高校图书馆办公室创新管理研究

2018-11-25成都医学院图书馆李文易雪媛张沁兰

办公室业务 2018年13期

文/成都医学院图书馆李文易雪媛张沁兰

信息技术时代的高校图书馆作为一个文献情报中心和服务机构，其发展必须紧跟时代步伐，适应需求。图书馆办公室也必须顺应大环境趋势进行创新，改变陈旧的管理模式和思维，精准务实地开展业务，助推图书馆不断提升读者服务水平，高效高质地支撑教学科研。

一、图书馆办公室的作用

图书馆是为教学和科研服务的机构，是学校教学和科研工作的重要组成部分。图书馆作为传递知识信息和储备知识的重要场所，为高校的各类学者提供了学术性的服务，对社会教育事业和文化产业的发展起到了推动作用。图书馆的办公室是保证图书馆各项工作顺利进行的重要部门。办公室是一个综合性部门，工作涉及面广，日常事务琐碎，须做好相关的服务保障工作。图书馆办公室作为行政管理部门，主要负责图书馆的政策、公关、协调、后勤、目标任务等方面的内容，日常工作包括：上情下达、下情上传、草拟公文、会议通知等，相当于图书馆的指挥中心，它的工作方向时刻影响着图书馆的发展走向，同时它的办公效率直接影响着图书馆的科学管理、工作效率和在高校当中的作用。

二、图书馆办公室的创新管理

（一）财务管理。办公室财务管理的主要任务：1.合理编制并严格执行经费收支预算，如实反映财务支出情况；办公室要严格控制预算经费的花销，把控进度，争取做到有条不紊、合理地进行年度预算经费的开销；并每隔一个季度进行一次预算经费开销的统计，随时清楚开支的程度。2.加强国有资产和资金管理。办公室对经费购买的国有资产做好登记工作，资产的编号、名称、价值、型号等需清楚地体现，每年需要对固定资产进行清点、核对，确保账实符合。3.对报销单据要认真审核，做到报账手续完备，账目清楚。首先，必须确保单据的合法真实性，严格按照规章制度、规范程序，实物与票据相符。图书馆编制的预算是以特定的专项业务展开出发，包括文献资料购置费、数据库续订费、软件购置费、系统升级维护费和图书馆日常管理费等；所列经费科目参照教育部高校图书情报工作指导委员会事实数据统计栏目要求，并借鉴上一年度预算经费执行的情况，结合本年度工作计划编制预算内容。进行经费预算时，各业务部门先编制完成年度经费预算，办公室根据各部门提交上来的预算进行综合平衡，形成全馆预算方案后，提交审定后上报上级部门。待审批后，图书馆以学校下发最终预算执行。合理规划图书馆每年度的预算经费对图书馆的发展起着至关重要的作用，合理规划能提高资金使用效益，创建节约型部门，确保工作正常有序地运转。财务管理应遵循统筹预算、综合管理、精打细算、按需采购、勤俭节约、规范报销的基本原则。办公室负责全馆预算经费的统筹管理，跟进各项目经费实施进度，并对需要购买的物品选取性价比较高的择优购买，并对票据的真实情况进行核实，对于数额较大的票据，可以扫描为电子版进行存储，方便以后查询。

（二）固定资产管理。图书馆固定资产的表现形式为：流动资产、固定资产、无形资产等。图书、期刊、报纸等属于流动资产；教学仪器设备、电脑等属于固定资产；软件、数据库等属于无形资产。图书馆固定资产管理应该实施“统筹规划、归口管理、分级负责、落实到人”的管理体制。图书馆固定资产管理工作由馆长统筹，按资产的不同形态和分类，对固定资产实施分类管理，各部门负责人和各资产使用人对本部门管理、使用的固定资产负责，保证固定资产的安全、完整，充分发挥固定资产的使用效率。资产管理要与预算管理相结合，促进资产整合与共享使用，实现两者的紧密统一；所有权与使用权相分离，两者不能混为一谈；接收固定资产时，办公室须做好登记工作。

（三）档案管理。为保证历史资料的完整性与连续性，高校图书馆每年需要向档案室进行资料的归档。档案大体分为：文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、电子档案、声像档案等。图书馆的档案分属于文书档案的一种，具体包含：1.发文稿。图书馆每年所发出的文稿、通知、表彰名单等具有一定的意义及重要性。2.呈批件。依据图书馆本身事情的特殊性所呈上的文件，并经过上级领导批复后实施。3.请阅件。某些工作完成后需要上级领导知晓结果的文件。4.招标文件。图书馆每年需要进行招标的项目在具体实施过程中所产生的资料，包括启动招标的呈批件、投标书、中标通知书、物品图书的清单目录、合同等一系列材料并进行页码的编制。5.图书的财产清单。每年新近图书的清单、包括书名、价格、出版公司、ISBN号等所汇成的表格。图书档案在移交过程中按照档案馆的管理模式进行资料的编号及系统的填写，生成归档文件移交目录，包含序号、档号、责任者、文件号、题名、日期、页数、密级等内容，使各留存文件一目了然，以备日后的查询查阅。

（四）文件管理。办公室的特殊性决定了其所面临的文字材料繁多，种类多样，而怎样做到管理简单、查询快捷、阅读方便？做好材料的管理是办公室工作人员需要深入研究的问题。纸质文件的整理是纸质文件管理中较为关键的环节，其主要作用是保障规范化的档案管理，为整个文字档案管理流程工作奠定基础。纸质文件整理的主要内容有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷以及案卷排列和编制案卷目录。纸质文件的整理一般是对同一个类别、类型的事件、项目，使档案组成一个体系, 通过编制目录的方式, 使其固定下来，为今后利用提供便捷的索引方式；以会议通知为例，按照时间前后顺序把会议通知排好，并制成目录填写好，用文件盒固定，以便查询。此外，在信息技术普及的当今社会，文件存档管理方式也区别于以前单一的纸质文件存档，而是纸质文件和电子文件同时存档。电子文档的出现给文件查阅带来了诸多便利但同时也对文件管理提出了新的要求：1.文件归档时应建立专用文件夹存放文件，将相同类别的文件置于同一文件夹内，方便文件存档管理，同时方便文件查阅，提高文件使用效率。2.提高管理人员自身素质，管理人员必须熟练掌握计算机的基本操作，能够利用办公软件或其他软件程序绘制图表、编写文件等。3.转变管理人员的工作认知，由于文件归档工作的复杂性，加上电子归档与纸质归档需进行统一，增加了文件归档管理工作的复杂性，因此要求管理人员必须高度重视，认真进行归档管理工作。

（五）信息宣传管理。为了让广大读者了解图书馆的工作内容及近况，图书馆办公室可以通过信息宣传的方式提升图书馆的知名度。区别于以往纸张形式的宣传报道，网络时代的宣传报道具有更大的优势。首先，网络宣传更新快，能以最短的时间向广大读者反映图书馆最新的情况，从而提高图书馆的使用效率。其次，网络宣传形式多样，可以在网站上发布通知，或者建立专门的图书馆社区、贴吧等对图书馆进行宣传，尤其是近年来新媒体蓬勃发展为图书馆的宣传工作提供了更多媒介。但在发展网络宣传的同时，也应适当保留纸质宣传，传统与现代相结合才能将图书馆的宣传工作推向一个新的历程。