王梦醒

摘 要：档案作为医院各项医疗活动及经营决策的真实记录和重要依据，对维护医院合法权益、提高医疗服务水平具有重要作用。在新的时代背景下，社会经济发展速度加快，医疗服务需求剧增，医院规模不断扩大，医院档案资料日益丰富，原有传统档案管理模式已难以适应时代发展要求，为满足医院档案使用的需求，推动医院档案管理模式改革已成为必要之举，是促进医院健康可持续发展的必然要求。基于此，结合我国医院档案管理存在的问题，提出医院档案模式改革的必要性，结合新形势下医院发展需要，从完善机制设置、开展教育培训和推进信息化建设等方面，探讨档案管理模式改革在医院档案管理中的应用，以期能为当前医院档案管理工作提供一定借鉴，使医院档案管理工作更好地服务于临床工作。

关键词：档案管理；管理模式改革；医院档案；重要意义；具体应用

现阶段，我国医疗卫生事业处于快速发展时期，医院档案管理暴露出很多问题与不足。针对这些情况，必须加强重视程度，做好档案信息化建設，提升档案管理质量，提高工作效率和服务能力，为医院可持续发展提供有力支撑。在新形势下，如何有效提高医疗档案工作水平，推动档案管理模式改革，是各大医院应关注的重点，也是推动现代社会进步发展的重要内容。医院需要从创新工作思路入手，积极完善档案管理模式，以促进档案管理工作实现转型升级，使医院档案更好地发挥其职能与作用，从而促进医院全面发展。

一、医院档案基本概述

医院档案是医院发展和提供医疗服务过程中形成的各类文件材料，主要包括两大类：

一是管理类档案，如常见的人事档案、财务管理档案、医疗设备设施管理档案和基建档案等。

二是病历类档案，是以病人为中心，围绕医疗服务全过程形成的档案资料，包括与医疗活动有关的文件、图片和音像等，是医务人员开展医疗活动和科研管理不可或缺的重要资料。医院档案是医院发展过程中形成的宝贵资源，档案管理包括对档案信息的收集、整理、保管和利用等多方面工作，是医院日常经营管理的重要组成部分，是提高医疗水平和服务质量的主要保证，也是反映医院医疗卫生工作水平、管理水平和服务能力的主要指标之一。

二、医院档案管理模式改革的重要意义

为了提升档案管理水平，我国对档案管理工作体制实施了多次改革，以期达到更好的管理效果。通过研究不同地区的管理模式以及具体实践存在的问题，发现当前医疗体制改革下档案管理工作面临着新形势和新任务。改革档案管理模式的核心在于资源整合、体制创新和服务强化，这些方面共同构成了改革的核心内容。其中，资源整合与体制创新是重点内容，也是提高档案管理工作效率和质量的关键举措。资源整合重在对原先分散保管的档案实行集中保管，以实现档案综合效能的最大化，达到资源整合的目的；体制创新重在优化档案管理部门的职能，打破传统的各自为政模式，全面优化体制建设；服务强化重在提高档案利用率，通过一系列档案强化服务，为档案利用提供一站式的解决方案。随着医疗卫生事业的不断发展和进步，对医疗机构档案管理工作提出更高要求，推动医院档案管理模式改革，对于促进医疗事业发展具有十分重大的意义。

1.适应时代发展要求的必然选择

医院档案管理模式改革是新时期医院管理的重要内容，对促进医疗事业健康发展和提高医疗服务水平具有非常积极的意义。随着时代的演进和科技的不断革新，档案资料的形态趋向数字化发展。因此，相关的档案管理模式也必须随着档案资料的变化而不断调整，这既是档案管理适应当前形势发展的现实需要，也是加强和改进医院档案管理工作、提高工作效率的必要途径。

2.推动医院发展的重要支撑

医院是社会公共服务体系中不可缺少的重要部分，随着时代的进步，医院的各项管理工作取得了较大程度上的突破与创新，医疗体制改革也朝着纵深方向推进。医院档案管理模式改革是深化医疗体制改革的重要内容，也是实现推进档案现代化管理的积极尝试。医院档案不仅记录医院建设与经营管理过程中的相关信息，还记载着医院的历史面貌和文化内涵，是一种珍贵的资源。落实档案管理模式改革，有利于推动档案管理工作向规范化、科学化方向发展，进而提升档案管理的全面性、科学性、有效性，为医院的全面发展提供可靠支撑。

