数字化技术在企业档案管理中的应用研究

2023-11-08陕西交通电子工程科技有限公司谢霜

办公室业务 2023年19期

文/陕西交通电子工程科技有限公司谢霜

数字化技术的发展和应用影响深远，对企业内部档案管理模式的建设来说也是如此。传统的档案管理模式在处理大体量档案信息的管理时程序较为烦琐，整理难度大且单位时间内效益不高，已经无法为企业提供必要的数据支援和引导。因此，保证数字化档案的建设效率是提升档案管理水平，建设当前形势下更高需求档案管理标准的关键[1]。数字化技术的发展可以为档案管理工作提供现代信息技术的引导，满足数字化采集处理的需求，进一步提升档案信息的采集速度和检索效率，为企业提供更为优质，更加系统化的档案信息服务。当前讨论数字化技术对企业内部档案管理工作的影响，并不止于讨论其具体的构造和应用技术部件的影响，更重要的是对其引导作用和发展潜力进行分析。

一、数字化技术在企业档案管理工作中的应用价值

（一）加强“智慧”模式重构。数字化系统管理模式下的档案数据库建设与传统档案管理模式大有不同，数字化技术具备更强的智能应用价值。目前智慧型档案管理工具主要以交互和感知型服务技术作为支撑，其能够组建智慧化档案系统，让系统依靠智慧行为进行有序运转。类似于无人驾驶，也让档案管理实现了无主体运转和自检。数字化技术将网络意识和智能意识代入到档案管理工作中，完成了由主体智能向自主智能的转变[2]。目前已知的档案管理行为，基本都在档案管理内容的形制和数据流通形式的基础上进行。长此以往，如果没有数字化和智能化技术的介入，管理行为始终都要受到档案固定形式的桎梏，虽然管理办法得到了“升级”，但管理内涵没变，只不过是完成了从强人力到强技术辅助的转变。这样一来，也就无法强调档案管理的能动性和技术的根本性应用。

（二）满足资源从优分配。数字化技术将传统的档案管理模式由内瓦解，转而加强了智慧模式的重构。其价值在于，职能的重构让管理行为彻底改变。原本传统的管理行为无法满足当前技术的应用场景。所以，档案管理组织只能开始寻找新的发展方向。传统的档案组织管理系统其实就是多个管理单元的整合，这种管理行为有统一的管理中心，只是将不同职能分发给不同单元的管理员[3]。这种管理标准属于“初级”管理行为，因为凡事需要“亲力亲为”，但实际也比较符合传统档案管理的应用环境。如今，数字化技术的应用将部分传统的档案资产转化为了数字资产并加以保存，档案与档案、数据与档案之间的隔阂彻底消弭，档案系统的应用场景不再受到制约，在智能化技术的加持之后，自然能够使整个管理系统彻底接管分类、保护、保存这一系列流程。值得一提的是，数字化技术的应用并不是直接与管理系统完成的对接，而是缓慢持久地在系统管理应用过程中完成的升级。这也充分说明了新管理行为的能动性和发展实力。如今新的管理职能在数字化技术的加持下缓缓展开，其技术范式和管理方式不断融合，即便当下应用无法摆脱全部传统行为的影响，尚且存在一定的融合问题，但档案管理职能的转变是大势所趋，中间转型需要的过程是必然的。

（三）满足信息开放传递需求。数字化技术引导下的档案管理作业摆脱了传统固体化作业模式的束缚。原始空间和时间不再成为影响档案管理效率的关键。数字化技术引导实现了数字信息的开放共享。尤其是区块链技术的应用，大幅提升了数据的开放属性和传递效率。传统的档案管理程序执行过程中并未过多考虑信息的存续能力和价值，一是因为受时间空间的影响，本身个体档案管理的水平并不高，因此保持内在稳定是重点所在。二是过去信息传递带来的存续价值和沟通价值并不明显，企业对档案价值的认知和定位并不如现今先进，信息的开放和传递内外都存在桎梏，时局影响至关重要。数字化技术实现了大环境的逆转，从根本上改变了档案价值的定位，具备流通和共享价值的数据档案自然要强于传统意义上的固态档案，其流通所产生的效益一样可以为企业提供效能[4]。值得一提的是在信息满足开放传递需求的同时，信息的保留安全性并没有受到很大的影响。

