赵迎红

摘 要：医院档案管理开展数字化建设，主要是在档案管理机制中应用数字化技术，优化档案管理工作模式，提高档案管理的利用价值。文章通过分析当前医院档案管理数字化建设面临的挑战，进一步分析了数字化建设在医院档案现代化管理中的应用路径。

关键词：档案管理；电子档案；数字化建设

引言

在科学技术快速发展的背景下，大数据技术被运用到越来越多的领域，数字化建设已经广泛应用到医院档案现代化管理体系中，文章主要围绕医院档案数字化管理实现展开了简要论述。

一、医院档案现代化管理中开展数字化建设的重要意义

医院档案现代化管理中的数字化建设，具体指体现出数字经济特征的信息建设内容，再借助人工智能、5G互联网、互联网以及数字中心等，结合数字化理念的应用，完善医院档案的管理机制，在当前现代化档案管理工作中，数字化建设具有显著意义。

1.档案信息存储量更大且处理速度较快

在医院档案管理数字化建设中，充分运用了先进技术，有效扩充了档案数据容量，可以容纳海量医院档案信息，一般其数据存储量为＞1000TB标准，这与当下医院档案信息繁杂、数量庞大等特征情况相适应。与此同时，数字化建设也会搭建互联网平台，若档案数据发生变化能够及时更新，确保医院档案管理和外界联系更强，有利于实现档案资源共享，从而更好地体现医院档案信息的应用价值。数字化档案管理的运行效率也比较高，尤其是在资料信息计算处理上速度更快，使其在许多领域都发挥出应有优势，对于医院档案现代化管理也是不可或缺，建设良好的医院档案管理数字化有利于高效整合、分析以及处理数据信息。

2.提高档案管理的质量

在医院持续推进现代化发展过程中，各种医疗信息、人事信息也逐渐增多，若仍旧采用传统纸质档案管理模式，不仅会使档案管理人员的工作量大幅增加，也会限制档案管理工作质量与效率的提高。充分运用数字化手段，能够针对属性不一的档案制定管理方案，保证档案管理质量的提高。例如，医院的部分机密性档案，在数字化建设中更着重强化安全管理，而人事档案资料的管理则主要由人事部门负责，再存储到档案库中，病人的病历档案资料由于涉及个人隐私，故而会在管理中设置专门具有权限的人员，避免信息被泄露，有助于提高患者对档案管理服务的满意度。

3.降低档案管理的成本

在深化医疗体制机制改革过程中，许多医院也开始推行运用独立结算制，为了保证财务管理水平的提高，醫院越来越重视优化配置财政资金，以此来确保管理成本的降低。档案管理一直是医院重要的管理工作，过去通常运用纸质档案管理办法，还要有专门寄存纸质档案的空间。纸质档案在存放过程中容易出现各种问题，故而需配备除潮、防尘、防虫设备等设施，还要安排专人看管档案室，以免发生危险事故损坏档案。由此可见，以往医院档案管理工作在物力、人力以及财力上都会投入较多资源。而档案管理中应用数字化技术，将会助力纸质档案管理向电子档案管理方向转化，对于医院档案资料也多会采用数字U盘、电子文档等形式，存储上不占据较大空间，也无须人员过度看管，有效实现医院档案管理成本的降低。

二、当前医院档案管理数字化建设面临的挑战

1.数字化档案管理意识匮乏

虽然目前许多医院的档案管理已推进数字化建设应用，但大多数医院还是将提高医疗服务水平作为重点，将档案管理工作归于辅助性工作范畴，对其重视程度不高，受到传统思想观念的束缚，医院管理层也不太关注档案管理工作形式的创新，投入的资源较少，仅局限于日常档案管理工作的投入，缺乏数字化档案管理意识，档案长期管理机制不完善，档案信息的利用率也偏低，无法真正发挥出效能。

2.数字化档案管理平台建设不足

从目前医院档案管理实施情况来看，数字化技术应用中还存在平台建设不足问题，导致档案管理仍旧采用传统方式，无法使数字化真正落地。比如，部分医院只是将档案数据信息从纸质形式处理成电子形式，虽然也在一定程度上提高了档案管理效率，但并未关注数字化档案管理的分析、筛选、分类以及整理等功能，严重影响到档案管理工作的顺利推进。另外，部分医院还存在档案资源重叠状况，如医院档案信息包含电子文件和纸质文件两种形式，导致出现双重保存状态，容易造成管理混乱，也会导致浪费，不利于数字化档案管理效率的提高。

