引用，所以对于此类资料，在关键词设定时会有更加明确并数量较多的关键词汇进行选择，而且能够对实际使用情境中与其息息相关的数据进行超链接。当检索者需要其他资料进行补充时，就可以通过链接的形式直接获取相应的信息，减少了再次输入关键词进行查询的时间。整个查询过程会更加自然，查询效率更高，而且数据的准确性和专业性也得到了较好的提升。由于相应的管理人员具备专业背景，所以对于无用的数据也能够进行及时的清除，降低系统检索时要分析的数据量，让系统能够以更加高效的状态完成相应的检索任务，也降低了在对档案信息进行整理收集的过程中，对那些无用信息整理所浪费的时间，优化了档案系统内部的资源组成，保证数据库的专业性。

三、制约档案管理软件检索效率的因素分析及改进建议

在进行档案管理软件的设置时，往往会由于考虑的因素较多而导致实际的检索分类较为繁琐，影响到检索的实际效率，在进行档案软件管理时进行不同分类应尽可能选择共通的特征。数据库的分类过细会导致系统需要筛选和分析的数据也随之提升，延长了系统的反应速度，降低了实际的查找效率，并且很多相关数据分类在同一区域内，能够大幅度提高系统的反馈速度。档案信息的分类关系就有可能导致这些互相有关联的数据被分配到不同的领域，若是这样，那么系统在检索时需要跨领域进行分析检索，这会造成系统数据的得出需要跨越更多的分析门槛。随着面对的分类数据增多系统的反应速度和准确性也会出现不同程度的降低，这与目前提升档案系统、检索效率的初衷背道而驰[8]。同时如果在档案数据库建立过程中，对于不同分类过于详细，则会造成数据的录入工作压力非常大，工作人员需要面临的工作量更加艰巨。在长时间、高强度工作的环境影响下，工作人员的实际效率和工作质量就会受到影响，很多时候由于长时间工作，导致记忆出现失误，在进行信息录入时可能出现不必要的问题，影响到系统的数据归类。在档案管理初期，软件仍然仅仅作为一种辅助的方式出现，真正的档案检索还是要靠人工自身的记忆和理解来进行。

在这样的环境下，人工想要查到相应的资料，首先需要对所检索资料的特征和分类进行判断和分析。在检索系统中，输入自己认为可以查到相关资料的关键词，在分类非常细的情况下，人工往往需要通过多次改变搜索的关键词和线索，才能够得到自己想要的结果。造成这一情况出现的主要原因是由于分类过于细致，会导致关键词与实际内容的贴合程度更高，关键词更加接近搜索内容的原句，而检索者对相关资料进行搜索时考虑的是这类资料的共同特征，所以他们会以特征点作为搜索线索来进行系统检索。而档案归类人员只会根据内容来进行分类，两种不同的思考方向会导致最终出现的关键词匹配程度不高。这种情况在之前缺乏专业人员管理档案分类时，情况更加严重。现在虽然具有专业背景的人员参与档案管理，但如果分类过细，在进行关键词设置时，档案管理者仍然无法很好地贴合检索者的需求，造成检索过程的重复和失误[9]。

同时在设置相应的检索条件时要压缩检索条件的字数，从系统层面进行分析，检索条件的次数增加，系统需要识别和判断的工作量会成几何倍数递增，就会导致系统的实际工作压力变大，降低了系统的反馈效率和速度。从实际操作的角度来分析，随着检索关键词数量的增加，其中包含的内容也会随之增加，而内容的增加会导致其涵盖或有相关联的内容范围被扩大，最终导致检索出的结果互相之间的关联性不高。很多与检索者本身期望无关的内容也会被检索结果弹出。检索条件和检索次数的不受控制，会大幅度降低检索系统的实际使用效率和准确性。所以在实际的使用和创建过程中，对于检索条件的字数都有一定的限制，并且根据不同特征，所选择的关键词、类型也不同。这样做的目的是最大程度地减少系统在进行内容筛选和分析时能够尽可能地减少判断所需的步骤和时间。在检索条件的设置中，要尽可能多地使用“或”这个条件，而减少“且”这个条件。“或”是一种相对开放包容的检索条件，在这一条件的允许下，很多具有关联性相似性的内容，能够被同时识别并允许通过。而“且”这是一个闭环检索条件，只要其中一个条件与检索条件不符，其他的内容都无法被系统通过，这虽然能够大幅度减少最终弹出的结果数量，但是数量过于稀少，或过度抑制相关资源的选择，同样也会影响到最终的检索效果。

通过全文的介绍，我们已经知道，在检索过程中检索者所认可的关键词与档案设计者认可的关键词并不是完美匹配的，所以很多时候检索者给出的条件，并不一定是完全对应着档案中已经设立的关键词。在这种情况下，如果采用闭环的检索条件，只要有任何一个条件与检索条件不符合，其对应的数据都无法被通过，那么只要检索中输入的关键信息与档案出现任何一点不符，都无法出现相应的内容[10]。很多有价值的数据，就会被隔绝在检索过程外，对于档案管理系统而言，没有搜索结果并出具错误，搜索结果更没有意义。其次档案信息录入人员绝非只会计算机录入就可以了，档案信息录入的准确与否直接影响日后档案检索的效率。因此，有必要对档案信息录入人员进行岗前培训，培训的内容至少应包括文秘基本知识、档案基本知识和产生档案的单位基本情况介绍，只有了解这三方面的基本知识，才能更好地把握档案信息录入的准确度，保证档案检索的效率。

综上所述，档案信息录入工作是有其固定规律的，工作人员在进行档案录入的时候，应遵循：首先录入重点信息，再次录入一般信息；首先录入永久信息，再次录入定期信息；首先录入文书信息，再次录入科技信息，随后录入人事信息。在录入时要遵循从目录到全文的步骤顺序，应该根据档案的实际内容再结合档案的使用情况决定如何录入。一般来说是从重要档案先录入，随后开展全文扫描工作，逐步实现档案信息化。在档案录入工作中，如果出现了一些规范化的简称、文件编号，或者是一些特殊符号等容易出现录入不统一情况的，根据经验，要提前做好统一规定，这样才能够避免出现检索不完全现象。