二、当前企业档案管理中存在的问题

（一）电子档案与传统档案管理之间的平衡问题。数字化技术的应用让企业具备了电子档案管理能力，但在管理需求的影响下，少有企业能够完全抛弃传统纸质档案管理工作，针对部分私密问题仍以传统档案形式予以保障。因而发展环境的变化成为冲突产生的关键，电子档案与传统档案管理行为如何平衡，成了主要的问题。平衡的关键之一在于“价值性”，档案等级不同，管理标准不同。信息化技术经常会对电子档案加持记忆服务和增值服务，记忆服务是智慧管理系统的基础功能，它能优化信息查找路径，并主动保存有即时使用价值的档案信息。显然，传统档案内容并不具备记忆服务的应用标准，其管理行为还是传统的整体管理办法。这就导致在实际应用过程中，如何在不影响传统档案价值的基础上，有针对性地对电子档案内容进行分化成了一大矛盾点。平衡的第二关键点在于“稀缺性”，当档案管理系统彻底接入信息化和数字化技术之后。智慧管理资源已然成了“不稀缺”资源，当它开始进行平常且稳定的管理工作时，传统管理行为却并未就此停止。一方面，传统档案还需要有传统行为给予保障。另一方面，虽然智慧系统成了如今档案管理的主力军，但不可否认企业的部分“特殊”资料存放更为看重传统的管理效果。这样一来，档案管理组织的“智脑”身份就变得有些尴尬，究竟该如何对新的智能系统进行定位，又成了一大问题。

（二）数字化管理意识与传统管理意识之间的矛盾问题。企业在发展的过程中，对意识行为的建设通常都比较“隐形”。相较于资源和资本优势，意识效率和能效显然是影响企业发展的关键，所以，在数字化档案管理系统建设的过程中，来自意识层面的阻碍更加影响其发展。我国企业内部档案管理制度的建设与国际一流管理制度尚存在一定的差距，而根本性的差距源于管理层对档案管理工作的认识错误。数字化管理平台的建设是企业发展过程中需要完成的一体化建设任务，档案管理是整体建设目标中的一个环节，但是受到诸多因素的影响，很多企业拥有技术应用场景但没有技术对接能力。技术与资本之间的配合出现了问题，因而对数字化技术的应用水平有所限制。因为缺乏人才资本和硬件资本的加持，很多企业管理层在观察和调研时，就习惯性将档案管理工作视为没有发展潜力的基础保障性工作，并不给予太大的发展空间，以免增加企业的运行成本[5]。这样一来，在技术层面，企业已经具备了数字化管理能力，而在意识层面，却还停留在传统管理的夹缝中，矛盾由此产生。

（三）数字化技术应用区间与传统管辖行为之间的摩擦问题。档案管理有固定的管理框架，在传统管理层面，这一框架不曾得到根本性的改变。数字化技术的应用让智能档案管理框架尽可能多地取代了传统框架，最大限度地完成了管理空间的跨越式发展，但摩擦问题也由此而来。智能化档案管理系统提供给企业更强的集约保障，它突破了人力资本的限制，以较少的虚拟空间取代了较多的人力输出，以扩大单位应用面积的方法优化了管理效率[6]。然而，框架从建设到应用，新旧两代之前绝不是取而代之的关系。前文中提到，技术的应用是循序渐进的，且是在以传统管理平台为基础的环境中完成发展的。所以传统管辖行为可以被重新排序，但一部分行为无法被取代。这就导致在承接新的数字化档案管理标准之后，该如何正确处理传统档案管辖行为成了重要问题。

三、数字化技术在企业档案管理中的应用策略

（一）明确企业自身需求。档案管理系统的数字化技术应用能够解决企业在发展转型过程中对智能化、集约化系统的强烈需求。因此强调“定制化”管理是提升应用效率的关键。企业要充分重视数字化技术在记忆服务层面的应用，要认识到记忆服务和数据增值之间的关系，明确自身对档案工作的需求，进而制定一套档案管理标准。企业在制定管理策略的过程中，要重视整体框架的完善，以及和传统框架之间的承接。企业必须要认识到管理应用区间之间的摩擦，并通过调整管理标准来解决这一摩擦。档案管理完成数字化建设之后，应该要具备档案信息检索、档案信息交流以及档案信息分类管理这三大功能，以作为传统区间和数字化智能区间之间的过渡。在档案信息归档之后，可以通过管理员渠道获取到档案资源和途径，完成档案信息的交流工作[7]。此外，企业一定要从自身应用出发对档案管理情况进行个体化设计，过去企业在发展过程中始终无法摆脱纸质档案的一大原因就是很多企业的自身需求在统一的管理标准中得不到着重体现，而数字化技术具备一定的能动性，可以更加贴合企业的发展需求和实际应用需求，最大程度上解决传统档案管理与数字化档案管理之间的矛盾。