3.档案管理制度不够完善

在医院档案现代化管理发展中，制度建设不够完善，直接影响到医院档案管理工作的执行，同时，也导致数字化建设在档案管理中应用效果不佳。比如，医院档案管理人员在推进信息数据采集时，未明确具体的目标和约束机制，导致医院档案管理人员出现了不规范行为，甚至造成工作失误，给档案管理带来不良影响。

4.高素质档案管理人才欠缺

许多医院的档案现代化管理面临高素质人才不足的情况，尤其是数字化建设融入后，掌握数字化管理技能的人才更少，这是由于大多数医院将人才培养重点放在医疗专业技能培训方面，人才招聘时也更为看重医疗专业技术人员招聘，对档案管理人员的培训、招聘等不够重视，造成档案管理人员职业素养偏低，无法推进医院数字化档案管理工作科学开展，档案管理工作的质量难以得到保障。此外，医院档案管理数字化建设也存在安全性不强问题，其信息化管理系统的安全维护不到位，很容易发生档案信息被泄漏情况。

三、数字化建设在医院档案现代化管理中的应用路径

1.深化认识并促进各领域协作

医院档案管理在开展数字化建设的过程中，必须深化认识。首先，医院管理层要切实重视数字化档案管理建设，具有与时俱进的发展观念，加深对医院档案数字化建设重要性的认知和了解，做到以身作则，充分引领医院档案管理工作人员，强化档案数字化管理的意识，使其全身心地投入工作当中，真正发挥档案管理效能。其次，要引入新的档案管理思想，在数字化建设过程中确保档案管理工作实现创新优化，解决以往医院档案管理中遇到的采集信息困难和信息资源利用率较低等问题，如在数字化管理医院特种载体档案时，可以将其处理为声像文件，通过数码照片形式来呈现并存储。同时，部分特种载体档案在管理时也要重视实物档案照片管理，包括医院各种证书、奖牌等，都可处理成数码形式，而医院的宣传材料、职工欢庆活动材料等可以采用录音、录像方式制作为视频，再做缩小文件处理来存储，与档案管理系统实现挂接，便于管理人员随时调用；再如，医院病历资料是综合档案文件中数量最多的，在开展档案管理数字化建设时，可以将病历档案处理为数字形式实时传输，并在市档案局备份，以避免丢失病历档案。最后，是医院要在档案管理数字化建设中加强各领域间的协作与交流，医院档案数字化管理并非只是档案管理人员的专门工作，更需要各部门积极配合，在协同合作的基础上，有机整合医院的人事管理系统、财务系统、资料管理系统以及办公自动化系统等，在众多部门的支持下，医院在搜集并整理档案资源时也会更为便捷，数字化建设也能体现出应有价值。例如，我院曾开展以“国际档案日”为主题的系列宣传活动，由医院综合档案管理行政部门组织各科室人员参与，以多媒体形式播放有关医院档案管理的重要性和管理知识，并开展档案知识竞答，达到了宣传档案管理提高医院所有部门配合档案管理工作意识的效果。

2.搭建档案数字化管理平台

医院档案现代化管理中应用数字化建设，还需重视着手于硬件建设，投入充足资金采购各种数字化设备设施，如程控交换机设备、数据接收器设备、扫描仪设备以及基础计算机设备等，建设专业化的电子档案室。在硬件设备设施完善的基础上，进一步优化数字化档案管理的软件，对于医院档案管理来说，数字化平台建设是关键内容，其可以为档案管理工作提供必要的技术支撑，推进医院档案管理工作方法的变革创新，作为档案工作实践的重要载体，数字化平台核心部分为开发的档案信息化管理系统软件，将其与医院办公业务系统相接入，让档案管理工作有效对接各科室业务，及时联系沟通，在收集、整理不同档案信息资料时也更加高效。数字化档案管理平台还要实现功能一体化，保证平台发挥出信息资料收发、查找以及应用等多元功能，还应借助大数据技术搭建起医院档案资料数据库，深度挖掘档案资源的价值。例如，某医院搭建了医疗科研项目资料档案数字化管理平台，其主要涉及各种技术资料、知识产权资料以及个人信息资料，该医院以内网为基础开发出便于操作的管理软件，使科研项目档案的分类归档流程化。比如，员工在提交资料档案申请书之后，可以在平台申请个人账户，对获批立项的科研课题展开全过程资料的收集，再导入平台系统中自动整理、条目录入、深化处理以及审核验收，为后续档案资料的利用奠定良好基础，科研管理人员也能够通过该平台有效监督项目进展。

