文/中国航空综合技术研究所 岳祺琦

国企在市场化改革与转型中，为应对外部市场激烈竞争，往往以业务部门为核心对原有模式、组织、机制等进行市场化设计和优化，对职能部门一般提出服务业务的总基调，要求适应业务改革与发展。这对承担职能管理枢纽角色的办公室提出了转型的新要求：其一，办公室的使命和定位必须从职能管理转变为支撑、服务和保障业务发展。其二，办公室的工作重心必须从传统的“办文、办事、办会”机关三部曲，转变为利用综合管理和组织协调优势，解决业务发展中涉及业务和职能的多部门、多领域、综合性难题与瓶颈。其三，办公室的工作机制、工作流程、工作方法与手段必须进行全方位的转型设计与改变。

一、办公室转型面临的主要问题

（一）思想和认识问题。很多国企的办公室已经更名为经理部或综合管理部，更名本身就是办公室市场化转型的缩影。经理即为“经营、打理”之意，综合管理即为“协调和解决综合性问题”之意。然而目前很多国企办公室仍然墨守成规、因循守旧，管理意识强而服务意识弱，机关作风多而市场行为少，这是办公室转型必须直面的首要问题。

（二）工作重心迷失问题。企业中办公室的职责一般更为宽泛，除了企业运转的基本工作外，还面临较多随机性、突发性事项的处理，事务性较强且工作繁琐，常被动地把工作重点放在日常事务处理上，造成工作重心迷失，进而出现工作目标缺失、工作成效不明显、工作满意度低等一系列问题。

（三）工作标准缺失问题。工作标准决定了工作成效，办公室是否做到“能经营、会打理”“协调和解决综合性问题”，需要一套相对科学的准则与评判依据。简单地以做什么事（想事）、工作完成与否（干事）、有没有出事（不出事）作为衡量工作的标准，是目前国企办公室的通病。

（四）方法手段落后问题。很多国企办公室目前仍沿袭着公文流转，不到不办的恶习，有的办公室缺失管控方法造成工作进度严重滞后、无风控无预警，有的办公室还是工作靠喊、靠说、靠解读领导讲话。办公室工作需要与时俱进，必须借助项目管理方法和信息化工具。

二、需求导向的工作转型策略

（一）以强化经营和市场意识为主的认识转型。思想认识工作最难做，做好了也最容易出成效，因为哪怕是一点点改变，也往往具有立竿见影、举一反三之效果。鉴于办公室长期的行政工作习惯，其认识转型必须是以强化经营和市场意识为主。工作点主要有三个方面：一是宣传和舆论引导，让广大干部职工强化认识业务一线的重要性，以及对业务一线的支撑、服务和保障工作的重要性，让办公室在潜移默化中进行思想转型。二是绩效的正负向激励措施，将办公室工作绩效向认识转型、服务业务的员工倾斜，并给予公开勉励。三是学习和协同工作，即在综合事项、专题会议、公文、会议纪要中，使办公室人员不断加强学习，并支撑和服务好业务项目的具体工作，在具体工作中树立自信心和荣誉感，自觉坚定认识转型的决心。实践表明，多种措施并举是促进思想认识转型的有效办法。

（二）基于需求的工作重心与目标转型。办公室传统的“办文、办事、办会”是一种被动式工作模式，新时期办公室使命定位转变后，在满足基本运行工作外，更重要的价值贡献是在业务发展中，组织、协调和解决综合性问题，即从按规矩做事，向按需求做事转变。业务发展需要做什么，什么问题涉及面广、问题突出，就组织力量、协调解决什么问题，即基于需求的工作重心和目标设计。这里需要注意两个问题：一是做什么，二是怎么做。其一，基于业务发展需求的工作事项遴选时，必须是跨职能和业务、多部门、综合性、整体性工作，发挥综合管理和组织协调效能，切记以业务自身重点工作为办公室重点工作。其二，抓综合性问题时，重点在策划、组织、协调、控制上，做好指挥部和参谋部，切忌一头扎进具体的执行工作中。从目前实践看，以业务对接方式，落实年度重点工作计划，并开展过程管控是较为高效的做法。

（三）“目标—过程—效果”维度的工作标准转型。新时期办公室工作要尝试破除细碎、繁杂的状态，做到工作标准的细化和规范化，从目标、过程、效果三个维度转型工作标准。工作目标维度，要从被动思考或听从领导指示和安排，向主动思考在为组织发展更好的前提下选择更有效、更加合理的目标转变，要注重以需求为导向设计工作目标，并充分进行工作目标的量化分解、预期描述。工作过程维度，要从按习惯做或只管做不顾效果，向有完整思路和方法、充分分析和理解政策法规、以达到行业最优为目标千方百计探索有效方法和手段，强化工作计划的过程检查和“纠偏”，对过程施行动态调整。工作效果维度，要从完成任务的规定动作，向追求对企业发展能够起到推动性作用转变，要时刻强化对需求的反馈—迭代—再反馈效果，做到事事有依据、有价值。针对基础性、流程性的工作要尝试建立标准化的指导手册，降低因经验不足带来的工作效果差异，充分提高工作效率，减少基础性、临时性工作的时间精力消耗，实现低投入高价值。

（四）加强项目管理和信息化的手段转型。新时期的办公室必须全力推动高水平、高质量、高效率的管理能力和信息化能力建设。其一是加强项目管理实践与应用以提升工作水平，针对重大、重点工作要以项目管理思想进行落实和推进，摒弃陈旧的以文件落实文件、以会议落实会议的做法。其二是以信息化手段提升质量和效率，满足市场化情景下的工作需求，建立公文处理系统、会议管理系统、督办管理系统、综合信息共享平台、移动办公平台等。

三、结束语

办公室在企业特别是国企中，一般是距离单位领导最近的机构，又常负责对外接待工作、对内的综合协调工作，是企业的“窗口”。所以办公室的转型、办公室人员的行为改变、工作方式方法的改变，往往具有较大的带动面和影响力，并能够提升职能部门整体工作效能，常能收事半功倍之成效。

面向改革、面向业务、面向需求的办公室转型已如火如荼地开展，实践中，在认识转变、策略实施、项目管理、信息化建设等方面取得了一些不错的成效，示范效应正在凸显，在过程管控、绩效考核等领域还需要进一步深入研究。