文|白雪

事业单位档案管理信息化建设

文|白雪

信息化是档案管理的必由之路，因此，档案管理者要树立起强烈的职业创新意识，以信息化来推动档案管理工作的进行。档案管理是企业管理中的重要环节，所以档案管理信息化建设是必然趋势。文章主要对事业单位档案管理信息化建设做了详细的分析。

21世纪以来，现代信息化技术在迅猛发展，对于档案管理来说，就要在原有的只保存原有资料功能的基础上依靠现代高新技术及资源，利用网络平台，从整体上提高事业单位的综合运作能力，最终增强事业单位的核心竞争力。为了能实现这一目标，信息化建设就成了档案管理的必由之路。

档案管理实现信息化的必要性

实现档案实体的信息化，可以分类、分析、提取和加工档案信息资源，从而提高档案管理的整体效益。相比传统的档案资料来说，电子档案更便于保存、修改和查询。此外，利用网络进行快速传递，还能够有效提高档案管理的利用效率，进而降低了档案管理成本。

管理信息化是提高事业单位竞争力的必然选择。在信息网络大发展的情况下，各单位也必然面临着数字化、知识化、网络化的变革，单位的竞争力与单位信息化程度也更为密切。信息技术、信息系统作为一种资源不仅支撑事业单位战略，而且还有助于决定事业单位战略，信息战略已成为事业单位战略中不可分割的一部分。

档案管理信息化有利于深度开发利用档案资料。档案一般都具有较高的信息价值，传统的档案管理模式在整理完成后，借阅使用率较低，所以无法开发利用更为有价值的资料。通过采取信息化档案管理的手段，已经逐步实现了档案资料采集、整理、归档保存以及查询使用的快捷化，可以随时随地为有需求的用户提供一些相关的资料查询服务，进而在一定程度上提高了档案资料的利用价值。

档案管理信息化是事业单位生存和发展的必由之路。事业单位在信息时代要生存和发展就必须要搞好信息化建设。从事业单位的外部情况看，经济全球化及信息化呈加速趋势，竞争更为激烈，对于事业单位来说无疑就造成了强大的压力。从事业单位内部情况看，为了能与外部环境相适应，就需要不断调整、改革内部结构、业务流程及管理方式等，这样才能提高事业单位的应变能力、创新能力。要适应从粗放型管理转向集约型管理的实际需要，因此，就必然会要求事业单位重视并加强对信息资源的开发及管理，在管理环节及业务活动方面广泛应用信息技术，并能发挥出网络的应有作用。

档案管理信息化建设存在的问题

领导不重视。只有领导高度重视，才能使每件事情都能得到大力的推广，但是目前有很多领导还没有充分认识到档案管理信息化建设的重要性，也没有给予经费上的支持，这就无法推进档案管理信息化建设进程。

有一部分事业单位对于档案管理信息化建设还存在着盲目性。目前，有的事业单位缺少专业的研究信息化技术、流程建设队伍。在信息化进程中，软件公司对事业单位的管理特色、个性需求及业务流程都缺少全面的了解，甚至采用拿来主义，生搬硬套的方式，而没有系统的需求分析。由此可见，实施档案管理信息化建设的效果并不理想。

档案管理人员的思想认识相对匮乏，无法适应需求。对于档案管理来说，有很多事业单位人员都认为是将档案资料输入电脑中就标志着该单位已经进入信息化管理了，所以在实施信息化建设的过程中，就必然会受到人为观念的影响。由于思想观念及知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。此外，档案管理人员因档案知识不专业，还没有足够了解到新规定新要求，所以就无法及时接收信息。这样，就不利于实施档案管理信息化建设。

缺乏档案管理信息化建设的长远规划。目前，我国有为数不少的事业单位正处于工业化进程期，还没能掌握完善的内部管理方法，并且对自身的发展战略缺乏考虑。因此，在推进本单位信息化建设方面很难做好总体规划，也就不利于信息化建设的成功实施。

加强档案管理信息化建设应采取措施

建立一个实用的档案信息网站。事业单位的档案部门建立档案网站，可以通过网页的形式给人们提供相关的档案信息和服务，便于在网上咨询、查找档案信息，这也是档案管理信息化建设的根本目的。此外，在档案管理信息化建设过程中，还要将档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

加强事业单位领导对档案理管信息化建设的重视。事业单位领导对于档案管理信息化建设的重要性应有一个全新的认识，这样才能提高企业领导的决策水平和管理水平，与此同时，也能够认识到建设一支档案信息化人才队伍是事业单位档案自动化的客观要求。此外，还要不断加大档案信息化建设的推广力度，全体员工应积极配合。

提高企业档案管理工作者的整体素质。作为档案管理工作人员，要加强学习，不断提高自身的理论素养，并充实业务知识。档案管理工作人员的能力水平直接关系到档案管理工作的质量。所以，要提高档案管理工作人员的能力水平。

事业单位领导也应大力支持，多组织档案工作者参加培训学习，全面加强档案管理能力，多方面多途径获取档案新信息。

培训的重点是围绕着档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论等几个方面进行教育培训，以此来提高相关工作人员的工作能力，确保事业单位档案管理工作水平的提高。

建设档案管理信息化系统工程。从事业单位的长远发展来看，我们应站在着眼于单位整体规划的高度，全面的制定出信息化建设的总体规划，规划应远近结合。在档案管理信息化建设过程中，事业单位内部也是不断变化发展的，所以要分阶段地逐步推进管理信息化，达到减少风险的目的。

综上所述，未来档案事业的发展趋势将转向档案管理的信息化建设，这是事业单位档案管理现代化的客观要求，也是从根本上提高档案信息服务水平的必由之路。为此，我们要加快档案的现代化管理进程，重视管理，并根据事业单位的实际情况制定出一个总体规划，使其更符合国内外的标准。此外，还要不断提高档案管理人员的素质，提高他们的工作效率，适应时代发展的需要。

云南省玉溪市图书馆）

（作者单位：吉林省洮南市环境卫生管理处）

（作者单位：河南农业职业学院）