3.完善医院档案管理数字化建设相关制度

为了更好地体现出数字化建设的效益，医院还要完善相关档案管理制度体系，使其成为数字化建设的基础保障，对档案管理工作进一步约束、规范，确保工作效率与质量达到要求。第一，基于数字化档案管理特点，完善档案信息采集、分析、管理、存储以及利用等环节的制度细则，提升医院档案管理工作整体的规范性，如档案信息资料收集后的上传，要明确资料大小和格式标准的限制要求，并保证上传渠道合理，收发流程具有秩序化特征。第二，医院档案数字化管理制度的构建要充分依据医院具体发展形势，深刻了解档案管理实际状况，在此基础上科学划分岗位职责，构建更为标准化的档案管理流程，让管理人员按照流程制度执行工作，可以有效控制医院档案管理出现失误，降低管理风险。第三，医院要针对档案管理建立岗位责任机制，切实明确具体科室、具体人员在数字化档案管理执行中的责任，一旦档案管理出现资料上传有误、信息泄露丢失以及档案失真等问题，能够第一时间查实并实现追责，确保各项数字化档案管理的举措规范落实，为医院高质量发展提供助力。

4.强化档案的安全管理

在医院档案现代化管理发展过程中，为有效推进数字化建设应用，还应重视档案安全管理。

一是加强数字化档案信息管理平台的安全维护，如引入先进的防火墙软件，对外部黑客、不法分子的入侵及时抵御，还要安装病毒防御软件或杀毒系统，定期更新，确保安全防护效果更佳，不仅可以有效控制病毒干扰，还能避免垃圾信息进入档案管理平台，对于医院的重要档案文件，建议利用加密技术，设置对应的安全访问权限。例如，我院对档案数字化管理系统设置了明确的访问权限，每个科室或部门只有1～2名领导层人员可以直接访问，而无访问权限的人员需要向科室领导提出申请，或是直接向档案管理部门申请，通过后才能访问平台并获取档案资料，这种做法在很大程度上避免了重要档案信息被泄露的风险。同时，也要针对性地实施硬件安全防护措施，对重要文件做好备份并清理冗余信息，确保数字化档案管理平台安全运行。

二是充分利用数字化技术的超强运算能力，提高医院档案管理的工作效率。数字化技术中具有分布式计算方法，是在不同计算节点分布数据，而服务器针对这些节点展开优化管理，有利于从根源上保证医院档案数据信息的安全，不仅提高了数字化档案管理的安全水平，也能通过数据化处理信息增强管理的快捷性与便利性。

三是要提升档案管理工作人员的安全意识，落实人员安全教育，在档案管理数据库建设上，增加档案信息分类模块，使人员可以通过分类查找从数据库中获取目标文件，保证档案提取的安全性，还要针对数字化档案信息数据风险源加以分析，基于分析结果来制定风险防控的有效对策。

5.培养高素质的数字化档案管理人才

医院档案现代化管理中应用数字化建设属于一种新的管理形式，其对于档案管理工作执行人员的专业能力、综合素质提出了更高要求。要确保档案管理人员充分掌握数字化管理相关知识、技能，从而维持数字化档案管理工作的运转。医院可以针对现有档案管理人员的特点组织培训工作，如鼓励档案管理人員参与数字化档案管理工作交流会，相互分享学习管理经验和管理理念，也可以邀请专家举办数字化档案管理工作座谈会，在会议中讲解管理中遇到的常见问题和应对策略。比如，某地区多家医院开展过以“数字赋能档案，科技引领发展”为主题的数字化档案管理经验分享交流会议，在会议中各医院分享了先进的档案管理技巧，包括档案管理体系构建、文化价值体系沉淀、档案库结构规范布局、档案人员标准化培训以及档案全生命周期的管理要点等内容。同时，也邀请了高校信息管理学院的教授、市档案馆研究人员分享学术报告，参会人员都表示有所收获。除此之外，医院也要定期针对数字化档案管理人员开展考核，确保人员的素质能够满足档案管理工作的需求。

综上所述，在医院档案现代化管理过程中，推动应用数字化建设有助于提高档案管理质量与效率，并降低档案管理成本。数字化建设在医院档案现代化管理中的应用路径包括深化认识并促进各领域协作、搭建档案数字化管理平台、完善医院档案管理数字化建设相关制度、强化档案的安全管理、培养高素质的数字化档案管理人才。

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（作者单位：沈阳市口腔医院）