（二）明确企业对人力资源的需求。人力资源的应用是解决管理意识矛盾的关键，前文中提到智能化档案管理系统提供给企业更强的集约保障，它突破了人力资本的限制，以较少的虚拟空间取代了较多的人力输出，因此人力资源在当前数字化管理技术应用的过程中，已经缺失了系统扁平化应用的价值。对此，应转换发展思路，从全系统资源应用转化到部分强调性区间的应用中来，转换到建设业务型管理人才上来。应梳理传统人力资源应用线路，将部分可由智能系统替代的工作岗位进行取缔或升级，对单一管理职能人才予以多方向培养。要明确智能系统的应用并非挤压原始的人力资源市场，其目的是提升人力资源的应用效率，提升人才的素质水平。因此，智能系统的建设是必然诉求，人才的培养也需要同步进行，管理系统中不仅需要具备专业档案管理知识的人才，还需要具备计算机应用人才和数字化技术管理型人才，对复合型人才的需求加大。因此，企业要认清当前人员发展重点，及时组织企业内部档案管理人员完成培训，对现存的档案管理系统人员进行信息化技术的培训，要求其能够在未来的档案管理工作中协调使用信息技术。对于新增的档案管理人员，要采取对口招揽方式，为有能力和有水平的技术型人才提供更好的发展环境，合理应用技术人员的专业知识，并在实践过程中培养其管理技能，通过以人带物的手段打破传统思想观念的束缚，将数字化档案管理的能力进行升级，优化企业内部档案管理工作的效率[8]。

（三）明确企业对档案管理行为的应用要求。为保证电子档案与传统档案管理行为之间的平衡，企业需要先对管理对象的应用要求进行分析。企业运行阶段、组织阶段、筹划阶段的档案信息层次不同、内外承接关系不同、所具备的资本应用价值和增值效果也不同。所以企业需要控制资源流向，借助智能管理系统对档案资源进行验证、记录和储存。由于信息层次低，因此承接内容有了一定的保障，其增值效果虽然无法在第一时间内凸显出来，但是通过智能技术的汇总和压缩，能够从低到高对档案信息层进行智能排列。信息数据不再惧怕断层和丢失，利用行为和参数捕捉，能够做到长久的内外承接，这也是实现企业档案管理标准化和一体化的最好做法。最好的平衡是将智能系统介入到传统管理行为中去，先利用智能管理技术对资源和数据的规模和潜在应用价值进行判断，通过大数据能够得出一定范围的增值数据，之后根据数据对需要额外进行传统管理行为保障的内容划分单独的应用窗口。这样一来，档案管理完成了个体智慧的全面展示，档案管理组织的“智脑”身份不再尴尬。

（四）明确企业对管理技术的发展应用需求。实现技术更迭和应用需完善技术规划和管理体系。因此，在现实应用过程中，前期规划至关重要。首先，是企业的技术发展要求，其目的是在不影响传统内容存续的情况下完成新技术的更迭。大部分企业在档案管理执行过程中都对更高维度或者更为精密专业的技术种类有盲目需求，但是对自身应用标准的应用设施的安排是否妥当、发展区间的预备工作是否完成则一概不知。解决此问题最好的办法就是提前将技术和现实管理工作结合起来看待。大部分企业实现半数字化管理并不难，而全数字动态管理的承接需要先对技术的应用稳定性和安全性进行检测。仍然以区块链技术为例，在应用的过程中区块链技术涉及的内外动态数字区域衔接需要企业提前做好内外沟通渠道的架设，资源流通渠道、信息储存渠道、资源交流渠道都需要有进一步的更新，这一步骤的完善是为了明确当前企业对管理技术的发展需求。其次，是应用需求，在应用过程中该融合怎样的工作模式，其工作单元内容是否已准备好适配的服务设置和管理制度等问题都需提前解决。为此企业需要从内入手，优先实现内部技术的覆盖，先让资源在内部系统中轮转起来，之后再汇入到数字化档案管理系统中去，从而实现企业对技术的合理应用。