陆晓芳

摘 要：作为档案管理工作的基础，档案资源体系建设关系着档案事业的发展水平及相关人员的切身利益。对此，应结合新时代特点，明确档案资源体系建设要求，以此构建完善的资源服务模式，提升档案管理质量。文章在此基础上分析了新时代档案资源体系建设的作用，针对存在的不足，提出了相关的解决方法，为此后档案资源体系建设工作的顺利开展提供更多借鉴依据。

关键词：新时代；档案资源；体系建设；现状；对策

引言

在档案管理工作中，档案资源体系建设工作占据重要作用，属于档案事业的关键环节。对此，应根据当前新时代信息化要求，设立完善的档案资源建设体系，优化档案管理结构，扩大档案规模。各企事业单位应利用档案资料记录领导决策与文化建设方向，保证档案事业的稳定持续发展。

一、档案资源体系建设意义

在各个行业的发展过程中，档案资源体系建设属于基础性工作，可以提供必要的信息决策与支持。为了构建安全、保密的档案资源体系，应明确档案建设方向与工作任务，在遵循以人为本、服务为先和安全第一的原则下，强化档案建设治理能力。当前，社会各行业获得快速发展，需要保存的文件类型越来越多，社会对档案管理工作提出了更多要求，面对新时代与新任务，应充分认识档案资源体系建设在维护社会稳定和保证员工权益方面的重要性，强化建设力度，以促进档案事业健康、稳定发展。另外，通过建设档案资源体系还可以合理配置本区域的档案资源，打造档案信息资源库，为社会提供种类齐全和结构优化的档案系统，扩大档案信息的收集深度与广度，为档案信息化建设提供起点，推动社会的发展与进步。

二、档案资源体系建设存在的问题

1.档案资源收集方面

大多数人认为档案体现了自身的工作价值与荣誉，希望由自己保管，不愿意移交给档案管理部门，且在移交档案时存在较多手续，流程复杂，增大了档案资源的收集难度，无法全面收集档案信息。同时，档案资料信息较多，且存在文件重复与遗漏问题，增加了档案人员的工作量，导致收集困难。一方面，档案收集工作量较大，且还需要注意重复问题；另一方面，档案资料的收集缺乏鉴定机制，归档文件时无法明确文档价值，很容易遗漏有价值的文件。并且，部分档案管理部门仅看重工作效率，丢失看似不重要的文件，或者不加区分地收集全部文件，导致缺失档案资源或重复存储问题，降低了档案管理水平。新时代，各个行业开始引入信息技术，档案管理工作也不例外，虽然电子档案实现了高效、便捷的操作，但依然缺乏管理标准，没有制定可行的约束机制，各地区归档参差不齐。整体而言，档案资源建设工作缺乏良好环境，收集效率较差，还有待强化改进。

2.档案资源管理方面

档案资源利用的前提在于有效管理收集到的档案资料，保证整体存放，为建设档案资源体系提供基础。但当前档案资料存在缺档、漏档和馆藏结构单一等问题，结构混乱的档案不利于合理使用，更无法助力建设档案资源体系。新时代，随着档案载体形式的改变，档案管理工作出现较多问题。首先，管理人员方面缺乏复合型人才，甚至由于档案管理工作不受重视，以致编制较少和待遇较低，工作人员没有发展空间。同时，部分档案管理人员的专业水平较低，思想缺乏创新，人员结构单一，缺乏计算机操作与维护人才，无法为档案资源体系的建设提供支持；其次，档案管理方法落后。由于档案载体与内容发生改变，档案管理工作不再局限于实体，开始转向档案数据，以往传统的管理方法无法顺应时代要求；最后，档案管理机构未建立完善的制度条例，没有明确档案资源建设范围，没有及时更新现有的档案法规，缺乏保证检查和监督的效力。

3.档案资源利用方面

实现档案资源价值的关键途径是档案利用工作，但当前大多档案文件并未得到高效使用，只是部分档案人员有需求时，才会到档案部门调档查档。长此以往，无法充分利用档案文件资源，不能体现档案的价值。同时，大多部门在信息化档案资料时，局限于转换档案载体或者著录、标引档案，没有真正意义上实现数字化检索，降低了档案开发水平。尤其随着信息技术的使用，出现海量的档案资源，档案人员更需要完成档案资源整合与共享工作。但在此方面，各单位的做法并不成熟，整合与共享的效果较差，无法全面整合现有的档案资源，不能在社会层面实现共享，无法发挥档案资料的社会与经济价值。