三、医院档案管理工作存在的不足之处

1.信息化建设不足

随着互联网技术的发展与应用，电子文件管理应运而生，数字化管理成为当前档案管理的发展方向。然而，目前我国大部分医疗机构都是以传统纸质档案管理为主，信息化建设不足。传统的档案保存方法主要是人工整理和归档，而人工整理存在较大的随意性，档案资料常常呈现出字迹潦草、内容不完整等问题，进而影响到档案资料的完整性和可读性，不利于医院档案信息资源的共享和利用。档案管理工作缺乏信息化管理技术支撑，且档案保存期限较短，难以适应现代社会发展的需要，亟须通过建设数字化、网络化档案管理系统提升档案管理工作质量，进而实现信息资源共享。

2.档案管理意识不强

在医院日常运行中，档案管理是十分重要的内容，为医院日后的发展提供依据。但是，现实中许多医院管理人员缺乏档案管理意识，未认识到医院档案的珍贵价值，以致于档案管理人员在落实档案管理工作时只是为了应付工作，并没有严格按照有关规定和要求做好档案管理工作。同时，档案管理工作人员普遍缺乏相关专业知识和法律意识，使得档案管理出现许多问题。从医院档案管理工作实际情况来看，档案资料收集不完整、资料归档混乱等情况普遍存在，档案管理工作水平较低，且由于缺乏相关监督，甚至导致一些重要档案信息丢失。

3.档案管理制度不健全

档案管理制度不健全是制约档案管理水平提升的重要因素，由于医院档案管理制度建设存在缺陷，导致档案管理一直处于无序状态。比如，缺乏完善的档案借阅与归还制度，导致档案借阅后未及时归还，致使档案资料的完整性受到影响。医院档案所涵盖的范围较广、涉及科室与部门较多，缺乏完善的制度，导致档案资料在收集、整理、保存及使用等环节存在缺陷，在一定程度上阻碍了档案管理工作的开展。

4.档案管理人员专业素养亟待提高

档案管理人员是档案管理工作的直接执行者，其工作水平和能力直接影响着档案管理工作质量。当前，大多数医院档案管理人员都是年龄较大的中年人，虽然具有较丰富的档案管理工作经验，但是自身的知识结构相对陈旧，缺乏计算机技能，对新技术、新方法的学习能力不足，以致于医院档案管理工作水平无法提高。医院档案管理人员年龄结构偏高龄化，缺乏具备先进管理技能和高素质的年轻人才，难以满足医改不断发展的需求。因此，要想提高医院档案管理工作水平，必须加强对档案管理人员的培养。

四、医院档案管理模式改革在医院档案管理中的具体应用

1.加强医院档案管理意识，转变传统思维观念

确立档案管理意识是落实档案管理工作必不可少的要素。新形势下，做好医院档案工作的前提是要转变传统思维，提高全体医务人员对档案管理工作的重视程度。对此，医院管理层应明确档案在医院运营管理中所起的作用及意义，积极主动地汲取先进的管理技术，并加强管理制度的规范化建设，加强宣传与教育，以提高全体医务人员的档案管理意识。医院应不断强化档案管理人员的责任意识与规则意识，使其在开展档案管理工作中严格遵守相关准则，为医院的发展提供保障作用。

2.加强信息技术的应用，实现数字化档案建设

随着科学技术发展，医院档案管理工作也发生变化，从传统形式向现代化管理转变已是大势所趋。对此，可借助日新月异的科学技术，将现代信息技术应用到医院档案管理工作，以推动档案管理数字化转型。医院应积极构建数字化档案，实行档案信息化管理，建立电子病历系统，将各科室的档案纳入院内统一的档案管理系统。同时，医院应持续加强多种类型数据档案，包括但不限于数据、文字、图片等的互通性，以实现对多种类型档案数据资源的高效利用，达到提高档案利用率的目标。由于医院档案内容繁多，为满足档案管理的需求，必须配备充足的软硬件设备设施，搭建稳定的操作系统，开发文档扫描和图像处理等功能，以实现医院不同科室之间的无缝衔接。此外，医院应强化相应软件系统的构建，提升系统安全等级，防止信息被泄露或篡改，加强档案备份和维护，进一步优化档案管理工作水平。总之，医院可通过加强网络基础建设、提升网络环境安全性以及选择适宜的档案管理软件，以实现科室间的合理连接、资源共享和档案流转效率的最大限度提高。