三、新时代档案资源体系建设对策

1.强化档案宣传力度

为了使人们充分认识档案资源建设的重要性，相关部门应结合档案宣传的政治方向，强化宣传力度，引导全员形成大档案和大宣传的意识，丰富宣传内容，主动适应新时代背景下新媒体与新文化传播方式的变化。首先，领导人员应充分重视档案资源体系的建设工作，引导各部门积极参与，通过各种途径宣传档案文化与典型案例，宣扬档案管理工作的成绩，实现上下联动，形成合力；其次，营造档案管理氛围，以惠民利民为导向，向档案管理人员宣传档案法规知识与档案文化知识，保证档案资源建设观念深入人心；再次，应扩大档案资源的覆盖面，创新档案宣传形式。相关部门还应建立专门的档案管理网站、某博账号和某信公众号，在新媒体平台宣传或者在电子显示屏滚动播放，多形式宣传档案法规与业务知识，扩大影响力；最后，应挖掘资源，保证发挥档案的文化价值。还应加强档案硬软件建设工作，将档案管理成效纳入绩效考核体系，调动工作人员的积极性。另外，档案管理部门还应开展巡回业务指导，发挥档案的引导作用，提升员工的档案认识，促进档案管理事业高质量发展。

2.加大档案支持力度

为了高效建立档案资源体系，应加大支持力度，为档案管理工作营造良好氛围。首先，应强化领导人员的重视程度，重视汇报档案管理现状，并根据主管负责的原则，指派专人管理档案。并且，还应明确档案各环节的规章制度，明确权责范围，强化监督落实；其次，应提供制度保障，遵循统一领导和分级管理的原则，设立专门的档案管理网络，制定档案归檔范围与保管期限等方面的条例，明确电子文档的管理方法与实物档案的管理办法，规范档案建设与管理流程，保证结构的稳定性。同时，还应针对档案查询、利用、保密、鉴定和销毁等环节制定管理制度，提升内部治理水平；再次，应重视经费保障，在财政预算中纳入信息化建设、档案宣传、设备设施采购和档案培训等方面的经费，解决档案资源体系建设难题；最后，应明确档案管理责任与管理要求，确定移交时间，多元化收集名人档案与红色档案，重视保存有价值的档案，真正做到应收尽收。

3.重视档案收集工作

首先，领导人员应形成存档意识，简化归档流程，引入信息提档方法，促使全体人员认识到收集档案的重要性；其次，应同时规划部署档案工作与其他相关工作，以不同的形式收集档案资料，引入主动接收模式，保证档案归档的时效性与完整性；再次，应创新存档方法，当前档案信息数据不断增加，也出现多样化的档案载体，应及时更新老旧设备设施，引入新型密集架，高效存放档案。还可以采用数据管理方法，将实体档案转化为存储数据，便于前期录入信息，也便于后期查询与更新数据；最后，应构建专门的档案收集网络，确定合理的归档范围，包括每阶段不同的文档资料，将这些材料分类存放，根据不同类别合理保管。还应重视外围征集工作，成立档案征集机构，在社会层面广泛收集与各单位发展相关的档案信息，为单位的档案建设提供参考。

4.重视人才培养引进

一方面，应重视现有档案管理人员的培训工作，提升其专业素养。部分档案管理人员并非科班出身，虽然具备多年经验，但不了解最新的管理知识。对此，应为其制订专门的培训计划，提升专业知识水平，以更好地适应当前的档案管理工作。同时，还应充分了解先进的管理理念与技术，跟上时代发展步伐，促进档案管理工作稳步开展。还应设立档案专兼职人员的岗位职责与标准，设定奖惩机制，打造良好的业务指导与沟通渠道，形成制度约束；另一方面，应重视复合型人才的引进工作，档案资源体系的建设需要深层次开发档案信息，挖掘档案数据，整合共享档案资源。因此，应招聘具备此方面知识与技能的专业人才，掌握基本的档案学知识与数据库知识，具备软件开发经验，保证高素养和稳定的档案专职人员队伍。

5.整合档案信息资源

首先，整合档案资源系统，利用计算机软硬件设备设施管理档案资料。随着信息技术的发展，各地区档案管理部门均开始引入计算机，实现了档案的信息化管理，但各地区、各部门处于各自为政的局面，软硬件设备设施型号并不统一，导致信息无法高效傳递，不能实时共享，出现信息孤岛。据此，各区域档案部门应积极配合，共同设定统一的管理平台，确定统一的管理标准，实现档案资源的共建共享；其次，整合档案信息，不同的管理系统中具备不同的档案数据库，也存在不同的档案数据信息，且这些信息处于分散孤立的状态。因此，应在整合档案管理系统后，整合信息资源，通过数据库关联不同结构类型的档案信息，实现档案资源的自由交换，保证共享；再次，整合档案管理工作。整合档案信息的关键在于统一档案管理，为不同区域、不同档案部门构建统一的管理理念、管理机制，互联网络管理平台，并配套设置相对应的管理环节，整合档案资源；最后，是整合档案服务，当前部分档案管理部门设置了便捷的查询服务，自主建立了官方网站，但这些网站之间的关联度较小，无法实现相互协作。对此，应整合档案服务系统，为用户提供完整、深层次的资源服务，保证用户不受时间、空间的限制，在任何界面与检索口进入均可以即时获取档案信息，检索到同主题的完整档案资料。

6.打造数字化服务平台

新时代，数字化技术被广泛应用至各个行业，档案资源建设工作也不例外，应利用大数据、信息技术等存储、挖掘和分析各类档案资源数据，拓展服务领域，升级档案服务水平。应重视档案资源数字化建设工作，设定标准的档案数据服务网络，高效采集、保存数字资料，共建共享档案信息。一是应强化推进档案数字化建设进程，重视收集电子档案，建设目录数据库与全文数据库系统。二是应结合实际情况，购买或开发适合的档案管理信息系统，保证网上实时归档，便捷开展查询、利用服务。三是整合业务系统档案资源，在单位内部建设数据资源共享服务平台，利用信息技术构建档案管理系统和财务系统等，深度融合档案数字资源，形成档案资源共享数据库，便于领导人员、管理人员和基层员工利用。四是强化开发档案数据，提升档案资源的利用率，打造便捷化和智能化的档案资源体系。应引入人工核查方法，通过人工方式检查音视频档案，提高查全率与查准率。另外，还应利用数字化技术转变档案管理方法，综合分析档案数据价值，及时分析、预测和分类采集的档案信息，在海量数据中挖掘高价值档案，通过分析相关性，建立专题数据库系统，提升档案的利用效率。五是应保证档案数据的安全性，分析数字化档案风险类型，强化监控信息流，建立预警机制与风险研判机制。同时，还应分级管理方法，设定管理权限，杜绝人工隐患。另外，还应构建智能化的档案检索与存储系统，设定档案数据信息管理与应用平台，打造内部局域网，杜绝交换档案时发生风险，必要时采用动态监管方法，适时调整档案监管内容，并编制应急预案，一旦发生风险，及时防范处理。

7.构建专题档案展示

为了明确档案资料的价值，满足人文研究需求，还应开发特色的档案资源，升级档案服务与文创产品，构建专题档案宣传展示平台。首先，应兼具宏观与微观层面设计专题档案建设的主题。作为社会活动的直接产物，档案具备一定的社会属性，不但应关注国家与政府层面的宏大事件，还应关注细节，了解社会与百姓层面的微观叙事。因此，应通过完整、丰富的历史叙事方法，展现普通人的生活，在真实的社交网络中创新档案资源；其次，应顺应时代的发展特点设计专题档案，满足社会与人文的研究要求。在已有馆藏的基础上设立传统专题档案资料，整理挖掘与输出档案馆内部资源，并引入数字化研究技术，打造人文研究的工具与桥梁，为专题档案资源赋予时代与人文特点，全面发挥档案机构的主动性。同时，还应加快数字人文项目的进程，以专题网站、专题数据库的形式呈现人文项目，通过文本编码、语义描述、数据库建设和数据管护等方法，将文件级的档案资源转化为数据级，将信息单元转变为知识点。还应抽取数据档案的语义关系，针对人文研究问题，展开逻辑推理与问题解决，保证知识服务的针对性；最后，强化收集挖掘当地的非物质文化遗产，全面记录当地传承人的文化知识与精湛技艺，为后人留下传承与研究的档案资料。比如，可以挖掘柳琴戏、淮海戏、云渡桃雕、苏北琴书和苏北大鼓等非遗档案，了解剧本与排演的影像资料，并通过数字化技术整理保护。

四、结束语

新时代背景下，档案资源建设体系面向层次化、多元化的方向发展。据此，各单位应抓住发展契机，引入大数据技术，构建档案资源整合平台，强化整合档案资料，并设立完善的档案管理机制，充分发挥档案资源的社会化与经济化价值，保证档案资源体系满足社会的发展需求，提升档案系统的综合服务水平。

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（作者单位：江苏省宿迁中学）