3.提高档案管理能力和水平

档案管理人员是档案管理工作的主体，做好档案工作人员的培养和教育工作，对提高档案管理质量有着重要意义。随着社会经济发展速度不断加快，人们对医疗卫生事业提出更高要求，档案工作者也面临着新形势和新任务，要想更好地做好本职工作，就必须加强自身修养，提高业务水平和综合素质，以适应时代的需求。医院应重点加强档案管理人员能力与素质建设，定期组织档案管理人员参加相关业务培训，使其熟练掌握档案材料的整理、鉴别和归档等技术。同时，医院应对档案管理人员开展档案分类基础知识的培训，增强其对医院档案信息的分类认知，定期组织学习新颁布的法律法规和政策文件，不断提升他们的专业理论水平，促使其将理论知识与实践相结合，以提高档案管理人员的实际处理能力，使其能够胜任档案管理工作，推动医院档案管理工作向规范化发展。医院档案管理人员应不断增强自身的责任感与使命感，意识到对档案开展科学、有效的管理也是实现其自身价值的过程。此外，医院可适当引进复合型高素质档案管理年轻人才，优化档案管理队伍的年龄结构，为构建完整、科学的档案医疗管理体系奠定坚实的人才保障。

4.建立健全档案管理制度

为保证档案工作质量，提高档案管理水平和效率，必须建立一套科学、完整的管理制度。医院可从组织机构设置、岗位职责划分、管理考核机制以及激励约束措施等方面入手展开全面优化和改进，激发管理人员的积极性，避免发生档案丢失的情况。首先，医院应建立完善的责任制度，安排专人专门负责接收、整理和归档档案，以保证工作的高效和专业。同时，细分档案管理人员的工作职责，严格落实岗位责任，包括但不限于收集档案信息、接收归置档案和档案资料保管等，确保材料接收、转入和查阅等登记工作有效实施，使档案管理更加规范化、系统化，确保资料信息完整、準确。其次，建立有效的监管机制，动态监督档案的使用情况，避免档案资料遗失或被篡改，对于任何未经授权随意调取或篡改档案等行为，严格追究相关人员的责任。此外，为了提升医院档案管理水平，医院应制定统一领导、分级负责的管理制度，设立专门的统一负责人，以分级管理方式，集中、规范化地管理档案资料，确保档案材料齐全完整，便于日后查阅使用。最后，为确保档案的安全性，经过部门的仔细审查后，必须对其密封和盖章，并委托专业人员妥善保管。同时，医院应注意审批复印或外借档案的制度建设，在实施档案的转入或转出操作时，务必对其严密封闭，并盖上密封章，以确保资料不被泄露。

5.落实分类与集中化管理

医院档案的来源十分广泛，包含的内容复杂多样，出现重复的概率相对较高，因此，加强档案的归类整理尤为重要。为了避免出现档案重复情况，档案管理人员需要对信息分类处理，使各类档案资料能够相互协调配合，进而确保医院档案信息资料更加完整。通过精准、全面地收集各科室的档案信息，有助于档案管理工作有序开展，也能够加速档案管理改革的进程。此外，企业应建立系统化的“收集—整理—鉴定—分析”模式，整合和收集医院各类档案，建立完备的档案资源体系，再进一步规范整理，分类整理不同类别、不同层次的档案，并对档案开展鉴定和评估，确保档案收集、整理的全面性、完整性、准确性和有用性。

6.提升档案的服务效能，更好地满足使用者的需求

长期以来，医院对于医疗服务的重视程度日益加深，但忽视医院档案管理所蕴含的价值。医院档案管理的宗旨在于提供可利用的档案资源，实现档案利用价值的最大化。因此，医院档案管理部门应强化服务意识，从被动的资料提供转变为主动宣传推广，充分开发与利用档案资料的价值。比如，利用人事档案为医院人力资源整合提供参考依据，利用医院发展相关档案资料加强医院宣传等。同时，医院应当确立“一站式”服务为档案服务的发展方向，进一步深化电子档案的发展，降低电子档案检索的难度，以电子档案为支撑，深度提升档案服务和利用的效率与质量。此外，医院应充分利用现有档案资料，不断拓展服务领域，持续创新并优化各项服务管理，进一步提高档案的利用效率。

五、结语

总而言之，在医院日常管理中，必须充分意识到档案资源的重要性，通过科学手段收集与整合档案，确保医院档案管理模式的科学化、合理化发展，实现医院档案资源的合理配置，从而更好地推动我国医疗卫生事业可持续发展。

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（作者单位：东营市第二人民医院）